17 Εκτελεστικές δεξιότητες βοηθού το 2021 για τρελή αποτελεσματικότητα

Φύλακας Κηδεμόνας. Προσφορά στόχου. Τροχονόμος.

Ως Εκτελεστικός Βοηθός, θα στοιχηματίσω ότι έχετε κληθεί μια από τις παραπάνω ετικέτες στο παρελθόν.



Πρέπει να είναι απογοητευτικό. Ενώ υπάρχει μια αλήθεια για την ιδέα του EA ως «φύλακας», αυτή η περιγραφή μόλις γρατζουνίζει την επιφάνεια όλης της αξίας που παρέχετε.

Εκτελεστικές δεξιότητες βοηθού Ίσως μια πιο ακριβής περιγραφή να έχει κάτι τέτοιο:

Στρατηγικός εταίρος. Έμπιστος έμπιστος. Επαγγελματική επίλυση προβλημάτων.



Σκεφτείτε αυτό - μια έκρηξη του οργανωτικά εργαλεία , οι εφαρμογές λήψης σημειώσεων, οι πλατφόρμες επικοινωνιών και οι λύσεις ημερολογίου σημαίνουν ότι τα περισσότερα στελέχη είναι στην πραγματικότητα πιο αυτάρκη από ποτέ. Αν κάτι, τα σημερινά στελέχη χρειάζονται λιγότερη υποστήριξη διαχειριστή και όχι περισσότερα.

Και όμως, οι Εκτελεστικοί Βοηθοί είναι αναμφισβήτητα πιο πολύτιμοι τώρα από ό, τι στις προηγούμενες δεκαετίες.

Γιατί συμβαίνει αυτό;



Απλός. Η συνάρτηση EA έχει μετατραπεί από έναν υποστηρικτικό ρόλο σε έναν περισσότερο στρατηγικό. Τα σημερινά στελέχη στηρίζονται στους βοηθούς τους όχι μόνο για βοήθεια διαχειριστή, αλλά και για στρατηγική συμβουλή, τεχνική εμπειρογνωμοσύνη και κριτική ανάλυση. Οι EA αναμένεται να ασχοληθούν με πράγματα τόσο ευρεία και ποικίλα όσο διαχείριση έργου , προγραμματισμός εκδηλώσεων και εσωτερικές επικοινωνίες.

Οι σύγχρονες EA είναι επίσης συχνά επιφορτισμένες με τη διαχείριση της εταιρείας (απομακρυσμένη) κουλτούρα μέσω ενός λογισμικό αναγνώρισης υπαλλήλων σαν Συνέλευση .

Γι 'αυτό ΗΠΑ Σήμερα περιέγραψε τον Εκτελεστικό Βοηθό ως «ρόλο ρόλου» της Silicon Valley και ανέφερε ότι δεν είναι ασυνήθιστο για τους EA στο τεχνολογικό Μέκκα να τραβήξουν έξι φιγούρες.

Ένας απαιτητικός ρόλος όπως αυτός απαιτεί δεξιότητες σε επίπεδο εμπειρογνωμόνων. Έτσι, αν είστε αφοσιωμένοι στο μονοπάτι της EA ή ελπίζετε να χρησιμοποιήσετε το ρόλο για να ξεκινήσετε τη δουλειά των ονείρων σας, εδώ είναι οι δεξιότητες που θα χρειαστείτε για να εκπλήξετε τα αφεντικά σας και να κάνετε τον μεγαλύτερο αντίκτυπο για την ομάδα σας.

(- Ολοκληρώστε περισσότερα Το Assist - το # 1 δωρεάν εβδομαδιαίο ενημερωτικό δελτίο που δημιουργείται για βοηθούς από βοηθούς.)

Πίνακας περιεχομένων

Κορυφαίες δεξιότητες για αποκλειστικούς εκτελεστικούς βοηθούς

Πρόσφατα ερευνήσαμε 1.273 Εκτελεστικούς Βοηθούς στην πολιτειακή μας ομάδα The Executive Assistant Facebook και Δευτέρα.com ψηφίστηκε το αγαπημένο τους εργαλείο παραγωγικότητας / οργάνωσης για χρήση.

Δευτέρα Gif

1. Γνωρίζοντας όλα τα καλύτερα μυστικά

Έχετε παρατηρήσει ποτέ ότι οι EA φαίνεται πάντα να έχουν μια απάντηση για αυτό, μια λύση για αυτό και έναν πόρο για να βοηθήσετε με όλα τα ενδιάμεσα;

Λοιπόν, εδώ είναι ένα μυστικό: Δεν φαίνεται απλώς ότι οι EA έχουν πολλά κόλπα στα μανίκια τους. το κάνουν .

Πολλοί EA διατηρούν ένα «μικρό μαύρο βιβλίο» (π.χ. έγγραφο Word ή αρχείο Excel) πόρων, μια λίστα εύχρηστων εργαλείων, υπηρεσιών, συνδέσμων και επαφών. (Γνωρίζοντας ότι πιθανότατα θα αντιμετώπιζαν σχεδόν οποιαδήποτε ονομαστική πρόκληση στη σταδιοδρομία τους, αυτά τα καταλαβαίνω EA βρήκαν έναν τρόπο να θυμούνται κάθε δυνητικά χρήσιμο πόρο.)

Ξεκινήστε τη δική σας λίστα πόρων με το αγαπημένο μας μυστικό:

  • Το Assist . Εξετάστε αυτό το εβδομαδιαίο ενημερωτικό δελτίο freemium ως τη συντόμευσή σας για να μάθετε σχετικά με όλα τα καλύτερα κρυμμένα μυστικά, τα πιο χρήσιμα εργαλεία τεχνολογίας και δοκιμασμένες συμβουλές από άλλα EAs. Ίσως να αισθάνεστε ακόμη και ότι έχετε μια υπερδύναμη καθώς σας παραδίδονται νέα μυστικά σε μια ασημένια πιατέλα (π.χ. όμορφα μορφοποιημένο email) κάθε εβδομάδα.

Επιπρόσθετοι πόροι:

2. Ηρεμία υπό πίεση

διαλογισμός στο γραφείο

Ας μην κάνουμε ζάχαρη - τα στελέχη μπορεί να είναι απαιτητικά! Τα περισσότερα στελέχη έχουν θέσεις εργασίας υψηλής πίεσης και αυτή η πίεση συχνά μεταβιβάζεται σε εσάς.

Όχι κάθε μέρα θα είναι ένα τρυπάνι πυρκαγιάς, αλλά είναι σημαντικό να μπορείτε να λειτουργείτε υπό συνθήκες υψηλής πίεσης που αναμφίβολα θα έρθουν στο δρόμο σας.

Επιστρέφοντας στο προηγούμενο παράδειγμά μου, υπήρχε κάτι εκτός από την επινοητικότητα που βοήθησε την EA στην ιστορία μου να σπάσει αυτά τα εισιτήρια Laker - αυτή τη βαθιά ανάσα που πήρε.

Έμεινε ήρεμη υπό την πίεση μιας δύσκολης εργασίας με μια αυστηρή προθεσμία. Ήταν σε αυτήν την κατάσταση στο παρελθόν και ήξερε ότι αν ηρεμούσε το μυαλό της και εστίαζε σε αυτό που μπορούσε να ελέγξει - την προσπάθειά της - θα μπορούσε να κάνει κάτι να συμβεί.

Εδώ είναι μερικοί πόροι για να σας βοηθήσει να παραμείνετε ήρεμοι όταν τα πράγματα γίνονται λίγο τρελά.

3. Σκύλος επινοητικότητα

Λήψη σημειώσεων στο σημειωματάριο στο γραφείο

Ως EA, πόσες φορές σας ζητήθηκε να κάνετε το αδύνατο;

Ένας καλός Βοηθός γνωρίζει ότι η πραγματοποίηση του αδύνατου δυνατού έρχεται με την περιοχή. Για να το κάνετε αυτό, χρειάζεστε άχρηστη επινοητικότητα και αποφασισθείτε να κάνετε τα πάντα.

Ένα από τα πιο εντυπωσιακά επιτεύγματα EA που έχω δει ποτέ ήταν μερικά χρόνια πίσω σε μια εταιρεία τεχνολογίας LA. Ένας από τους Exec Assistants εκεί έλαβε ένα αίτημα από το αφεντικό της περίπου στις 10 π.μ. την Παρασκευή:

«Γεια, διασκεδάζω έναν VIP επενδυτή απόψε», της είπε καθώς περνούσε το γραφείο της. «Χρειάζομαι δύο θέσεις στο γήπεδο για το παιχνίδι Laker απόψε».

Το θέμα είναι ότι τα καθίσματα Laker δίπλα στο γήπεδο είναι αρκετά δύσκολο να βρεθούν υπό κανονικές συνθήκες. Αλλά αυτές δεν ήταν κανονικές περιστάσεις. Αυτά ήταν τα πλέι-οφ. Ήταν το πιο καυτό εισιτήριο στην πόλη.

Δεν θα ξεχάσω ποτέ τι έκανε αφού το αφεντικό της μπήκε στο γραφείο του αφού πέταξε τόσο άνετα αυτήν την βόμβα πάνω της -

Σταμάτησε, πήρε μια βαθιά ανάσα και αμέσως πήγε στη δουλειά. Έβγαλε ιστότοπους εισιτηρίων, που ονομάστηκαν μεσίτες εισιτηρίων, κυνηγούσε ψευδείς οδηγούς στο Craigslist. Όταν αυτό δεν λειτούργησε, πήρε το τηλέφωνο και έπιασε το δίκτυο άλλων EA, εξαργύρωσε μακροχρόνιες εύνοιες και διαπραγματεύτηκε για εύνοιες.

Για να είμαι ειλικρινής, ακόμα δεν ξέρω ακριβώς πώς το έκανε. Αυτό που ξέρω είναι ότι είδα το αφεντικό της και τον VIP επισκέπτη του στην τηλεόραση εκείνο το βράδυ, καθισμένος στο περιθώριο και πηγαίνοντας τρελοί κάθε φορά που ο Kobe (RIP) στραγγιζόταν τρεις.

Επαγγελματική συμβουλή: Ένας καλός βοηθός γνωρίζει ότι η πραγματοποίηση του αδύνατου δυνατού έρχεται μαζί με την περιοχή. Για να το κάνετε αυτό, χρειάζεστε άκαμπτη επινοητικότητα και αποφασιστικότητα για να τελειώσετε - και οι δύο ποιότητες όπως ένα δωρεάν ενημερωτικό δελτίο Το Assist , μπορεί να σας βοηθήσει να εμβαθύνετε και να αναπτύξετε. ( Εγγραφείτε εδώ )

4. Τεχνολογία

γκρι-κλίμακας-iphone

Ακολουθεί ένα ακόμη καπέλο για να προσθέσετε στη μεγάλη λίστα που πρέπει να φορά ο μέσος όρος EA - προσωπικός επαγγελματίας πληροφορικής.

Εκτός από τα συνηθισμένα επαγγελματικά εργαλεία όπως το Microsoft Office ή το G-suite της Google, η σημερινή EA πρέπει να είναι ικανή στα μυριάδες συστήματα, τις εφαρμογές και τις προσθήκες που χρησιμοποιούν τα στελέχη για να κάνουν τη δουλειά τους. Αυτό μπορεί να σημαίνει μια καλή γνώση των Slack, Calend.ly, Evernote, Hootsuite, Salesforce και Zuora, για να αναφέρουμε μόνο μερικά.

Δεν πρόκειται μόνο για να αποκτήσετε μια βασική κατανόηση για να την κολλήσετε στο δικό σας ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟ . Αν αφιερώσετε χρόνο για να χρησιμοποιήσετε πλήρως αυτά τα εργαλεία θα βοηθήσετε στη συνολική παραγωγικότητά σας και μπορεί να διαβεβαιώσει το στέλεχος σας ότι είστε έτοιμοι για οποιοδήποτε εργαλείο που έρχεται πέρα ​​από το δρόμο σας.

Όταν τα πράγματα πηγαίνουν πλαγίως τεχνολογικά, μια EA σπάνια έχει χρόνο να περιμένει την πληροφορική να διορθώσει τα πράγματα. Η ικανότητα αντιμετώπισης προβλημάτων για το αφεντικό σας είναι μια δεξιότητα που πρέπει να έχετε. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα σε περιβάλλοντα εκκίνησης, όπου ένα EA μπορεί να είναι το πιο κοντινό πράγμα σε έναν ειδικό πληροφορικής που διαθέτει η εταιρεία.

5. Σκέψη με μεγάλη εικόνα

γυναίκα να στέκεται έξω από το ψηλό κτίριο

Οι καλύτεροι EA γίνονται αξιόπιστοι εμπιστευτικοί και συμβουλευτικοί για τα στελέχη τους.

Θυμηθείτε, έχετε μια προοπτική που έχουν πολύ λίγοι στην εταιρεία. Αλληλεπιδράτε με υπαλλήλους σε όλα τα επίπεδα και πιθανώς εργάζεστε με τόνους τμημάτων.

Αλλά για να παίξετε το ρόλο του ηχητικού συμβουλίου για το αφεντικό σας, πρέπει πρώτα να έχετε μια σταθερή κατανόηση της επιχείρησής σας, ώστε να θέσετε πιο λεπτομερείς ερωτήσεις στο ευρύτερο πλαίσιο των στόχων της εταιρείας σας.

Εάν δεν είστε αρκετά σίγουροι για την κατανόησή σας για τα μέσα και έξω από την εταιρεία σας και τους ανταγωνιστές σας, υπάρχει ένας διασκεδαστικός και εύκολος τρόπος για να φτάσετε γρήγορα στην ταχύτητα. Μεσημεριανό!

Κάντε μια ημερομηνία μεσημεριανού γεύματος κάθε εβδομάδα με κάποιον σε διαφορετικό τμήμα με τον ρητό σκοπό να γνωρίσετε περισσότερα για το τι κάνουν και πώς συμβάλλει η ομάδα του στη μεγαλύτερη αποστολή της εταιρείας.

Πραγματικά σκάψτε. Κάντε ερωτήσεις όπως, ποιες ήταν οι μεγαλύτερες νίκες της ομάδας σας; Μεγαλύτερες προκλήσεις; Ποιοι από τους ανταγωνιστές μας σας παρακολουθούν τη νύχτα; Εάν είχατε ένα μαγικό ραβδί, τι θα άλλαζες για την εταιρεία μια μέρα στην άλλη; Η βιομηχανία?

δραστηριότητες παγοθραυστικών για ενήλικες

Μετά τη συνομιλία σας, γράψτε τα δύο ή τρία μεγαλύτερα πράγματα από τη συνομιλία σας. Φυλάξτε τα σε ένα υπολογιστικό φύλλο για εύκολη αναφορά.

Όχι μόνο αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να δικτυωθείτε εντός της εταιρείας σας, αλλά πριν από πολύ καιρό θα έχετε δημιουργήσει τις βασικές γνώσεις που χρειάζεστε για να παρέχετε πολύτιμες πληροφορίες στο αφεντικό σας.

6. Αδίστακτη προτεραιότητα

δημιουργία λίστας ελέγχου

Επιστροφή στην ιδέα της EA ως «φύλακας».

Αν και σίγουρα πιστεύω ότι αυτή η ετικέτα είναι υπερβολική απλοποίηση, ισχύει αληθινά με έναν θεμελιώδη τρόπο - οι rockstar EAs βοηθούν τα αφεντικά τους να περιορίσουν τις περισπασμούς και να επικεντρωθούν μόνο στα πιο πιεστικά ζητήματα και τις δραστηριότητες με υψηλότερη μόχλευση.

Με πιο απλούς όρους, οι EA πρέπει να βοηθήσουν τα αφεντικά τους να δώσουν προτεραιότητα και πρέπει να είναι απολύτως ανελέητα για αυτό.

Χρειάζεται ορθή κρίση από την πλευρά σας για να καταλάβετε τι χρειάζεται προσοχή και τι πρέπει να κλείσετε. Αλλά δεν είναι μόνο εσείς. Η ιεράρχηση είναι κάτι στο οποίο εργάζεστε σε συνεργασία με το αφεντικό σας και είναι σίγουρα κάτι που θα βελτιωθείτε και οι δύο με την πάροδο του χρόνου.

Το κρίσιμο πρώτο βήμα είναι να είμαστε σαφείς σχετικά με τους μεγάλους στόχους. Με απλά λόγια, δεν μπορείτε να δώσετε προτεραιότητα χωρίς σαφείς στόχους για να σας βοηθήσουμε να σας καθοδηγήσει.

7. Διακριτική ευχέρεια Ironclad

άντρας προβολή γραφημάτων στο tablet

Είτε πρόκειται για νέα σχετικά με μια επερχόμενη απόκτηση, θέματα ανθρώπινου δυναμικού, οικονομικές εκθέσεις ή εμπορικά μυστικά, ανώτατα στελέχη ασχολούνται συνεχώς με ευαίσθητες πληροφορίες.

Αυτό, φυσικά, σημαίνει και οι βοηθοί τους.

Η διαφάνεια είναι μια αρετή στις επιχειρήσεις, αλλά ακόμη και οι πιο ανοιχτοί οργανισμοί ασχολούνται με προνομιακές πληροφορίες που πρέπει να αντιμετωπίζονται με ευκολία.

Η εμπιστοσύνη είναι πιθανώς ο μοναδικός μεγαλύτερος καθοριστικός παράγοντας όσον αφορά την επιτυχία στον ρόλο της EA. Ένας από τους πιο σίγουρους τρόπους για να διαβρώσετε την εμπιστοσύνη ανάμεσα σε εσάς και το αφεντικό σας είναι να είστε απρόσεκτοι με ευαίσθητες πληροφορίες. Το κουτσομπολιό, η προσθήκη καυσίμων στις φήμες γραφείων ή η δημοσίευση σχετικών με ιδιωτικές εταιρίες σε δημόσια φόρουμ όπως τα κοινωνικά μέσα δεν είναι ποτέ εντάξει.

Φυσικά, συμβαίνουν λάθη. Ένα απόσπασμα της γλώσσας ή ένα λάθος email μπορεί να έχει το ίδιο αποτέλεσμα με ένα δημόσιο Tweet σχετικά με τις επερχόμενες απολύσεις της εταιρείας σας.

Το καλύτερο που πρέπει να κάνετε είναι να το αποκτήσετε. Αφήστε το αφεντικό σας να γνωρίζει την κατάσταση και συνεργαστείτε για να διορθώσετε την κατάσταση.

8. Άψογη οργάνωση

σημειωματάριο με διαγράμματα με στυλό στο γραφείο

Αυτό μπορεί να είναι αυτονόητο, αλλά ο οργανισμός είναι απόλυτος απαραίτητος για τους Εκτελεστικούς Βοηθούς. Ο ρόλος της EA είναι ένας γρήγορος και συνεχώς μεταβαλλόμενος ρόλος, οπότε δεν μπορείτε να χάνετε πολύτιμα δευτερόλεπτα ως οργανωμένοι. Στην πραγματικότητα, ένα καλό EA αναπτύσσει οργανωτικά συστήματα και βελτιώνει τις ακατάστατες διαδικασίες κληρονομιάς.

Εάν το παιχνίδι του οργανισμού σας μπορεί να χρησιμοποιήσει κάποια βελτίωση, ρίξτε μια ματιά Δευτέρα.com (το αγαπημένο μας) ως λύση!

9. Στρατηγική πολλαπλών εργασιών

άντρας με τέσσερα χέρια πολλαπλών εργασιών

Ναι, ξέρουμε, το multi-tasking είναι ένας μύθος. Οι εγκέφαλοί μας δεν έχουν φτιαχτεί για να χειρίζονται περισσότερες από μία πολύπλοκες εργασίες κάθε φορά.

Ωστόσο, καθώς έχουμε ακούσει ξανά και ξανά από Εκτελεστικούς Βοηθούς, κάποιος βαθμός πολλαπλών εργασιών είναι απαραίτητος για τον ρόλο.

Το κόλπο είναι να συνδυάσετε απλούστερες εργασίες, όπως απάντηση σε email ή κράτηση ταξιδιού. Εάν είστε σε αναμονή, γιατί να μην κάνετε γρήγορη κατάθεση ή εισαγωγή δεδομένων;

Ορίστε οπωσδήποτε τις εργασίες σας με έντονη εστίαση και χτυπήστε τις μία προς μία. Αλλά όταν μπορείτε, συνδυάστε τις πιο απρόσεκτες δραστηριότητες μαζί για να μεγιστοποιήσετε το χρόνο σας.

Πώς αλλιώς μπορείτε να κάνετε περισσότερα στο ίδιο χρονικό διάστημα; Συγκεντρώνω.

Αφού δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες σας, δώστε τους το 100% της προσοχής σας, ακόμα κι αν οι σκέψεις σας προσπαθούν να περιπλανηθούν σε όλες τις υποχρεώσεις που πρέπει να αντιμετωπίσετε στη συνέχεια. Πολλοί καθηγητές ορκίζονται από το Τεχνική ντομάτα για να περάσουν από τις λίστες υποχρεώσεων.

Απλώς επιλέξτε μια εργασία, ορίστε ένα χρονόμετρο για περίπου 25 λεπτά και εστιάστε μόνο σε αυτήν την εργασία έως ότου τελειώσει ο χρονοδιακόπτης. Στη συνέχεια κάντε ένα διάλειμμα και επαναλάβετε. Οι μικρές αυξήσεις καθιστούν την εστιασμένη προσοχή πιο προσιτή.

10. Υπερφυσική πρόβλεψη

δύο άτομα συζητούν σημειώσεις σε μια συνάντηση

Πραγματικά υπέροχα EA παίζουν σκάκι και όχι πούλια.

Για να ευδοκιμήσετε πραγματικά στο ρόλο, πρέπει να είστε σε θέση να δείτε δέκα κινήσεις μπροστά και να προβλέψετε ζητήματα προτού γίνουν πλήρη προβλήματα.

Αυτό παίζει με δύο τρόπους. Το πρώτο είναι αυτό που αποκαλώ «κατάσταση πρόβλεψης». Τότε βλέπετε τα στοιχεία ενός δυνητικού προβλήματος να ενώνονται και εργάζεστε προληπτικά για να αποτρέψετε την ανάπτυξή τους.

Το δεύτερο είναι «προσωπική αναμονή» και αφορά τη γνώση των προτιμήσεων και των ιδιοσυγκρασιών που είναι μοναδικές για το αφεντικό σας.

Για παράδειγμα, εάν η εμπειρία σας σας έχει διδάξει ότι το αφεντικό σας είναι πιο έντονο τις πρωινές ώρες από ό, τι μετά το μεσημεριανό γεύμα, προγραμματίστε αυτήν τη δύσκολη συνάντηση το πρωί και όχι το απόγευμα.

Και στις δύο περιπτώσεις, η πρόβλεψη προβλημάτων και η ανατροπή μπορεί να σας σώσει αμέτρητους πονοκεφάλους στο δρόμο και να επιτρέψετε σε εσάς και το αφεντικό σας να εστιάσετε στα σημαντικά πράγματα.

(- Γίνετε ήρωας του αφεντικού σας: πάρτε τα χέρια σας Το Assist - το # 1 δωρεάν εβδομαδιαίο ενημερωτικό δελτίο που δημιουργείται για βοηθούς από βοηθούς.)

11. Συναισθηματική νοημοσύνη

δύο γυναίκες και ένας άντρας σε μια συνάντηση

Οι EA ασχολούνται με ανθρώπους - πολλά από αυτά. Εσωτερικά, αλληλεπιδράτε με υπαλλήλους σε κάθε επίπεδο εντός του οργανισμού, από συνεισφέροντες σε επίπεδο εισόδου έως διαχειριστές, μέχρι το c-suite.

Εξωτερικά, ισχύει το ίδιο. Σε μια μέρα, μπορεί να ασχοληθείτε με στελέχη άλλων εταιρειών, επενδυτές και μέλη του διοικητικού συμβουλίου, προμηθευτές που αγωνίζονται για την επιχείρηση της εταιρείας σας ή δημοσιογράφους που προσπαθούν να κάνουν το αφεντικό σας να πει κάτι στο αρχείο.

Οι δεξιότητες των ανθρώπων είναι απαραίτητη, και ένα μεγάλο μέρος αυτού είναι η ανάγνωση των συναισθηματικών ενδείξεων και της γλώσσας του σώματος. Κάτι τέτοιο μπορεί να είναι η διαφορά μεταξύ διάχυσης μιας γεμάτης κατάστασης ή ρίψης του αφεντικού σας στα λιοντάρια (κάτι που σίγουρα δεν θα εκτιμήσει).

Ολοκλήρωση παραγγελίας Οι 10 εντολές συναισθηματικής νοημοσύνης της Inc για να μάθετε για άλλα πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να χτίσετε τις δεξιότητές σας.

12. Επικοινωνία σε επίπεδο εμπειρογνωμόνων (και μια τάση για πραγματική συζήτηση)

γυναίκα παρουσίαση σε συνάντηση

Για τους ίδιους λόγους, οι δεξιότητες επικοινωνίας αποτελούν τεράστιο μέρος της εξίσωσης EA. Ο Εκτελεστικός Βοηθός είναι σαν εκπρόσωπος του στελέχους του. Σε πολλές περιπτώσεις, τα λόγια σας αντιμετωπίζονται σαν να είναι τα αφεντικά του αφεντικού σας, οπότε τα γυαλιστερά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η σωστή εθιμοτυπία του τηλεφώνου είναι απαραίτητη. Πρέπει επίσης να είστε σε θέση επικοινωνούν στρατηγική με σαφήνεια και ακρίβεια, καθώς και πειστική από καιρό σε καιρό.

Πολλοί EA αναλαμβάνουν επίσης de-facto εσωτερικούς ρόλους επικοινωνίας, συντάσσοντας εσωτερικά email για λογαριασμό του αφεντικού τους. Αυτά τα email μπορούν να φτάσουν σε ολόκληρα τμήματα - ακόμη και σε ολόκληρες εταιρείες - έτσι οι κορυφαίες δεξιότητες γραφής είναι ένα τεράστιο πλεονέκτημα.

Πέρα από αυτό, η επικοινωνία είναι θεμελιώδης. Οι περισσότερες από τις δεξιότητες που αναφέρονται σε αυτό το άρθρο απλά δεν είναι δυνατές χωρίς καλή επικοινωνία.

Εδώ είναι κάτι άλλο που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν πρόκειται για επικοινωνία - ένας καλός EA ξέρει ότι η πραγματική συζήτηση κυριαρχεί.

Θυμηθείτε, οι εκτελεστές θέλουν να είναι σε θέση να αναπηδήσουν τις ιδέες σας ή να μετρήσουν την αντίδρασή σας στις προτεινόμενες λύσεις. Αλλά αυτό λειτουργεί μόνο αν παραμείνετε πιστοί στην πραγματική σας άποψη.

Το αφεντικό σας δεν θέλει ναι-άντρα ή ναι-γυναίκα. Θέλει (και χρειάζεται) να ακούσει τι πραγματικά πιστεύετε.

Επομένως, κρατήστε το πραγματικό. Τα στελέχη μπορούν να ζήσουν σε μια φούσκα. Εναπόκειται σε εσάς να ελέγχετε την πραγματικότητά τους από καιρό σε καιρό.

13. Ταχύτητα και αποφασιστικότητα

άνδρας και γυναίκα συνάντηση με φορητό υπολογιστή

Δεν υπάρχει χρόνος για αμφισβήτηση στον γρήγορο κόσμο του Εκτελεστικού Βοηθού. Ένας καλός EA συνοψίζει την κατάσταση, συγκεντρώνει τις απαραίτητες πληροφορίες, κάνει τις σωστές ερωτήσεις και, στη συνέχεια, το πιο σημαντικό, ενεργεί.

Είναι αλήθεια ότι σπάνια θα έχετε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε. Αλλά είναι καλύτερο να ενεργήσετε γρήγορα και με αυτοπεποίθηση και να προχωρήσετε τα πράγματα αντί να περιμένετε για περαιτέρω σαφήνεια, ή χειρότερα, άδεια.

Γράφοντας για τη μούσα, περιγράφει ο προπονητής αποφάσεων Nell McShane Wulfhart 4 βήματα που βοηθούν τον καθένα να πάρει ταχύτερες, εξυπνότερες αποφάσεις . Δείτε τι λέει ο Wulfhart ότι πρέπει να κάνετε όταν λαμβάνετε μια σημαντική απόφαση:

'Ξεκαθαρίστε τι πραγματικά θέλετε.'

'Μην επιλέγετε κάτι μόνο και μόνο επειδή πρέπει'.

«Θυμηθείτε ότι το να κάνεις κάτι ατού δεν κάνει τίποτα».

'Πρακτική να είναι αποφασιστική.'

Διαβάστε το πλήρης ανάρτηση εδώ.

14. Παχύ δέρμα και αίσθηση του χιούμορ

γυναίκα στο tablet στο γραφείο

Εδώ είναι το πράγμα. Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι έχετε μια σημαντική δουλειά, όπως και το στέλεχος με το οποίο εργάζεστε τόσο στενά μέρα με τη μέρα. Μπορεί να έχετε πολλές αποφάσεις, που επηρεάζουν το μέλλον της εταιρείας σας και τα προς το ζην των ατόμων με τα οποία εργάζεστε.

Αλλά στο τέλος της ημέρας, οι πιθανότητες είναι ότι οι περισσότερες αποφάσεις δεν θα είναι ζωή ή θάνατος. Είναι σημαντικό να κρατάτε τα πράγματα σε προοπτική και να είστε σε θέση να γελάτε με τον εαυτό σας (και το αφεντικό σας) κάθε φορά.

Η ικανότητα κύλισης με τις γροθιές, η επαναφορά μετά από μια κακή μέρα και η διατήρηση των πραγμάτων σε προοπτική είναι όλα απαραίτητα για να γίνεις δολοφόνος EA.

15. Δικτύωση

καθαρισμός

Θυμάστε το EA που σημείωσε αδύνατο να βρει εισιτήρια Lakers; Άγγιξε το σταθερό της δίκτυο για να κάνει μαγεία. Χωρίς υποστήριξη, συμβουλές και επιπλέον συνδέσεις, η EA μπορεί να μην ήταν τόσο επιτυχημένη. μπορεί κανείς να πετύχει τόσο πολύ ζητώντας εύνοιες στο Craigslist. Όταν τα καθήκοντα αυξάνονται σε θρυλικές αναλογίες, χρειάζεται ένα χωριό για την επίτευξή τους.

Για τη δημιουργία και τη διατήρηση ενός ισχυρού δικτύου υποστήριξης, οι EA πρέπει να καλλιεργήσουν εκπληκτικές δεξιότητες δικτύωσης.

Ακολουθούν μερικές από τις αγαπημένες μας συμβουλές και κόλπα δικτύωσης:

  • Συμμετοχή σε όσα περισσότερα Facebook και διαδικτυακές ομάδες όπως μπορείτε. Αυτά αποτελούν τέλειους χώρους για γρήγορη λήψη απαντήσεων σε δύσκολες ερωτήσεις.
  • Χρήση Συναντώ για να δημιουργήσετε τη δική σας ομάδα υποστήριξης EA που συγκεντρώνεται κάθε εβδομάδα.
  • Εάν συχνά επικοινωνείτε με οποιοδήποτε EA σε άλλες εταιρείες, στείλτε τα LinkedIn αιτήματα σύνδεσης και να τους προσκαλέσετε σε απλές ημερομηνίες καφέ.
  • Πληρώστε το προς τα εμπρός. Εάν περιηγείστε σε έναν διαδικτυακό πίνακα ή παρακολουθείτε μια εκδήλωση και ακούτε κάποιον άλλο ΕΑ που έχει ανάγκη, προσφέρετε τις υπηρεσίες σας αμέσως. Εάν θέλετε ποτέ να λάβετε υποστήριξη, φροντίστε να την παρέχετε γενναιόδωρα.
  • Ξεκινήστε ένα εξειδικευμένο ιστολόγιο. Η δημιουργία εξαιρετικά συγκεκριμένου περιεχομένου που μιλάει σε άλλους EA είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να δημιουργήσετε ένα δίκτυο ομοειδών επαγγελματιών.

16. Διαπραγματευτικές δεξιότητες

δικτύωση

Θέλετε να μάθετε τι άλλο έκανε η EA που σκόραρε τα εισιτήρια Lakers που ήταν αδύνατο να βρεθούν; Χρησιμοποίησε τις διαπραγματευτικές ικανότητες για να πάρει τα εισιτήρια που Ολοι καταζητούμενος.

Τόσο μια τέχνη όσο και μια επιστήμη, η διαπραγμάτευση μυστικοποιεί πολλούς. Φαίνεται ότι μερικοί άνθρωποι γεννιούνται με ένα συγκεκριμένο δεν ξέρω τι που εμπνέει τους άλλους να κάνουν τις προσφορές τους, και ίσως ήταν. Αλλά περισσότερο από πιθανό, αυτοί οι άνθρωποι καλλιέργησαν τις εντυπωσιακές διαπραγματευτικές τους ικανότητες. Μπορείτε επίσης.

Το Πανεπιστήμιο Santa Clara διαθέτει μια φανταστική σελίδα πόρων ανάπτυξη δεξιοτήτων διαπραγμάτευσης . Ακολουθούν ορισμένες βασικές επιλογές:

      • Εξασκηθείτε στις διαπραγματεύσεις συχνά, ειδικά όταν τίποτα δεν διακυβεύεται. Προσφέρει το Πρόγραμμα του Harvard Law School για Διαπραγματευτική Διδασκαλία Διαπραγματευτικών Πόρων εκατοντάδες προσομοιώσεις για να συνεχίσετε την πρακτική σας.
      • Βάλτε τον εαυτό σας στα παπούτσια του άλλου ατόμου. Πώς βλέπουν την κατάσταση;
      • Εξετάστε το μοχλό και στις δύο πλευρές. Έχετε ομοιόμορφο τραμπάλα ή μήπως στρέφεται προς τη μία πλευρά; Πώς μπορείτε να το στρέψετε προς την πλευρά σας;
      • Πετάξτε μια νοοτροπία «νίκη» ή «χάστε». Μετά από μια καλή διαπραγμάτευση, όλοι πρέπει να φύγουν με κάτι.

17. Δεξιότητες Analytics

δικτύωση

Στην εισαγωγή, αναφέραμε ότι οι ρόλοι της EA αυξάνονται σταθερά πιο στρατηγικά. Συνεχίστε με τις μεταβαλλόμενες προσδοκίες και αυξήστε την ικανότητά σας να σκέφτεστε στρατηγικά δημιουργώντας αναλυτικές δεξιότητες.

Μπορείτε να αξιοποιήσετε μια ισχυρή αναλυτική ικανότητα σε οποιαδήποτε κατάσταση, από το χειρισμό δύσκολων κοινωνικών σεναρίων έως τη λήψη εκτεταμένων αποφάσεων για τον προϋπολογισμό της εταιρείας. Αυτές οι δεξιότητες μετατρέπουν τους σταθερούς υπαλλήλους σε απαραίτητους κριτικούς στοχαστές που φαίνεται πάντα να έχουν τις απαντήσεις.

Για να οικοδομήσουμε περισσότερες αναλυτικές δεξιότητες σκέψης, το προτείνουν εμπειρογνώμονες εκπαίδευσης στο Udemy, μια διαδικτυακή πλατφόρμα μάθησης μια ποικιλία απλών βημάτων. Εδώ είναι μερικά προσαρμοσμένα takeaways:

  • Οπτικοποιήστε τις υποθετικές σας ενέργειες και επεκτείνετε τις δεξιότητες σκέψης σας σκέψη πειράματα . Όταν μια πραγματική κατάσταση ξεφυτρώνει, θα είστε έτοιμοι να την αντιμετωπίσετε με τις ακονισμένες ικανότητες συλλογιστικής σας.
  • Αξιολογήστε τον κόσμο μέσω ενός λογικού φακού. Όταν ακούτε μια δήλωση ή διαβάζετε ένα κομμάτι ειδήσεων, σκεφτείτε εάν θα μπορούσε να αποδειχθεί ή όχι. Αυτή η πρακτική βοηθά στις στρατηγικές αποφάσεις και εκπαιδεύει τον εγκέφαλό σας να συμπληρώνει τις αποφάσεις και τις ιδέες σας με αποδεικτικά στοιχεία.
  • Ερώτηση των αριθμών. Τα γεγονότα, οι αριθμοί και τα στατιστικά στοιχεία είναι τόσο καλά όσο οι μέθοδοι συλλογής τους. Δεδομένου ότι πολλά στελέχη θέλουν αριθμούς για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των αποφάσεων, είναι σημαντικό οι EA να γνωρίζουν πώς να αμφισβητούν πηγές. Για παράδειγμα, εάν μια αναφορά από μια πρόσφατη έρευνα δείχνει ότι οι περισσότεροι υπάλληλοι θα ήταν πιο ευτυχισμένοι αν είχαν δωρεάν καφέ, θα μπορούσατε να ρωτήσετε για το μέγεθος του δείγματος. Οι αριθμοί μπορεί να φαίνονται σημαντικοί, αλλά αν μόνο 20 άτομα από μια εταιρεία 500 ατόμων έλαβαν μέρος στην έρευνα, τότε τα αποτελέσματα ενδέχεται να μην λένε μια τελική ιστορία.

Οι άνθρωποι υποβάλλουν επίσης αυτές τις ερωτήσεις σχετικά με τις δεξιότητες εκτελεστικού βοηθού

Ε: Τι κάνει ένας εκτελεστικός βοηθός το 2021;

  • Α: Η λειτουργία EA έχει μετατραπεί από έναν υποστηρικτικό ρόλο σε περισσότερο στρατηγικό εταίρο. Τα σημερινά στελέχη στηρίζονται στους βοηθούς τους όχι μόνο για βοήθεια διαχειριστή, αλλά και για συμβουλές, τεχνική εμπειρογνωμοσύνη και κριτική ανάλυση. Οι EA αναμένεται να ασχοληθούν με πράγματα τόσο ευρεία και ποικίλα όσο η διαχείριση έργων, ο προγραμματισμός εκδηλώσεων και οι εσωτερικές επικοινωνίες. Το Dcbeacon έχει πάρει συνέντευξη από 1.000 του EA για να σας φέρει στην κορυφή 17 Εκτελεστικές δεξιότητες βοηθού το 2021 !

Ε: Πώς μπορώ να βελτιωθώ ως εκτελεστικός βοηθός;

Ε: Ποιες είναι οι πιο σημαντικές δεξιότητες για να μάθεις ως εκτελεστικός βοηθός;

(- Ολοκληρώστε περισσότερα Το Assist - το # 1 δωρεάν εβδομαδιαίο ενημερωτικό δελτίο που δημιουργείται για βοηθούς από βοηθούς.)

Τι γίνεται με εσάς; Ποια είναι η μοναδική ικανότητα που ήταν η πιο υπεύθυνη για την επιτυχία σας;

Ιδέες δώρων επέτειο εργασίας 10 ετών

Κάτι που χάσαμε; Απενεργοποιήστε τα παρακάτω σχόλια.