11 Αποτελεσματικές συμβουλές διαχείρισης χρόνου για απασχολημένους διαχειριστές γραφείου

συμβουλές διαχείρισης χρόνου για διευθυντές γραφείου

Σταμάτα με αν ακούγεται οικείο…



Μπαίνετε στο γραφείο νωρίς με κάθε πρόθεση να συντρίψετε την ημέρα και ίσως να βγείτε εγκαίρως για μία φορά. Κατασκευάζετε τη λίστα με τις υποχρεώσεις σας και ξεκινάτε τα πρώτα στοιχεία.

Αλλά γύρω στις 9:30, οι διακοπές αρχίζουν να έρχονται - το αφεντικό σας χρειάζεται να εκτελέσετε μια γρήγορη αποστολή, ένας αιφνιδιαστικός επισκέπτης χρειάζεται προσοχή, ο συνάδελφός σας χρειάζεται βοήθεια για την επανεκκίνηση του υπολογιστή της.

Το επόμενο πράγμα που γνωρίζετε είναι 4:45 μ.μ. και θαύμα θα έχετε θαυμαστά περισσότερα πράγματα στη λίστα υποχρεώσεων από ό, τι όταν ξεκινήσατε.



Ο χρόνος είναι ιδιαίτερα περιορισμένος για τους διευθυντές γραφείων, μια ομάδα που καλείται όλο και περισσότερο να κάνει περισσότερα με λιγότερα.

Αυτό ήταν ένα σημαντικό εύρημα στο δικό μας Αναφορά του State Manager του Office 2018 , μια πρώτη από το είδος της μελέτης εκατοντάδων Διευθυντών Γραφείου που εκπροσωπούν σχεδόν 70 διαφορετικές βιομηχανίες. Όταν τους ζητήθηκε να ονομάσουν τις κορυφαίες προκλήσεις τους, οι διευθυντές γραφείων απάντησαν συνήθως «έντονος φόρτος εργασίας / όχι αρκετό χρόνο» (37,5%).

Αυτό ήταν αληθές παρά το γεγονός ότι οι υπεύθυνοι γραφείου τείνουν να εργάζονται πολλές ώρες. Σχεδόν οι μισοί από τους ερωτηθέντες ανέφεραν ότι εργάζονταν περισσότερο από 8 ώρες την ημέρα κατά μέσο όρο. Το 14% έβαλε σε 10 ώρες ημέρες.



Αυτή η έλλειψη χρόνου δεν είναι τόσο εκπληκτική όταν λαμβάνετε υπόψη πόσο έχει αυξηθεί το πεδίο εφαρμογής του Office Manager τα τελευταία χρόνια. Οι υπεύθυνοι γραφείου έχουν καθήκοντα όχι μόνο με διοικητικές λειτουργίες, αλλά και με προγραμματισμό εκδηλώσεων, πολιτιστική ανάπτυξη, επιβίβαση και άλλα καθήκοντα που παραδοσιακά ενδέχεται να εμπίπτουν στο ανθρώπινο δυναμικό, τη χρηματοδότηση ή τις λειτουργίες.

(PS - Εάν είστε διευθυντής γραφείου ή βοηθός, εγγραφείτε στο ιδιωτικό μας FB Group εδώ . Είναι ένα μέροςγια να συνδεθείτε, να συνεργαστείτε και να μοιραστείτε συμβουλές για το πώς να ξεπεράσετε το ευρύ φάσμα των προκλήσεων που αντιμετωπίζετε στο ρόλο σας.)

Έτσι, για τους διευθυντές γραφείου, το δεξιότητες διαχείρισης χρόνου εμπειρογνωμόνων είναι απαραίτητο για όποιον θέλει να υπερέχει στο ρόλο.

Γι 'αυτό έχουμε συγκεντρώσει αυτήν τη λίστα των παραβιάσεων χρόνου του Office Manager - δοκιμασμένα και αληθινά κόλπα του εμπορίου από τους πιο έμπειρους και επιτυχημένους διαχειριστές γραφείου στον κόσμο. Τους χωρίσαμε σε μερικές κατηγορίες για να σας διευκολύνουμε να βρείτε αυτό που χρειάζεστε - και ελπίζουμε να σας εξοικονομήσει λίγο χρόνο!

Ο καλύτερος τρόπος για τη δημιουργία, παρακολούθηση και παρακολούθηση των προτάσεων σε αυτήν την ανάρτηση είναι με ένα λογισμικό παραγωγικότητας όπως Δευτέρα .

Δευτέρα Gif

Οργάνωση & Διαχείριση εργασιών

Η επένδυση ενός μικρού μέρους του χρόνου σας στην οργάνωση μπορεί να αποφέρει μεγάλα μερίσματα αργότερα (και να σας εξοικονομήσει σοβαρούς πονοκεφάλους).

Ακόμα κι αν θεωρείτε τον εαυτό σας αρκετά οργανωμένο, ακολουθούν ορισμένες προηγμένες συμβουλές.

1. Προγραμματίστε την εβδομάδα σας εκ των προτέρων

'Η αποτυχία στο σχεδιασμό σχεδιάζει να αποτύχει.'

Ως υπεύθυνοι γραφείου, αυτό είναι κάτι περισσότερο από ένα παρακινητικό απόσπασμα - είναι ένα σύνθημα για να ζήσετε.

ασκήσεις δημιουργίας ομάδων για εργασία

Τουλάχιστον, θα πρέπει να σχεδιάζετε το ημερολόγιό σας το προηγούμενο βράδυ για να βεβαιωθείτε ότι έχετε φτάσει στο έδαφος τρέχοντας το πρώτο πράγμα το πρωί.

Θέλετε να εξοικονομήσετε ακόμη περισσότερο χρόνο; Προγραμματίστε ολόκληρη την εβδομάδα σας εκ των προτέρων.

ημερολόγιο χρονοδιαγράμματος

Χωρίς πολλή επιπλέον προσπάθεια, ο εβδομαδιαίος προγραμματισμός σάς δίνει τη δυνατότητα να κοιτάξετε γρήγορα και να τροποποιήσετε το ημερολόγιό σας στο τέλος κάθε εργάσιμης ημέρας (αντί να ξεκινήσετε από το μηδέν κάθε βράδυ)

Επίσης, διευκολύνει τον προγραμματισμό με ολιστικό τρόπο, συνδέοντας τις καθημερινές και εβδομαδιαίες δραστηριότητές σας με μακροπρόθεσμους στόχους. Αυτό συμβαίνει επειδή ο καθημερινός προγραμματισμός τείνει να σας κρατάει εστιασμένους στα δέντρα, ενώ ο εβδομαδιαίος προγραμματισμός σάς επιτρέπει να ξεσηκώνετε το κεφάλι σας και να βλέπετε ολόκληρο το δάσος.

Το απόγευμα της Παρασκευής ή το απόγευμα της Κυριακής είναι συνήθως η καλύτερη στιγμή για εβδομαδιαίο προγραμματισμό, όταν δεν αποσπάται η προσοχή σας από τα εισερχόμενα email.

2. Δώστε προτεραιότητα στα κρίσιμα αποτελέσματα

Τα κρίσιμα αποτελέσματα είναι ένα σύστημα που Dcbeacon Ο διευθύνων σύμβουλος Sean Kelly αναπτύχθηκε στις πρώτες μέρες του επιχειρηματικού του ταξιδιού ως τρόπος να παραμείνει στη δουλειά όταν αυτός και οι επιχειρηματικοί του συνεργάτες προσπαθούσαν να επιτύχουν μεγάλα πράγματα μόνα τους (δηλαδή, κανένας εκτός από τον εαυτό τους να τους λογοδοτεί)

Η πρακτική τον εξυπηρέτησε τόσο καλά που το κράτησε στο Dcbeacon, όπου βοήθησε στη διαμόρφωση της κουλτούρας ανάπτυξης και της ριζοσπαστικής λογοδοσίας της εταιρείας.

Δουλεύει κάπως έτσι:

Τα κρίσιμα αποτελέσματα κατανέμουν αυτούς τους μεγάλους τριμηνιαίους ή ετήσιους στόχους σε εβδομαδιαίες και καθημερινές εργασίες, έτσι ώστε να ξοδεύετε το χρόνο σας δουλεύοντας σε δραστηριότητες υψηλής μόχλευσης που θα προωθήσουν τους στόχους σας. Σχετικά με το σχεδιασμό, η καθημερινότητά σας ακολουθεί πάντα αυτούς τους μεγαλύτερους στόχους.

Βασικά αποτελέσματα βήμα 4

Τα κρίσιμα αποτελέσματα έχουν επίσης ένα λιγότερο προφανές πλεονέκτημα. Γνωρίζετε την αναλυτική λίστα υποχρεώσεων που έχει μήκος 50 γραμμών; Δεν θα το πετύχετε ποτέ σε μια μέρα, πράγμα που σημαίνει ότι θα τελειώσετε πάντα τη μέρα αισθανόμενοι ότι δεν έχετε ολοκληρώσει τα πάντα.

Ακόμα κι αν έχετε 10 καθημερινές υποχρεώσεις, σε μια καλή μέρα μπορεί να ολοκληρώσετε επτά από αυτά.

Και πραγματικά - αυτό είναι ένα μεγάλο επίτευγμα! Καταστρέψατε επτά σημαντικά στοιχεία. Αλλά επειδή είχατε δέκα στοιχεία στη λίστα σας, θα εξακολουθείτε να αισθάνεστε ότι δεν ολοκληρώσατε αυτό που σκοπεύετε να πετύχετε.

Εστιάζοντας σε τρεις μόνο καθημερινές εργασίες, θα ολοκληρώνετε κάθε μέρα με την ικανοποίηση ότι γνωρίζετε ότι ολοκληρώσατε τις τρεις δραστηριότητες με την υψηλότερη μόχλευση.

Ακολουθεί μια πιο εμπεριστατωμένη εξήγηση για το πώς λειτουργεί το σύστημα Κρίσιμα αποτελέσματα, μαζί με ένα πρότυπο υπολογιστικού φύλλου που μπορείτε να κατεβάσετε για εσάς και την ομάδα σας.

3. Χρησιμοποιήστε ένα καθημερινό σημειωματάριο στυλ Docket

Αυτή η συμβουλή προέρχεται από το OM extraordinaire Windi από την Ιντιάνα:

'Η μετάβαση από μια παραδοσιακή λίστα εργασιών σε ένα καθημερινό σημειωματάριο docket ήταν πολύ χρήσιμη για μένα.'

Το Daily Docket όχι μόνο σας δίνει τη δυνατότητα να βλέπετε ολόκληρη την ημέρα σας σε μία σελίδα, αλλά επίσης διαχωρίζει ραντεβού, εργασίες, εργασίες και σημειώσεις για να διατηρείτε τα πάντα οργανωμένα. Είναι απλό, αλλά αποτελεσματικό.

Ο Γουίντι συμφωνεί:

'Μου αρέσει που με βοηθά να ιεραρχώ τις εργασίες και να παρακολουθώ στοιχεία και υπενθυμίσεις για το άτομο και τις επιτροπές που υποστηρίζω.'

Συνιστά αυτό το καθημερινό ταμπλό από την InkWell Press .

4. Λογισμικό διαχείρισης εργασιών

Θέλετε να πάτε χωρίς χαρτί; Λογισμικό διαχείρισης εργασιών όπως Δευτέρα και Κυψέλη είναι δύο πολύ δημοφιλείς ψηφιακές εργασίες και λογισμικό διαχείρισης έργου που μπορεί να κάνει την παρακολούθηση της προόδου σε βασικά καθήκοντα ένα αεράκι.

Η Heather, διευθυντής γραφείου από το Λος Άντζελες, επεξεργάζεται:

ιδέες πνευματικής εβδομάδας για δουλειά

«Η Δευτέρα είναι χρήσιμη για τη διοργάνωση εκκρεμών εργασιών για ημέρες / εβδομάδες / μήνες κ.λπ. Η κυψέλη είναι καταπληκτική για τη διοργάνωση μεγάλων συνεδρίων / εκδηλώσεων. Και τα δύο εργαλεία μπορούν να χρησιμοποιηθούν και με άλλα άτομα στην ομάδα σας, ως εργαλείο συνεργασίας. '

Εξαλείψτε τις περισπασμούς

Μας αρέσει ένα ρητό εδώ στο Dcbeacon: αν θέλετε να προχωρήσετε γρήγορα, πρέπει να αφήσετε το ηλεκτρονικό φρένο για να μπορέσετε να πατήσετε το αέριο.

Με άλλα λόγια, δεν μπορείτε να περιμένετε υψηλή απόδοση χωρίς πρώτα να εξαλείψετε τα πράγματα που σας εμποδίζουν.

Όσον αφορά την παραγωγικότητα, αυτό σημαίνει εξάλειψη των περισπασμών. Δείτε πώς μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε τις περισπασμούς που σκοτώνουν το χρόνο σας κάθε μέρα.

5. Χρησιμοποιήστε ένα σύστημα εισιτηρίων για εισερχόμενα αιτήματα

Μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις για τους Διευθυντές του Office είναι ότι τα μέλη της ομάδας από όλο τον οργανισμό έρχονται συχνά σε εσάς για να λύσουν τα προβλήματά τους. Όχι μόνο μπορεί να είναι δύσκολο να παρακολουθείτε όλα αυτά τα εισερχόμενα αιτήματα, αλλά αυτές οι συνεχείς διακοπές σας εμποδίζουν επίσης να κάνετε τα σημαντικά πράγματα.

Ένα σύστημα έκδοσης εισιτηρίων διασφαλίζει ότι τίποτα δεν ξεφεύγει από τις ρωγμές, ενώ επιτρέπει επίσης στους συμπαίκτες σας να καταγράφουν το αίτημά τους, διακόπτοντας το ροή εργασίας .

Ο Διευθυντής γραφείου Norah είναι οπαδός της χρήσης του ZenDesk για αυτόν τον σκοπό.

«Έχω ρυθμίσει το ZenDesk, ώστε οι χρήστες να μπορούν να μου στείλουν email σε μια ειδική διεύθυνση email γραφείου και δημιουργεί ένα εισιτήριο στο ZenDesk», εξηγεί. 'Με αυτόν τον τρόπο μπορώ να διαχειριστώ τα εισιτήριά μου και να τα επισημάνω ως ολοκληρωμένα όταν τελειώσουν!'

Εάν το ZenDesk δεν είναι επιλογή στην εταιρεία σας, ακολουθεί μια λύση DIY από την OM Megan.

«Έχω [ένα υπολογιστικό φύλλο Excel] που διατηρώ σε ένα δίκτυο που ενημερώνω.

Κάθε φορά που κάποιος μου στέλνει ένα email που μου ζητάει να κάνω κάτι, θα το βάλω στη λίστα. Το έχω ρυθμίσει ως τα καθήκοντα που έχω.

Στην κορυφή έχω καθυστερήσεις. Έχω επαναλαμβανόμενες εργασίες, ποια είναι η κατάστασή τους, ποια είναι η εργασία, ποια είναι η κατάστασή τους, όταν είναι οι προθεσμίες, ποιος είναι υπεύθυνος, σε ποιον πρέπει να υποβληθεί και, στη συνέχεια, έχω εργασίες που βρίσκονται σε διαδικασία . Όλα είναι παλιά.

Κάθε εβδομάδα φτιάχνω ένα νέο φύλλο, ώστε να μπορώ να επιστρέψω στα παλιά.

Είναι απλώς θέμα επιμέλειας και ενημέρωσης. Αυτό που κάνω επίσης είναι ότι θα εκτυπώσω το αίτημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θα κρατήσω αυτό το σωρό χαρτί με πράγματα που πρέπει να κάνω. Τότε θα το συγκρίνω με τη λίστα μου για να βεβαιωθώ ότι είναι εκεί και έχει τελειώσει. '

Η Μέγκαν ήταν αρκετά γενναιόδωρη για να παρέχει ένα πρότυπο excel που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δοκιμάσετε το σύστημά της για τον εαυτό σας. Μπορείτε να κατεβάσετε αυτό το πρότυπο εδώ .

6. Ρυθμίστε το τηλέφωνό σας σε κλίμακα γκρι

γκρι-κλίμακας-iphone

Αναρωτηθήκατε ποτέ γιατί αυτές οι μικρές κουκκίδες ειδοποίησης σε όλες τις εφαρμογές σας είναι κόκκινες; Δεν είναι τυχαίο.

Οι κατασκευαστές εφαρμογών έχουν δοκιμάσει αδιάκοπα τα σχέδιά τους και γνωρίζουν ότι μια κόκκινη κουκκίδα με αριθμό σε αυτό είναι σχεδόν αδύνατο να αντισταθούμε στον έλεγχο. Στην προσπάθειά τους να μεγιστοποιήσουν την αφοσίωση με τις εφαρμογές τους, έχουν μετατρέψει αποτελεσματικά το smartphone σας σε μια πιο αποτελεσματική μηχανή περισπασμού στον κόσμο.

Τα καλά νέα είναι ότι υπάρχει ένας εύκολος τρόπος για να το καταπολεμήσετε - ρυθμίστε το τηλέφωνό σας σε λειτουργία κλίμακας του γκρι.

Ένα αστείο πράγμα συμβαίνει όταν αυτός ο μικρός αριθμός ειδοποίησης στην εφαρμογή σας Instagram είναι γκρι αντί για έντονο κόκκινο. Είστε ξαφνικά λιγότερο πειρασμένοι να μάθετε ποιος σχολίασε την τελευταία σας ανάρτηση.

Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε για το iPhone .

7. Χρησιμοποιήστε τη μέθοδο Pomodoro

Πολλαπλές εργασίες. Είμαστε όλοι τρομεροί σε αυτό.

ιδέες πνευματικής εβδομάδας για δουλειά

Οι εγκέφαλοί μας δεν είναι έτοιμοι να εκτελέσουν περισσότερες από μία πολύπλοκες εργασίες σε υψηλό επίπεδο. ( Είναι επιστήμη .)

Η μέθοδος Pomodoro είναι μια τεχνική διαχείρισης χρόνου που σας βοηθά να δεσμευτείτε σε μία εργασία για διαχειρίσιμο χρόνο - 25 λεπτά. Μελέτες έχουν δείξει ότι οι περισσότεροι άνθρωποι μπορούν να επικεντρωθούν μόνο σε μία εργασία με υψηλό επίπεδο απόδοσης για κατά μέσο όρο 45-50 λεπτά.

γνωρίστε τα παιχνίδια σας

Παω σε tomato-timer.com και δοκιμάστε το μόνοι σας.

χρονόμετρο ντομάτας

8. Προγραμματίστε περισπασμούς

Ας το παραδεχτούμε, δεν είναι ρεαλιστικό να σκεφτείτε ότι δεν θα πάρετε ποτέ το τηλέφωνό σας για να ελέγξετε τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, ή τον αγαπημένο σας ιστότοπο ειδήσεων ή το εισερχόμενο κείμενο από τη μητέρα σας.

Μην είστε έτοιμοι να αποτύχετε θέτοντας μη ρεαλιστικές προσδοκίες για τον εαυτό σας. Αντ 'αυτού, προγραμματίστε την ώρα για να απολαύσετε λιγότερες από παραγωγικές δραστηριότητες μία ή δύο φορές όλη την ημέρα, για δέκα ή δεκαπέντε λεπτά κάθε φορά.

Όταν λέμε χρονοδιάγραμμα, εννοούμε ότι βάζουμε πραγματικά 'κοιτάξτε τα κοινωνικά μέσα' στο ημερολόγιό σας. Επιτρέποντας στον εαυτό σας την αγαπημένη σας απόσπαση της προσοχής ξανά και ξανά θα το κάνει λιγότερο δελεαστικό και θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε την εργασία σας για την πλειονότητα της ημέρας σας.

Επικοινωνία

Πρόσφατα κάθισα σε μια συνέντευξη με Seth Epstein , ένας από τους κορυφαίους δημιουργικούς ηγέτες στο Λος Άντζελες και είπε ότι κάτι που πραγματικά χτύπησε - σχεδόν οποιοδήποτε πρόβλημα στη ζωή ή την επιχείρηση μπορεί να λυθεί με καλύτερη επικοινωνία.

Τα προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι διαχειριστές του Office συνήθως δεν αποτελούν εξαίρεση. Πολλές από τις προκλήσεις που αισθάνονται συστημικές ή ακόμη και άλυτες μπορούν συχνά να αντιμετωπιστούν με καλύτερη επικοινωνία. Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές επικοινωνίας για να κάνετε τη ζωή σας πιο εύκολη και να εξοικονομήσετε χρόνο μακροπρόθεσμα.

9. Χρησιμοποιήστε το Slack για εσωτερική επικοινωνία

Οι εφαρμογές εσωτερικής ανταλλαγής μηνυμάτων έχουν μερικά ξεχωριστά πλεονεκτήματα σε σχέση με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για εσωτερικές επικοινωνίες, όπως ευκολία χρήσης, μεγαλύτερη διαφάνεια και ενοποίηση με τόνους εφαρμογών τρίτων. Είναι ένας πολύ καλός τρόπος για την εξάλειψη των σιλό πληροφοριών που τείνει να δημιουργεί το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Ο διευθυντής γραφείου Norah συνιστά το Slack:

«Χρησιμοποιούμε το Slack σε μεγάλο βαθμό και είναι ιδανικό για γρήγορη επικοινωνία και ανάθεση εργασιών».

slack _-_ σνακ

10. Προσπαθήστε για σαφήνεια

Μπορεί να φαίνεται σαν κοινή λογική, αλλά το ακούσαμε ξανά και ξανά από τους Διευθυντές του Office - βεβαιωθείτε ότι οι προσδοκίες και τα αποτελέσματα είναι ξεκάθαρα από το ξεκίνημα. Θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο μακροπρόθεσμα.

Είναι πραγματικά τόσο απλό όσο το να κάνετε ερωτήσεις όποτε κάτι δεν είναι απολύτως σαφές.

Μια άλλη υπέροχη παροιμία: Τα προβλήματα δεν γίνονται καλύτερα με την ηλικία. Εάν ένα έργο αρχίσει να αισθάνεται συντριπτικό, βγαίνει από τις ράγες ή απλά δεν λειτουργεί, κάντε κάτι γι 'αυτό νωρίτερα και όχι αργότερα.

Θα σας εξοικονομεί χρόνο μακροπρόθεσμα για να φέρετε κάτι στο αφεντικό σας νωρίτερα και όχι αργότερα.

11. Απλώς πείτε Όχι

Πόσες φορές την ημέρα διακόπτετε κάποιος από τον οργανισμό σας που χρειάζεται βοήθεια με κάτι αυτή τη στιγμή; Πόσο συχνά σταματούν να θεωρούν ότι μπορεί να εργάζεστε σε κάτι σημαντικό;

Θα στοιχηματίσω ότι οι απαντήσεις είναι «πολλές» και «ποτέ».

Διακοπές αυτού του είδους είναι ίσως ο πιο συνηθισμένος τρόπος με τον οποίο οι υπεύθυνοι γραφείου πετάγονται εκτός δρόμου και καταλήγουν να σπαταλούν χρόνο προσπαθώντας να εστιάσουν ξανά.

Μπορεί να είναι δελεαστικό να είσαι 'ναι' άντρας ή γυναίκα, και ενστικτωδώς ναι ναι σε όλα, αλλά το να πεις όχι σε αιτήματα που δεν συμβάλλουν σε κρίσιμους στόχους της αποστολής είναι απόλυτη αναγκαιότητα - και μπορεί να είναι μια σωτήρια ζωή όταν πρόκειται για διαχείριση χρόνου.

Δωρεάν μπόνους: Αποκτήστε μια έκδοση PDF της έκθεσης State of The Office Manager 2018 . Ερευνήσαμε 572 Διευθυντές γραφείου για να ανακαλύψουμε 10 επιλογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να πετύχετε τους στόχους σας και να ξεπεράσετε τις προκλήσεις. Επιπλέον μάθετε τι πληρώνουν άλλοι διαχειριστές γραφείου (και πώς μπορείτε να κερδίσετε περισσότερα)!

Τι συμβουλές και κόλπα έχετε αναπτύξει για να επαναφέρετε το χρόνο σας; Μοιραστείτε τα στα παρακάτω σχόλια!