16 Αναμφισβήτητες δεξιότητες από τους καλύτερους βοηθούς διοίκησης το 2021

sn_2017_stateofoffice_report_cover_v4_indd

Ένας αστρικός διοικητικός βοηθός μπορεί να είναι ένα μυστικό όπλο μιας εταιρείας.



Ο 'Βοηθός διαχείρισης' ήταν συνώνυμος με πράγματα όπως ο προγραμματισμός, η τήρηση βιβλίων και η οργάνωση ταξιδιών. Όχι τόσο σήμερα .

Ενώ αυτές οι λειτουργίες εξακολουθούν να αποτελούν σημαντικό μέρος της εργασίας, αυτές τις μέρες οι διαχειριστές έχουν πολλά περισσότερα. Συχνά, οι διαχειριστές αναλαμβάνουν στρατηγικές λειτουργίες πρώτης γραμμής που υποβαθμίζονται παραδοσιακά σε HR ή σε λειτουργίες - όπως επιβίβαση νέων προσλήψεων και προγραμματισμός εκδηλώσεων.

Οι σύγχρονοι διαχειριστές έχουν συχνά την ευθύνη να διαχειρίζονται τόσο την εσωτερική όσο και την απομακρυσμένη εταιρική κουλτούρα μέσω ενός λογισμικό αναγνώρισης υπαλλήλων σαν Συνέλευση - το οποίο είναι δωρεάν.



Όλο και περισσότερο, η διατήρηση μιας θετικής κουλτούρας γραφείου είναι ζωτικής σημασίας για την πρόσληψη και τη διατήρηση κορυφαίων ταλέντων, προσέλκυση υπαλλήλων , και τους εμπνέει να αποδώσουν τα καλύτερα. Ο διαχειριστής μιας εταιρείας έχει συχνά τις ευθύνες που σχετίζονται με τον πολιτισμό, όπως ο σχεδιασμός εκτός ιστότοπου, η διαχείριση προνόμια όπως σνακ γραφείου , και γενικά διατηρώντας την ατμόσφαιρα του γραφείου.

Όταν το καταλαβαίνουμε, οι διαχειριστές αναμένεται να διατηρούν τα πράγματα ομαλά, ανεξάρτητα από το τι χρειάζεται. Σκεφτείτε τους σαν το 'βοηθητικό πρόγραμμα αναπαραγωγής' στο μπέιζμπολ. Είναι Jacks και Jills-of-all-trade, αναμένεται να αποδώσουν σε υψηλό επίπεδο σε έναν τόνο διαφορετικών καταστάσεων.

(- Ολοκληρώστε περισσότερα Το Assist - το # 1 δωρεάν εβδομαδιαίο ενημερωτικό δελτίο που δημιουργείται για βοηθούς από βοηθούς.)



μικρές ιδέες δώρων για υπαλλήλους

Επομένως, είναι λογικό ότι οι σημερινοί διαχειριστές χρειάζονται ένα ευρύ φάσμα δεξιοτήτων για να επιτύχουν σε αυτόν τον απαιτητικό ρόλο.

Αλλά ποιος είναι αυτός ο κατάλογος διοικητικών δεξιοτήτων; Και τι χωρίζει τους καλούς διαχειριστές από τους σπουδαίους; Ποιες ιδέες επαγγελματικής ανάπτυξης για διοικητικούς βοηθούς πρέπει να ακολουθήσετε;

Αυτό ακριβώς ζητήσαμε από την κοινότητα των διαχειριστών rockstar. Εδώ είναι οι δεξιότητες για βοηθό διαχειριστή που πληρώνουν πραγματικά τους λογαριασμούς.

Πρόσφατα ερευνήσαμε πάνω από 1.273 Εκτελεστικούς Βοηθούς στην πολιτειακή μας ομάδα του Executive Assistant στο Facebook και το βρήκαμε Δευτέρα.com ήταν το αγαπημένο τους εργαλείο παραγωγικότητας για χρήση.

Πίνακας περιεχομένων

1. Γνωρίζοντας όλους τους πόρους

Όταν είστε βοηθός διαχειριστή, όλοι σας υπολογίζουμε πάντα να έχετε μια λύση για κάθε πρόβλημα ή ένα εργαλείο που θα χρησιμοποιείται για κάθε ανάγκη.

Οι διακεκριμένοι διαχειριστές μένουν μπροστά από τις ερωτήσεις διατηρώντας μια βάση δεδομένων ή ένα αρχείο Excel με χρήσιμα εργαλεία και πηγές μετάβασης.

Ξεκινήστε τη δική σας λίστα με μερικά από τα αγαπημένα μας διαχειριστικά «μυστικά όπλα».

Το Assist : Σκεφτείτε αυτό το εβδομαδιαίο ενημερωτικό δελτίο freemium τη συντόμευσή σας για να μάθετε για όλους τους πόρους, συμπεριλαμβανομένου του χρήσιμου λογισμικού και της τεχνολογίας εξοικονόμησης χρόνου. Μείνετε ενημερωμένοι, παρέχοντας μια συγκέντρωση πόρων, που σας παραδίδεται σε μια ασημένια πιατέλα (π.χ. όμορφα μορφοποιημένο email) κάθε εβδομάδα. Εγγραφείτε δωρεάν εδώ!

Άλλοι χρήσιμοι πόροι:

2. Δημιουργική επίλυση προβλημάτων

Αν θέλετε να μάθετε πώς να είστε καλός βοηθός διαχείρισης το 2021, τότε η επίλυση προβλημάτων πρέπει να βρίσκεται στην εργαλειοθήκη σας. Δεδομένου ότι η κύρια ευθύνη του Διαχειριστή είναι να διατηρεί τα πράγματα σε θέση, η επίλυση προβλημάτων είναι απαραίτητη δεξιότητα. Με την απομακρυσμένη εργασία και τα ευέλικτα προγράμματα να αυξάνονται, ο σύγχρονος σύγχρονος χώρος εργασίας απαιτεί έναν νέο τύπο δημιουργικής σκέψης, ώστε όλα να λειτουργούν ομαλά.

Η Chelsea Hnat, Εκτελεστικός Βοηθός του Διευθύνοντος Συμβούλου για την Προώθηση των Στελεχών Γυναικών, μας λέει γιατί:

chelsea-hnat«Οι βοηθοί διοίκησης είναι σε μοναδική θέση να είναι polaths - γνωρίζουν τόσες πολλές διαφορετικές πτυχές του εργασιακού τους περιβάλλοντος και θεωρούνται ως μια λύση για την επίλυση προβλημάτων.

Όσο περισσότερο μπορούν να αντιμετωπίσουν αποτελεσματικά την αντιμετώπιση προβλημάτων, τόσο πιο πολύτιμα γίνονται στη θέση τους, επειδή διατηρούν τα πάντα ομαλά. '

Η δημιουργικότητα και η ικανότητα αυτοσχεδιασμού, σύμφωνα με τον Hnat, είναι απαραίτητο μέρος της εξίσωσης σε εταιρείες οποιουδήποτε μεγέθους.

chelsea-hnat'Το βλέπω τόσο σε μικρές όσο και σε μεγάλες εταιρείες, αλλά σε μια μικρή εταιρεία όπως η δική μου, ο αντίκτυπος αυτών των δεξιοτήτων διαχειριστή είναι μνημειακός και πραγματικά σας κάνει να παρατηρήσετε.'

3. Σωστή εθιμοτυπία

Διαχειριστές διασυνδέονται με άτομα κάθε μέρα. Όλα τα είδη ανθρώπων.

Όπως οι υπεύθυνοι γραφείου , Οι διαχειριστές είναι ένα από τα λίγα άτομα σε μια εταιρεία (εκτός ίσως από τον διευθύνοντα σύμβουλο ή το ανώτερο ανθρώπινο δυναμικό) που ασχολούνται με υπαλλήλους σε κάθε επίπεδο.

Φυσικά, αυτό δεν περιορίζεται στις εσωτερικές αλληλεπιδράσεις. Ο ρόλος διαχειριστή είναι σχεδόν πάντα στραμμένος προς τα εμπρός. Αν είστε Διαχειριστής, είστε συχνά ο φύλακας ενός τμήματος ή ενός στελέχους, χειρίζεστε εισερχόμενες κλήσεις, επικοινωνείτε με προμηθευτές ή μιλάτε απευθείας με εκτελεστές υψηλού επιπέδου σε άλλες εταιρείες.

Γι 'αυτό οι καλοί τρόποι και η εθιμοτυπία είναι τόσο σημαντικοί. Ο διαχειριστής Elizabeth White-Peters εξηγεί, λέγοντας μας ότι οι τρόποι είναι «μια χαμένη τέχνη που καθοδηγεί ένα μέσα από πολλές δύσκολες συνθήκες».

Σύμφωνα με τον White-Peters, ένα από τα μυστικά για την κυριαρχία της τέχνης των τρόπων είναι η ακρόαση. Αυτή λέει,

elizabeth-white-peters'[Ο] rockstar [admin] δεν ακούει μόνο τις λέξεις, αλλά και τον τόνο και τη γλώσσα του σώματος για να διαβάσει μεταξύ των γραμμών.'

Ακολουθεί ένα παράδειγμα τι σημαίνει:

elizabeth-white-peters'Το τηλέφωνο χτυπάει. Είναι μια επιβαρυντική φωνή που απαιτεί να μιλήσει με τον Διευθυντή. Ενώ χαμογελά και είναι ευγενικός, ένας διαχειριστής αξιολογεί γρήγορα την κατάσταση. Με βάση την εταιρική κουλτούρα, θα μπορούσαν να πραγματοποιηθούν διάφορες ενέργειες: κάποιος θα μπορούσε να λάβει ένα σημείωμα και να διαβεβαιώσει τον καλούντα ότι θα περάσει, κάποιος θα μπορούσε να θέσει τον καλούντα σε αναμονή και να καθορίσει πώς να διακόψει τον διαχειριστή / να μεταφέρει την κλήση ή κάποιος θα μπορούσε να προσπαθήσει να επιλύστε το ζήτημα απευθείας.

Ακούγοντας τη γλώσσα και τον τόνο, μπορεί κανείς να καθορίσει ποιες ενέργειες πρέπει να κάνει. Σε κάθε βήμα με ευγενική επικοινωνία, αυξάνεται η δυνατότητα χειρισμού της κατάστασης στα καλύτερα αποτελέσματα για τον καλούντα και τον διαχειριστή.

'Παρακαλώ' και 'ευχαριστώ' θα παρατηρηθούν και από τους δύο. Με εμπειρία, ο διαχειριστής θα μάθει από τον Διευθυντή τι λειτούργησε καλά και έτσι, ξέρει πώς να χειριστεί για την επόμενη εμφάνιση. '

Οι διαχειριστές, αποδεικνύεται, χρειάζονται ένα υψηλό συναισθηματικό IQ και την ικανότητα ανάγνωσης ατόμων και αντίδρασης αναλόγως.

Τέσσερα. Συναισθηματική νοημοσύνη

Η συναισθηματική νοημοσύνη αναφέρεται σε μια ικανότητα για κατανόηση - ακόμη και επηρεάζοντας - συναισθήματα στον εαυτό μας και στους άλλους. Οι πιο επιτυχημένοι διαχειριστές έχουν συναισθηματική νοημοσύνη σε μπαστούνια. Να γιατί:

  • Η συναισθηματική νοημοσύνη καθιστά τους ανθρώπους εύκολο να εργαστούν. Οι διαχειριστές συντονισμένοι με τα συναισθήματα των άλλων επιτυγχάνουν καλύτερα αποτελέσματα από διαπραγματεύσεις και άλλες αλληλεπιδράσεις. Η συναισθηματική νοημοσύνη μεταφράζεται σε καλύτερα αποτελέσματα στην αντιμετώπιση όλων των ανθρώπων και όλων των καταστάσεων, καθιστώντας την απαραίτητη ικανότητα για διαχειριστές, οι οποίοι πρέπει να ζητούν εργασία, να εκτελούν εργασία και να διαπραγματεύονται σχετικά με συνεργαστείτε με τόνους ανθρώπων.
  • Η συναισθηματική νοημοσύνη βοηθά τους ανθρώπους να διαχειριστούν τα συναισθήματα των άλλων. Αυτή η ικανότητα ανάγνωσης ατόμων βοηθά τους διαχειριστές να προβλέψουν τις ανάγκες των αφεντικών και άλλων βασικών συνεργατών. Για παράδειγμα, υποθέτοντας ότι ένα αφεντικό είναι δυσαρεστημένο με μια αναφορά δίνει σε έναν φιλόδοξο Διαχειριστή την ευκαιρία να κερδίσει χάρη ανακατευθύνοντας ή αναδιαμορφώνοντας τη συνομιλία.
  • Η συναισθηματική νοημοσύνη κάνει την επίλυση των συγκρούσεων ένα αεράκι. Κατανόηση Τα συναισθήματα καθιστούν ευκολότερη την αντιμετώπιση συναισθημάτων, ακόμη και αρνητικών. Και η γνώση του τρόπου αντιμετώπισης των συναισθημάτων δίνει στους Διαχειριστές τα εργαλεία για την επίλυση κάθε διένεξης.
  • Η συναισθηματική νοημοσύνη διευκολύνει τη διαχείριση του άγχους. Οι συναισθηματικά έξυπνοι διαχειριστές μπορούν να αναγνωρίσουν τα σημάδια του άγχους τους και να συνειδητοποιήσουν ότι είναι ώρα για ένα διάλειμμα διαλογισμού.

5. Πρόβλεψη και πρόβλεψη

Οι καλύτεροι διαχειριστές δεν χρειάζεται να ενημερωθούν για το τι να κάνουν. Προβλέπουν τη λύση πριν ακόμη γίνει πρόβλημα. Αυτοί οι διαχειριστές αυξάνονται από το να είναι εξαιρετικά χρήσιμοι στο να είναι απαραίτητοι, τα αφεντικά των μυστικών όπλων δεν μπορούν να ζήσουν χωρίς.

Η Kelly Todd ξεκίνησε την καριέρα της ως EA, υποστηρίζοντας δύο στελέχη σε μια εταιρεία παραγωγής με έδρα το HGTV. Στο μυαλό της, ήταν η ικανότητά της να προβλέπει ότι την έκανε πραγματικά να λάμψει.

Kelly-todd-απόσπασμα«Η προσοχή στις λεπτομέρειες θα σας πάει πολύ μακριά επειδή αυτά τα στελέχη απαιτούν τελειότητα, και όσο ωραία μπορούν, θέλουν τα πράγματα να γίνουν σωστά και η δουλειά σας… είναι να κάνουν τη ζωή τους ευκολότερη.

Εάν μπορείτε να μείνετε ένα βήμα μπροστά από το αφεντικό, όπως, 'Φρόντισα να σας κάνω αυτήν την κράτηση, επειδή βλέπω στο ημερολόγιο ότι έχετε αποκλείσει.'

Αυτή η προσδοκία και αυτό το είδος ετοιμότητας πέρα ​​από αυτά θα σας κάνει πραγματικά να ξεχωρίσετε σε αυτούς….

Ο [Διαχειριστής] μπορεί να είναι ο καλύτερος φίλος του Exec και αν σκέφτονται ένα βήμα μπροστά τους, θα ξεχωρίσετε. '

Η Chelsea Hnat συμφωνεί:

chelsea-hnat«Δεδομένου ότι η δουλειά τους περιλαμβάνει τόσες πολλές διαφορετικές πτυχές μέσα σε μια εταιρεία, έχουν μια ξεχωριστή ικανότητα να προβλέπουν πιθανές προκλήσεις και αποτελέσματα».

6. Πολλαπλές εργασίες

Στο παρελθόν, το υποστηρίξαμε αυτό Το multitasking είναι ένας μύθος που καταστρέφει την παραγωγικότητα . Οι εγκέφαλοί μας δεν είναι ενσύρματοι για να εκτελέσουν περισσότερες από μία εργασίες υψηλού επιπέδου κάθε φορά, οπότε η καλύτερη στρατηγική είναι να τους δώσουμε προτεραιότητα και να τους χτυπήσουμε ένα προς ένα.

Συνιστούμε τη χρήση λογισμικού όπως Δευτέρα.com για να δημιουργήσετε, να παρακολουθείτε και να παρακολουθείτε τις καθημερινές σας εργασίες. Υπάρχει μια δωρεάν δοκιμή για την οποία μπορείτε να εγγραφείτε εδώ .

Και ενώ αυτό είναι σε μεγάλο βαθμό αληθινό - δεν πρέπει να προσπαθείτε να γράψετε ένα οικονομικό μοντέλο ενώ πραγματοποιείτε μια κλήση πωλήσεων, για παράδειγμα - μερικές από τις βασικές ευθύνες ενός Διαχειριστή απαιτούν από αυτούς να απορρίψουν εργασίες ταυτόχρονα.

Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι εκτός από τις μεγαλύτερες, πιο στρατηγικές ευθύνες, οι εργασίες κατάταξης όπως η αρχειοθέτηση ή ο προγραμματισμός εξακολουθούν να εμπίπτουν συχνά στους διαχειριστές. Το να μπορείς να τα κάνεις γρήγορα - ή ταυτόχρονα - είναι ένα σημαντικό πλεονέκτημα. Οι καλύτεροι διαχειριστές το κάνουν αυτό χωρίς κόπο.

Η Stephanie Merritt, Βοηθός Διοίκησης στο Bonitz, εξηγεί:

stephanie-merritt«Η κορυφαία δεξιότητα που έχει ένας Βοηθός Διοίκησης είναι η δυνατότητα πολλαπλών εργασιών. Ξέρω ότι συνήθως έχω μερικά πράγματα ταυτόχρονα και πρέπει να μπορώ να κάνω και τα δύο ταυτόχρονα.

Για παράδειγμα: Πρέπει να κάνω δωμάτια ξενοδοχείου για τους υπεργολάβους μας, ενώ βρίσκομαι στο τηλέφωνο, μπορώ να απαντήσω σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να ολοκληρώσω κάποια χαρτιά. '

7. Προσαρμοστικότητα

Όπως έχουμε παρατηρήσει προηγουμένως, οι ευθύνες της λίστας διαχειριστή είναι μεγάλες και ποικίλες. Συχνά, αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να σταματήσετε σε μια δεκάρα και να περιστρέψετε προς ένα εντελώς άσχετο έργο. Τα πράγματα αλλάζουν γρήγορα και οι καλύτεροι διαχειριστές μπορούν να αντιδράσουν και να προσαρμοστούν εύκολα.

Για παράδειγμα, εάν το αφεντικό ξαφνικά αποκαλύψει ένα αυθόρμητο ταξίδι που θα την στείλει έξω από το γραφείο για τις επόμενες δύο εβδομάδες, ο Διαχειριστής της πρέπει να ξεκινήσει τη δράση του, εκκαθαρίζοντας το πρόγραμμά της, ενώ επικοινωνεί αποτελεσματικά με όλα τα εμπλεκόμενα μέρη για να αποφύγει τα συναισθήματα και τους μώλωπες . Σε αυτήν την περίπτωση, δεν υπάρχει χρόνος να τονίσετε και να περάσετε ώρες για να αποφασίσετε τι να κάνετε.

Εδώ είναι ο Merritt ξανά για να εξηγήσει:

stephanie-merritt«Η άλλη κορυφαία ικανότητα θα ήταν να μπορείς να αλλάξεις αυτό που δουλεύεις σε μια στιγμή. Μπορώ να είμαι στη μέση κάτι και το αφεντικό μου μπαίνει μέσα και λέει ότι χρειάζεται κάτι τώρα, πρέπει να σταματήσω αυτό που κάνω και να κάνω ό, τι μου ζήτησε και μετά να επιστρέψω στο δρόμο για αυτό που έκανα πριν έρθει να με δει.'

Αυτό είναι ένα βασικό σημείο - δεν πρόκειται μόνο για γρήγορη εναλλαγή εργασιών, αλλά για να μπορέσετε να επιστρέψετε στο δρόμο μόλις επιστρέψετε. Σε τελική ανάλυση, υπάρχουν πολύ λίγα πράγματα που κάνει ένας διαχειριστής που δεν είναι σημαντικό.

8. Υπέροχη οργάνωση

Μπορεί να μοιάζει με μη μυαλό, αλλά είναι εξαιρετικά σημαντικό. Όταν εργάζεστε σε έναν τόνο διαφορετικών έργων, δεν έχετε χρόνο να σπαταλήσετε την αναπαραγωγή λόγω έλλειψης οργάνωσης. Επιπλέον, η οργάνωση συμβάλλει στη μείωση του άγχους και σταματά επίσης τη σημαντική δουλειά από το να «πέσει από τις ρωγμές», τόσο κυριολεκτικά όσο και μεταφορικά.

Όσον αφορά τον τρόπο οργάνωσής σας, η Stephanie Merritt ισχυρίζεται ότι υπάρχει μόνο ένας κανόνας - ό, τι ισχύει για εσάς:

stephanie-merritt«Δεν υπάρχουν δύο άτομα που να δουλεύουν το ίδιο. Μου αρέσει να ολοκληρώσω ένα έργο πριν ξεκινήσω σε άλλο. Αλλά αυτό δεν είναι πάντα δυνατό, οπότε πρέπει να έχω υπενθυμίσεις για να μου πει να ολοκληρώσω το πρώτο έργο στο οποίο δούλευα.

Ο καθένας έχει τις δικές του οργανωτικές δεξιότητες και ξέρει τι λειτουργεί καλύτερα για αυτούς. Είμαι ορατό πρόσωπο. Χρησιμοποιώ πολύ το ημερολόγιο. Έχω επίσης πράγματα στο πάτωμα μου, ώστε να μπορώ να παρακολουθώ τα πάντα.

Ένα κορίτσι με το οποίο δουλεύω χρησιμοποιεί στοίβες στο γραφείο της, ώστε να μπορεί να είναι σίγουρος τι έχει δουλέψει.

Όποια και αν είναι η μέθοδος σας, η οργάνωση είναι σίγουρα μια απαραίτητη ικανότητα Διαχειριστή.

(- Ολοκληρώστε περισσότερα Το Assist - το # 1 δωρεάν εβδομαδιαίο ενημερωτικό δελτίο που δημιουργείται για βοηθούς από βοηθούς.)

9. Έχοντας μια «Καρδιά του Υπηρέτη»

Πρώτα επινοήθηκε από τον Robert Greenleaf, τον όρο « υπηρέτης-ηγέτης 'Έχει φτάσει στο λεξικό διαχείρισης από αργά. Αναφέρεται σε ένα στυλ ηγεσίας που δίνει προτεραιότητα στην ευημερία των άλλων. Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι εστιάζουμε στην προσωπική και επαγγελματική ανάπτυξη και βλέπουμε την κύρια ευθύνη του να υποστηρίζουμε την επιτυχία μιας ομάδας.

Αυτή η ιδέα της «υπηρεσίας» είναι εξίσου σημαντική στον ρόλο διαχειριστή, όπως και σε ηγετικό ρόλο.

valerie-gomez'Αυτό είναι πολύ σημαντικό. Ένας εκτελεστικός ή διοικητικός βοηθός rockstar ΘΕΛΕΤΕ να υπηρετήσει τον ηγέτη του - είτε το έργο είναι μεγάλο είτε μικρό. Ένας ισχυρός διαχειριστής γνωρίζει ότι βοηθώντας στην επίτευξη των στόχων του αφεντικού τους θα επιτύχουν τους δικούς τους. '

-Valerie Gomez, Βοηθός διαχείρισης στο ADP

Οι εξαιρετικοί διαχειριστές είναι ανιδιοτελείς και γνωρίζουν ότι η προθυμία τους να συμμετάσχουν στην ομάδα βοηθά στη διασφάλιση τόσο της επιτυχίας της ομάδας όσο και της δικής τους.

10. Επινοητικότητα

Η ικανότητα αυτοσχεδιασμού, σκέψης στα πόδια σας και εξεύρεσης λύσεων της μύγας είναι ένα από τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά που μπορεί να πάρει ο Διαχειριστής. Η Valerie Gomez εξηγεί γιατί:

valerie-gomez«Δεν έχω ακόμη συντονίσει ένα γεγονός που ξεκινά χωρίς κανένα πρόβλημα ανεξάρτητα από το πόσο σχολαστικό σχεδιάζω. Είτε υπάρχει μια αλλαγή της τελευταίας στιγμής στον αριθμό που έχετε ήδη προϋπολογιστεί ή μια δυσλειτουργία συστήματος στην οθόνη της οθόνης 5 λεπτά πριν από την προγραμματισμένη παρουσίαση της παρουσίασης του αφεντικού σας.

Πρέπει να είστε σε θέση να σκεφτείτε στα πόδια σας - όποιο κι αν είναι το πρόβλημα, ένας διαχειριστής rockstar θα βρει μια λύση! '

Η Elizabeth White-Peters συμφωνεί ότι η επινοητικότητα είναι ένα βασικό γνώρισμα, λέγοντας,

elizabeth-white-peters«Βλέπω τα AA ως εταιρικά MacGyver's (θυμηθείτε ότι η εκπομπή από τη δεκαετία του '90;) που έχουν τα χέρια τους σε λίγα από όλα, είναι σε θέση να λύσουν δημιουργικά προβλήματα και είναι σε θέση να κάνουν τις σωστές ερωτήσεις από νωρίς για να αποτρέψουν τυχόν κενά στο έργα ή απροσδόκητες προκλήσεις. '

11. Γκρί

Είμαστε όλοι εξοικειωμένοι με τον Νόμο του Murphy - οτιδήποτε μπορεί να πάει στραβά θα πάει στραβά.

Λοιπόν, ο επιχειρηματικός κόσμος δεν είναι άνοσος - μακριά από αυτόν. Όποιος διαχειρίζεται ποτέ ένα έργο γνωρίζει ότι οι προκλήσεις είναι αναπόφευκτες.

Το ίδιο ισχύει και για τον ρόλο διαχειριστή. Σε κάποιο σημείο, τα πράγματα θα πάνε στο πλάι. Οι διακομιστές συντρίβουν, τα τηλεφωνικά συστήματα κατεβαίνουν, οι πωλητές πέφτουν, οι πτήσεις ακυρώνονται, οι άνθρωποι σταματούν.

Δεν πρόκειται μόνο για επινόηση. Πρόκειται να είμαστε αρκετά ισχυροί για να αντεπεξέλθουμε σε οποιαδήποτε κατάσταση. Ένας διαχειριστής rockstar δεν καταρρέει υπό πίεση. Οι καλύτεροι επιμένουν, ανεβείτε στην περίσταση και ολοκληρώστε τη δουλειά. Αυτό είναι αλήθεια.

Δείτε πώς οι διαχειριστές μπορούν να καλλιεργήσουν αληθινό grit, μερικές φορές ονομάζεται ανθεκτικότητα:

  • Κοινωνικοποίηση με συναδέλφους. Η κοινωνικοποίηση απελευθερώνει την οξυτοκίνη, η οποία μειώνει την ευαισθησία στο στρες.
  • Ζητώντας συμβουλή. Μερικές φορές, μια διαφορετική προοπτική είναι το μόνο που χρειάζεται να περάσουμε σε δύσκολους καιρούς.
  • Εστίαση στη νοοτροπία. Οι άνθρωποι μπορούν να ελέγχουν μόνο τον φακό μέσω του οποίου βλέπουν τον κόσμο, αλλά μπορούν να αλλάξουν τις απόψεις τους από αρνητικές σε θετικές με μια απλή αλλαγή προοπτικής.

12. Αποτελεσματική επικοινωνία

Δεν υπάρχει τύπος επικοινωνίας που δεν αγγίζουν οι διαχειριστές. Πρέπει να καταλαβαίνουν στο τηλέφωνο, να γράφουν καλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να εμπιστεύονται την εμπιστοσύνη του έργου όταν μιλούν με υπαλλήλους σε όλα τα επίπεδα πρόσωπο με πρόσωπο. Συχνά, πρέπει να γράφουν επικοινωνίες σε ολόκληρη την εταιρεία ή ακόμη και να συνενώσουν οπτικές παρουσιάσεις εκ μέρους του αφεντικού τους.

Ανεξάρτητα από το μέσο, η επικοινωνία τους πρέπει να είναι σαφής , άμεση και συνοπτική. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για διαχειριστές που συνεργάζονται στενά με στελέχη. Οι διευθύνοντες σύμβουλοι και άλλοι ανώτεροι ηγέτες δεν θέλουν αποσυναρμολόγηση, ραμπάρισμα ή οποιοδήποτε άλλο είδος τρέξιμο - θέλουν αποδοτική επικοινωνία αυτό είναι σωστό.

Η εκμάθηση του αποτελεσματικότερου τρόπου πραγματοποίησης που βοηθά να διαχωρίσετε τους καλούς διαχειριστές από τους σπουδαίους.

Υπηρεσίες εικονικού βοηθού και οι διαχειριστές που επιθυμούν να βελτιώσουν τις δεξιότητες επικοινωνίας μπορούν να ζητήσουν τη βοήθεια ενός φίλου που πηγαίνει στην κριτική. Αυτό το άτομο είναι έτοιμο να προσφέρει ανέμελος σχόλια για σενάρια πρόσωπο με πρόσωπο, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οτιδήποτε άλλο. Δεν εκτελούν σε βάθος κριτική. απλώς εντοπίζουν περιοχές που δεν έχουν νόημα.

Ακόμα και μετά από λίγους γύρους αναθεώρησης, οι Διαχειριστές θα δουν διαφορετικές διαδρομές για αύξηση της σαφήνειας στις επικοινωνίες τους.

13. Τεχνολογία εξοικονόμησης

Οι διαχειριστές και η τεχνολογία συμβαδίζουν αυτές τις μέρες. Δεν είναι πλέον μόνο email - Οι διαχειριστές αναμένεται να είναι ικανοί σε ένα ευρύ φάσμα ολοκληρωμένων εφαρμογών και πλατφορμών.

Μιλάμε για εφαρμογές επικοινωνιών όπως το Slack, όπως συστήματα ημερολογίου Ημέρα , συστήματα χρέωσης, πλατφόρμες κρατήσεων ταξιδιού, συστήματα HR TriNet ή λογισμικό εμπλοκής υπαλλήλων όπως Κβαντικός χώρος εργασίας , 15 Πέντε ή TINYpulse . (Διαβάστε τον φοβερό οδηγό του Quantum Workplace για αγορά λογισμικού δέσμευσης υπαλλήλων .)

Αυτή είναι πολλή τεχνολογία.

Όταν τα πράγματα πάνε στραβά, δεν μπορείτε πάντα να βασίζεστε στο προσωπικό πληροφορικής. Στην πραγματικότητα, σε μικρότερες εταιρείες, ο Διαχειριστής μπορεί στην πραγματικότητα να είναι ο τύπος τεχνολογίας defacto ή gal. Εάν μπορείτε να επανεκκινήσετε έναν υπολογιστή που έχει καταρρεύσει, ace a κριτική κριτική σκέψης , δημοσιεύστε μια ανάρτηση ιστολογίου στο WordPress, ή ακόμα και απλώς επανεκκινήστε το Διαδίκτυο, έχετε ένα βήμα στο παιχνίδι διαχειριστή.

Πώς μπορούν λοιπόν οι διαχειριστές να γυαλίσουν την τεχνογνωσία τους; Μπορούν να ξεκινήσουν δημιουργώντας μια λίστα τεχνολογίας που χρησιμοποιείται συχνά και προσδιορίζοντας τα εργαλεία με τα οποία είναι λιγότερο άνετα. Μετά από αυτό, η πρακτική κάνει τέλεια. Σας συνιστούμε να αποκλείσετε μια ώρα κάθε μέρα για να πειραματιστείτε με διαφορετική τεχνολογία, να γνωρίσετε τα συστήματα και να περιηγηθείτε στα εργαλεία » Βοήθεια και Κοινότητα σελίδες. Πολλές από αυτές τις σελίδες έχουν θησαυρούς πόρων που οι περισσότεροι άνθρωποι δεν ψάχνουν ποτέ. Ορισμένες σελίδες έχουν ακόμη 24/7 διεπαφές συνομιλίας ή τηλεφωνικές γραμμές που εκτελούνται από ειδικούς τεχνολογίας που μπορούν να απαντήσουν σε οποιαδήποτε ερώτηση. Όταν προκύψει η επόμενη μεγάλη τεχνική δυσκολία, η μεγάλη επιδιόρθωση μπορεί να είναι τόσο εύκολη όσο το να ξέρεις πού να πάμε για να λάβεις βοήθεια γρήγορα.

14. Σκέψη με μεγάλη εικόνα

Οι έμπιστοι διαχειριστές είναι συχνά εκ των πραγμάτων σύμβουλοι της ανώτερης ηγεσίας. Μπορούν να χρησιμεύσουν ως ηχητικό συμβούλιο για νέες ιδέες, να προτείνουν νέες διαδικασίες ή ακόμα και να λαμβάνουν υπόψη τις αποφάσεις πρόσληψης.

Οι καλύτεροι διαχειριστές παρέχουν πολύτιμες πληροφορίες κάνοντας προτάσεις με βάση την κατανόηση της επιχείρησης μιας εταιρείας και του πολιτισμού της. Η γνώση του τρόπου σκέψης για πράγματα στο πλαίσιο ενός μεγαλύτερου συνόλου είναι κρίσιμη.

Η μεγάλη εικόνα σκέψης μπορεί να ακούγεται σαν κάτι που αφήνεται καλύτερα στους οραματιστές του κόσμου, αλλά στην πραγματικότητα, όλοι μπορούν να καλλιεργήσουν την ικανότητα να σκέφτονται μπροστά. Σκεφτείτε να οδηγήσετε. Η καλή αμυντική οδήγηση περιλαμβάνει σάρωση μπροστά για να δείτε πού σας πηγαίνει ο δρόμος. Η ίδια τεχνική ισχύει για αφηρημένες έννοιες, όπως οι εταιρικοί στόχοι. Ποιος δρόμος ανοίγετε για την εταιρεία σας με τις ενέργειες που κάνετε σήμερα; Ποια εμπόδια περιμένετε να αντιμετωπίσετε; Μόλις οραματιστείτε αυτά τα πράγματα, μπορείτε να προετοιμαστείτε για αυτά.

15. Προσοχή στη λεπτομέρεια

Εάν έχει σημασία η μεγάλη εικόνα, η αλήθεια είναι επίσης αλήθεια. Οι λεπτομέρειες είναι σημαντικές στην εργασία Διαχειριστή και είναι απαραίτητη η προσοχή τους.

Σκεφτείτε το - πολλά από αυτά που κάνει ο Διαχειριστής είναι σχετικά υψηλά στοιχήματα. Εάν δεν έχετε την εξουσία σε πτήση, μπορεί να μην είναι σε θέση να κλείσει τον επόμενο γύρο χρηματοδότησης που η εταιρεία σας πρέπει να διατηρήσει τα φώτα.

Εάν δεν πληρώσετε έναν ακριβή προμηθευτή εγκαίρως και για το σωστό ποσό, μπορεί να γυρίσει και να μηνύσει την εταιρεία σας. Ή το χειρότερο από όλα ... ένα λάθος από την πλευρά σας μπορεί να κάνει το αφεντικό σας να φαίνεται άσχημο.

Ο ποιοτικός έλεγχος όσον αφορά τις λεπτομέρειες είναι ένα μεγάλο πλεονέκτημα για οποιονδήποτε Διαχειριστή.

16. Προτεραιότητα

Μέσω της τέχνης των προτεραιοτήτων, οι διαχειριστές μπορούν να μετατρέψουν μια λίστα υποχρεώσεων σε μια λίστα ανεκτίμητων επιτευγμάτων. Η ικανότητα διάκρισης μεταξύ «κρίσιμων αποστολών» και «εργασιών που μπορούν να περιμένουν» επιδεικνύει άψογη κρίση, ηγετικές δεξιότητες και ευθυγράμμιση με τις αξίες της εταιρείας. Το καλύτερο από όλα, η ιεράρχηση δείχνει την ικανότητα, εμπνέοντας εμπιστοσύνη από ηγέτες που είναι ενθουσιασμένοι που δεν χρειάζεται να κρατήσουν τα χέρια τους.

Η ιεράρχηση μπορεί επίσης να είναι το κλειδί για την ηρεμία ενώ αντιμετωπίζετε μια λίστα εργασιών που πολλαπλασιάζεται με τη δεύτερη. Η έλλειψη εστίασης σε αυτές τις καταστάσεις οδηγεί σε πανικό και ο πανικός σκοτώνει την παραγωγικότητα. Η κατάδυση σε μερικές κρίσιμες εργασίες και η κατάθεση ασήμαντων καθιστά τη ροή εργασιών προτεραιότητας να κινείται ενώ μειώνει το άγχος της προσπάθειας να γίνουν όλα.

Οι διαχειριστές μπορούν να ενισχύσουν τις δεξιότητες προτεραιότητας ακούγοντας προσεκτικά κατά τη διάρκεια συναντήσεων και περιστασιακές συνομιλίες για να απορροφήσουν το πλαίσιο πίσω από διαφορετικές εργασίες και να κρίνουν καλύτερα τη σημασία τους. Σας προτείνουμε επίσης να μεταβείτε στη λίστα υποχρεώσεων και να ρωτήσετε, 'Τι επηρεάζει αυτό;' Οι πραγματικές προτεραιότητες θα εμφανιστούν σύντομα.

(- Ολοκληρώστε περισσότερα Το Assist - το # 1 δωρεάν εβδομαδιαίο ενημερωτικό δελτίο που δημιουργείται για βοηθούς από βοηθούς.)

Ελπίζουμε να μάθετε πώς να αναπτύσσετε δεξιότητες βοηθού διαχείρισης που θα σας οδηγήσουν στο επόμενο επίπεδο! Τι λες λοιπόν; Θεωρείτε τον εαυτό σας θρυλικό διαχειριστή; Ποιες είναι οι αγαπημένες σας συμβουλές και κόλπα διαχειριστή; Μην ντρέπεστε, ενημερώστε μας στα παρακάτω σχόλια.