Ο 2021 Surest Οδηγός για την οργάνωση ενός συστήματος αρχειοθέτησης του Office

Γεια σε μια νέα δεκαετία και αντίο στη σύγχυση παλαιών και ξεπερασμένων συστημάτων αρχειοθέτησης γραφείων. Δεδομένου ότι έχει γίνει ευκολότερο να βρείτε τον καλύτερο τρόπο για να οργανώσετε αρχεία χαρτιού και να ενσωματώσετε νέα τεχνολογία αρχειοθέτησης στην εργασία, είναι τώρα η ιδανική στιγμή για να οργανωθείτε!

Έχουμε καθορίσει ορισμένα σημαντικά βήματα για κάθε επιχείρηση μεγέθους που προσπαθεί να ενσωματώσει ένα σύστημα αρχειοθέτησης γραφείων. Από τη διαχείριση αρχείων υπολογιστή έως τις εύκολες παραβιάσεις γραφείων, καλώς ήλθατε στον οδηγό μετάβασης στο γραφείο.



πώς να οργανώσετε-γραφείο-αρχειοθέτηση-σύστημα

Η προοπτική εκκίνησης, οργάνωσης ή καθαρισμού ενός συστήματος αρχειοθέτησης γραφείων έχει τη δύναμη να κάνει ακόμη και τον πιο γενναίο ανάμεσά μας να κρύβεται πίσω από μια λίστα άλλων, πιο σημαντικών, «to-dos». Δεν χρειάζεται πλέον να κρύβεις! Αυτές οι συμβουλές που έχουν δοκιμαστεί από το πεδίο θα σας βοηθήσουν να λάβετε - και να διατηρήσετε - το σύστημα αρχειοθέτησης του γραφείου σας σε ακριβή κατάσταση λειτουργίας.

Πολλές από αυτές τις συμβουλές προήλθαν κατευθείαν από την ομάδα Facebook Office Managers! Δείτε τι ψήγματα σοφίας έχει να προσφέρει η κοινότητά μας και μεταβείτε στη συζήτηση. Γίνετε μέλος της ομάδας εδώ.



Συμβουλές αρχειοθέτησης γραφείου Γρήγορη αναζήτηση:

Κωδικός χρώματος

Οι άνθρωποι έχουν χρωματική κωδικοποίηση από τη γραφειοκρατία γραφείου - και τα συστήματα αρχειοθέτησης γραφείων για να το οργανώσουν - έγινε γεγονός πριν από δεκαετίες. Η δοκιμασμένη και αληθινή τεχνική χρωματικής κωδικοποίησης δεν αποτυγχάνει ποτέ και είναι σχετικά γρήγορη και εύκολη, ακόμα κι αν έχετε ένα ιδιαίτερα περίπλοκο σύστημα αρχειοθέτησης. Η έγχρωμη κωδικοποίηση θα σας εμπνεύσει να ταξινομήσετε αρχεία σε λογικές κατηγορίες, να βρείτε γρήγορα αρχεία και να προσθέσετε κάποια διασκέδαση στη διαδικασία αρχειοθέτησης.

Αυτή η οργανωτική τεχνική είναι ο τέλειος τρόπος για να μετατρέψετε σωρούς χαρτιού σε κανονικά πακέτα που είναι προβλέψιμα με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Το καλύτερο από όλα, η έγχρωμη κωδικοποίηση λειτουργεί τόσο σε φυσικά όσο και σε ψηφιακά αρχεία και αν χρειαστεί να οργανώσετε και τους δύο τύπους αρχείων, μπορείτε εύκολα να χρησιμοποιήσετε το ίδιο σύστημα χρωματικής κωδικοποίησης για καθένα.



Πως να:

  • Ρίξτε μια ματιά σε όλα τα αρχεία που χρειάζεστε για να οργανώσετε και να δημιουργήσετε μερικές οργανωτικές κατηγορίες. (Μπορεί να χρειαστούν μερικά περάσματα για να αναγνωρίσετε πραγματικά τα μοτίβα και να περιγράψετε τις κατηγορίες σας.)
  • Εκχωρήστε σε κάθε κατηγορία ένα χρώμα. (Ορισμένες κατηγορίες περιλαμβάνουν οικονομικούς, ανθρώπινους πόρους, συμβάσεις και διευκολύνσεις.)

Ελέγξτε τις κατηγορίες με τις ομάδες και τα στελέχη σας. Ο συντονισμός χρωμάτων δεν θα λειτουργήσει εάν κανείς δεν καταλαβαίνει τις κατηγορίες που έχετε επιλέξει.

  • Συγκεντρώστε υλικά για χρωματική κωδικοποίηση. (Αυτοί μπορεί να είναι έγχρωμοι φάκελοι για τοποθέτηση σε ένα ράφι ή απλά κομμάτια από πολύχρωμη ταινία washi για να κολλήσουν στα συρτάρια αρχειοθέτησης.)
    • Swag.com προσφέρει τόνους οργανωτικών προϊόντων σε έντονα χρώματα που είναι ιδανικά για κωδικοποίηση χρωμάτων.Αυτές οι επιλογές έχουν αντίκτυπο σε άλλες επιλογές, επειδή μπορείτε να τις εκτυπώσετε με το λογότυπο της εταιρείας σας ή άλλα σχέδια.
    • Ρίξτε μια ματιά σε αυτά τα προσαρμόσιμα είδη γραφείου:

Pop-Desk-Tray-SnckNation-Λογότυπο

  • Κάντε την χρωματική κωδικοποίηση! Ταξινομήστε τα αρχεία σας σε κατηγορίες με χρωματική κωδικοποίηση και νιώστε το οργανωτικό zen zen με κάθε αρχείο που ρίχνετε (ή σύρετε και αποθέστε) σε ένα τακτοποιημένο, χρωματικό κωδικοποιημένο δοχείο.
  • Δημιουργήστε ένα φύλλο κανόνων γρήγορης αναφοράς για να κάνετε τη διαδικασία έγχρωμης κωδικοποίησης πιο εύκολη στον εαυτό σας (καθώς προσθέτετε νέα αρχεία) και οποιονδήποτε άλλο που θα σας βοηθήσει να οργανώσετε το σύστημα αρχειοθέτησης γραφείου στο μέλλον.

σύστημα κωδικοποίησης χρώματος

Γιατί λειτουργεί:

Η χρωματική κωδικοποίηση είναι παρόμοια με τη διαδικασία μάθησης που είναι γνωστή ως 'chunking' καθορίζεται από τον προπονητή eLearning ως «… η στρατηγική διάσπασης πληροφοριών σε κομμάτια μεγέθους δαγκώματος, ώστε ο εγκέφαλος να μπορεί να αφομοιώσει ευκολότερα νέες πληροφορίες».

Όταν χρωματίζετε ένα βουνό χαρτιού, μετατρέπετε μια τυχαία μάζα πληροφοριών σε κομμάτια που εσείς και ο εγκέφαλός σας μπορείτε εύκολα να ταξινομήσετε όταν πρέπει να βρείτε κάτι συγκεκριμένο. Εάν πρέπει να βρείτε ένα τιμολόγιο σε έναν σωρό χαρτιού, τότε μπορεί να είστε συγκλονισμένοι και να σταματήσετε, αλλά εάν πρέπει να βρείτε ένα τιμολόγιο στο νέο σας σύστημα με χρωματική κωδικοποίηση, τότε θα ξέρετε να ψάχνετε για την πράσινη σημαία που δηλώνει «Χρηματοοικονομικά έγγραφα».

Ψηφιοποιώ

Όταν ψηφιοποιείτε αρχεία, δημιουργείτε ουσιαστικά ένα σύστημα αρχείων χωρίς χαρτί. Πολλοί άνθρωποι βρίσκουν πολύ πιο εύκολο να οργανώσουν ένα ψηφιακό σύστημα αρχειοθέτησης μέσω ενός συστήματος αρχειοθέτησης χαρτιού αφού κάθε αρχείο χαρτιού μετατραπεί σε ψηφιακή μορφή. Εάν επιλέξετε να ψηφιοποιήσετε τα αρχεία σας, θα πρέπει να ξεκινήσετε με τη σάρωση και τη μετατροπή των παλαιών αρχείων σας, μια διαδικασία που μπορεί να απαιτεί χρόνο και εργασία.

Πως να:

Ιδιαίτερες ευχαριστίες για το Francisco από το δικό μας Ομάδα Facebook για την περιγραφή αυτών των δεικτών!

  • Αποφασίστε πώς να οργανώσετε τα αρχεία ψηφιακά. Θα χρησιμοποιήσετε ένα λύση λογισμικού εκτός συσκευασίας , μια μονάδα δίσκου δικτύου που διατηρείται από τη δική σας ομάδα πληροφορικής (τεχνολογία πληροφοριών) ή μια δωρεάν πλατφόρμα cloud Google Drive ;
  • Χρησιμοποιήστε μια αξιόπιστη και αποτελεσματική μηχανή σάρωσης. (Ο Φρανσίσκο χρησιμοποίησε ένα Ρίτσο μηχάνημα με δυνατότητα σάρωσης εγγράφων και αποστολής σε προκαθορισμένους φακέλους στο δίκτυο.)

Το Francisco προτείνει επίσης:

'Προσδιορίστε εάν έχετε εφεδρικό χώρο αποθήκευσης cloud για τα έγγραφά σας. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό αν χειριστείτε έγγραφα που, εάν χαθούν, θα μπορούσαν να προκαλέσουν τεράστια ζημία σε πελάτες, πελάτες ή άλλες επιχειρηματικές δραστηριότητες. '

  • Προσδιορίστε ποιος θα έχει πρόσβαση τόσο στην προσθήκη όσο και στην οργάνωση αρχείων στο σύστημά σας.
  • Αναπτύξτε μια τυποποιημένη σύμβαση ονομασίας για σαρωμένα αρχεία. Αυτό θα διευκολύνει την εύρεση και την αναζήτηση των αρχείων στο σύστημα χωρίς χαρτί.
  • Το Francisco συνιστά την προσθήκη ημερομηνιών (ή τουλάχιστον ετών) στα ονόματα των αρχείων, οπότε θα είναι ευκολότερο να γνωρίζετε πότε πρέπει να τα διαγράψετε ή να τα αρχειοθετήσετε. Το Penn Libraries έχει μια υπέροχη λίστα βέλτιστες πρακτικές ονομασίας αρχείων για να ξεκινήσετε.
  • Δημιουργήστε έναν χάρτη του μελλοντικού σας συστήματος ψηφιακής αρχειοθέτησης. Κάντε αυτό το πρότυπο όσο το δυνατόν ακριβέστερο, ώστε να μπορείτε να προβλέψετε τυχόν προβλήματα με το πρόγραμμα οργάνωσής σας. Ενημερώστε τον χάρτη όταν ολοκληρώσετε το έργο για να ενσωματώσετε τυχόν αλλαγές που κάνατε κατά τη διάρκεια της διαδικασίας. Όταν τελειώσετε, αυτός ο χάρτης θα σας βοηθήσει να βρείτε εύκολα πράγματα καθώς θα γνωρίσετε το νέο σας σύστημα.
  • Σάρωση των εγγράφων σας:
    • Χρησιμοποιήστε μια σφραγίδα ή αυτοκόλλητα για να επισημάνετε φυσικά αρχεία που έχουν ήδη σαρωθεί στο σύστημα.
    • Εάν το σύστημα ψηφιακών αρχείων σας επιτρέπει, προσθέστε λέξεις-κλειδιά σε κάθε έγγραφο για να διευκολύνετε την εύρεση αρχείων.
    • Πάρτε το χρόνο σας για να αποφύγετε λάθη. Ακόμα και ένα απλό σφάλμα θα μπορούσε μια μέρα να καταστήσει αδύνατη την εύρεση ενός αρχείου που χρειάζεστε. Η σάρωση εγγράφων στο νέο σύστημά σας είναι μια χρονοβόρα διαδικασία, αλλά θυμηθείτε: Θα τελειώσετε τελικά!

σύστημα ψηφιοποίησης-αρχειοθέτησης

Γιατί λειτουργεί:

Τα ψηφιακά συστήματα αρχειοθέτησης αυτοματοποιούν την πτυχή 'εύρεσης αρχείων' του συστήματος αρχειοθέτησης γραφείων. Αντί να ξεφυλλίζει φακέλους και στοίβες ενώ διακινδυνεύει περικοπές χαρτιού και πονοκεφάλους, ένα ψηφιακό σύστημα θα σας επιτρέψει να αναζητήσετε μερικές λέξεις-κλειδιά ή να ταξινομήσετε αρχεία σε αλφαβητική λίστα και να βρείτε εύκολα αυτό που θέλετε.

Τα ψηφιακά συστήματα διευκολύνουν επίσης την προσθήκη νέων αρχείων και μοιράζονται ακόμη και τις αρμοδιότητες αρχειοθέτησης μεταξύ ομάδων. Η εγκατάσταση απαιτεί πολλή δουλειά, αλλά ο χρόνος και το άγχος που εξοικονομείτε μετά αξίζει τον κόπο.

Ορίστε μια ημερομηνία λήξης

Αυτό μπορεί να φαίνεται σαν εξαπάτηση, αλλά ένας από τους καλύτερους τρόπους για να οργανώσετε ένα σύστημα αρχειοθέτησης γραφείων είναι να μειώσετε τα αρχεία που πρέπει να οργανώσετε. Η απομάκρυνση αρχείων από περιεχόμενο μπορεί να γίνει δύσκολη, καθώς είναι δύσκολο να προσδιοριστεί ποια αρχεία πρέπει να αποθηκευτούν και ποια αρχεία μπορούν να πεταχτούν, αλλά η απόρριψη αρχείων ανά ηλικία αποτελεί έναν ασφαλή, τυποποιημένο τρόπο για να αποφασίσετε τι μπορείτε να πετάξετε.

ασκήσεις που πρέπει να κάνετε στη δουλειά

Πως να:

  • Καθορίστε μια ηλικία 'απορρίψεων' για τα αρχεία σας - 1 έτος, 5 χρόνια, 10 χρόνια ... ό, τι φαίνεται κατάλληλο για τα αρχεία που διατηρείτε και για το είδος της επιχείρησής σας.
    • Εάν φοβάστε ότι μπορεί να χρειαστείτε ξανά τα αρχεία, απλώς μετακινήστε τα σε ένα πλαίσιο αρχειοθέτησης ή φάκελο που οργανώνεται ανά έτος. (Αυτό τουλάχιστον εμποδίζει το κύριο σύστημα αρχείων σας να μην είναι γεμάτο με ξεπερασμένα έγγραφα.)
  • Δημιουργήστε μια επαναλαμβανόμενη σύσκεψη στο ημερολόγιό σας - πιθανώς την πρώτη εβδομάδα του νέου έτους - για να κάνετε μια μαζική εκκαθάριση αρχείων.

Γιατί λειτουργεί:

Η απόρριψη παλαιών αρχείων διατηρεί το σύστημά σας καθαρό, οργανωμένο και σχετικό. Σας εξοικονομεί επίσης χρόνο διατηρώντας το σύστημα σε κατάσταση λειτουργίας και σας βοηθά να αποφύγετε φθείρων χρόνος οργάνωσης αρχείων που κανείς δεν θα χρειαστεί ξανά.

Διαίρει και βασίλευε

ομαδοποιημένο σύστημα αρχειοθέτησης

Εάν τα αρχεία που πρέπει να οργανώσετε σχετίζονται μόνο με συγκεκριμένα τμήματα, ζητήστε από ένα άτομο σε καθεμία από αυτές τις ομάδες να οργανώσει τα αρχεία του ενώ δημιουργείτε μια γενική δομή διαχείρισης αρχείων.

Πως να:

  • Δημιουργήστε μια δομή οργανισμού με βάση το τμήμα αντί να χρησιμοποιήσετε κατηγορίες που ομαδοποιούν αρχεία με βάση γενικά θέματα, όπως χρηματοδότηση ή ανθρώπινο δυναμικό.
  • Χωρίστε τα αρχεία ανάλογα.
  • Μεταφέρετε τα αρχεία σε έναν ειδικό από κάθε τμήμα, κατά προτίμηση κάποιος που γνωρίζετε έχει εκπληκτικές οργανωτικές δεξιότητες. Ζητήστε από αυτόν τον εθελοντή να οργανώσει λογικά τα αρχεία και να δημιουργήσετε ένα κλειδί για την αναφορά σας.
  • Συλλέξτε τα οργανωμένα αρχεία τμήματος και προσθέστε τα στο γενικό σας σύστημα.

Γιατί λειτουργεί:

Ζητώντας από τα άτομα που θα καταλάβουν - και πρέπει να έχουν πρόσβαση - τα αρχεία για να λάβουν μέρος στη διαδικασία οργάνωσης, διασφαλίζετε ότι το σύστημά σας θα λειτουργήσει.

Οργάνωση αρχείων στους τοίχους

Τοποθετήστε τις θήκες αρχείων ακριβώς στους τοίχους σας αντί να χρησιμοποιήσετε ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης ή ράφι.

Πως να:

  • Καθορίστε τις οργανωτικές σας κατηγορίες και καθορίστε τους τύπους εγγράφων που εμπίπτουν σε κάθε κατηγορία.
  • Τοποθετήστε ευρύχωρες βάσεις τοίχου σε έναν από τους κοινόχρηστους χώρους του γραφείου σας. (Αποκτήστε ελκυστικούς κατόχους που ταιριάζουν στην επωνυμία της εταιρείας σας για να καταστήσει αυτή την προσπάθεια διπλή ως πρωτοβουλία σχεδιασμού γραφείου.) Επισήμανση κάθε κατόχου κατά κύρια κατηγορία και, στη συνέχεια, καθορίστε τους τύπους αρχείων που πρέπει να εμφανίζονται σε κάθε ένα. Σκεφτείτε πώς μπορείτε να καταστήσετε την ετικέτα εύκολη για τους απασχολημένους υπαλλήλους να κατανοήσουν σε λίγα δευτερόλεπτα ή λιγότερο.

Ποια αρχεία πηγαίνουν εδώ;

  • Τιμολόγια
  • ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ
  • Αιτήσεις επιστροφής
    • Στείλτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους στην εταιρεία για να εξηγήσετε τη διαδικασία σας. Αντί να φέρνουν αρχεία σε εσάς, οι χρήστες μπορούν να τα προσθέσουν απευθείας στους κατόχους.
  • Καθαρίστε τα αρχεία μία φορά την εβδομάδα, εάν χρειάζεται.

σύστημα αρχειοθέτησης-στον-τοίχο

Γιατί λειτουργεί:

Τα αρχεία του Office είναι συλλογικοί πόροι, επομένως είναι λογικό ότι η οργάνωσή τους πρέπει να είναι συλλογική ευθύνη. Παρόλο που μπορεί να έχετε φιλόδοξα σχέδια για τη διατήρηση του συστήματος αρχειοθέτησης γραφείων σε άριστα οργανωμένη κατάσταση, όλα θα μπορούσαν να καταρρεύσουν εάν, και πότε, απασχοληθείτε. Αυτό το σύστημα διασφαλίζει ότι τα αρχεία παραμένουν οργανωμένα ανά κατηγορία αντί να συσσωρεύονται σε έναν τυχαίο σωρό.

εικονικές ιδέες για πάρτι γενεθλίων για ενήλικες

Οργανώστε με σημασία

Όποιος έχει πραγματοποιήσει αναζήτηση μέσω αρχείων κατανοεί την έντονη επιθυμία να βρει ακριβώς αυτό που χρειάζεστε αντί να βρείτε 100 πράγματα που δεν χρειάζεστε. Για παράδειγμα, δοκιμάστε να οργανώσετε τα αρχεία του γραφείου σας κατά σειρά σπουδαιότητας για να κάνετε την ανάκτηση εγγράφων πιο ευχάριστη για όλους.

Πως να:

  • Ερευνήστε τους υπαλλήλους και ρωτήστε ποια αρχεία γραφείου χρειάζονταν να βρουν ή να αποκτήσουν πρόσβαση καθ 'όλη τη διάρκεια του έτους. (Κάντε αυτήν την έρευνα υποχρεωτική και ζητήστε τη βοήθεια της διοίκησης για επιβολή εάν είναι απαραίτητο.)

Περιηγηθείτε στις απαντήσεις και ομαδοποιήστε τους τύπους αρχείων σε επίπεδα σύμφωνα με τις απαιτήσεις πρόσβασης. (Η πρώτη βαθμίδα θα είναι οι πέντε τύποι αρχείων με τη μεγαλύτερη πρόσβαση σύμφωνα με την έρευνά σας.)

  • Οργανώστε το σύστημά σας, ψηφιακό ή φυσικό, σύμφωνα με αυτές τις κατηγορίες. Φροντίστε επίσης να κατηγοριοποιήσετε και να επισημάνετε τα υπο-αρχεία. Για παράδειγμα, μπορείτε να επισημάνετε τα κορυφαία αρχεία σας, 'Crucial Files' και να συμπεριλάβετε ξεχωριστές ετικέτες για 'αποδείξεις', 'συμβόλαια' και 'αποτελέσματα έρευνας'.

Γιατί λειτουργεί:

Όλοι θέλουν ένα σύστημα αρχείων που φαίνεται να προβλέπει ακριβώς αυτό που ψάχνουν. Οργανώνοντας το σύστημά σας με βάση τον «κανόνα πλειοψηφίας», έχετε τις καλύτερες πιθανότητες να δημιουργήσετε ένα σύστημα αρχείων που πραγματικά προσφέρει ακριβώς αυτό που χρειάζονται οι άνθρωποι.

Σχεδιάστε να οργανώνετε σε τακτική βάση

Ακόμα και το καλύτερο σύστημα αρχειοθέτησης γραφείων δεν θα παραμείνει οργανωμένο από μόνο του. Είναι καλύτερο να το έχετε υπόψη σας και να σχεδιάσετε να κάνετε λίγη δουλειά διατηρώντας το σύστημα οργανωμένο σε εβδομαδιαία βάση. Η συμβολή μιας μικρής προσπάθειας σε επαναλαμβανόμενη βάση θα αισθάνεται πολύ λιγότερο συντριπτική από το να προσπαθούμε να καθαρίσουμε τα κακοδιαχειριζόμενα αρχεία αξίας ενός έτους ταυτόχρονα.

Πως να:

Ρυθμίστε μια επαναλαμβανόμενη υπενθύμιση ημερολογίου και θυμηθείτε να διατηρήσετε αυτήν την εργασία ιερή. Ζητήστε τη βοήθεια ορισμένων συναδέλφων για να είστε υπεύθυνοι και να κάνετε τη εβδομαδιαία εκδήλωση διασκεδαστική. (Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια ανταμοιβή για να αυξήσετε το οργανωτικό σας κίνητρο.)

οργάνωση-αρχεία-καθημερινά

Γιατί λειτουργεί:

Η διατήρηση ενός συστήματος οργανωμένου είναι πολύ πιο ρεαλιστική και διαχειρίσιμη από την οργάνωση ενός συστήματος από το μηδέν μία φορά το χρόνο.

Διαχωρίστε την τρέχουσα εργασία από την ολοκληρωμένη εργασία

Αυτή η ιδιοφυΐα συμβουλή από Εργαλεία μυαλού απλοποιεί ολόκληρο το σύστημα αρχειοθέτησης. Μπορείτε ακόμα να οργανώσετε αρχεία για ολοκληρωμένα έργα, αλλά ο διαχωρισμός τους από αρχεία που σχετίζονται με την τρέχουσα εργασία θα κάνει την εύρεση αρχείων πολύ πιο γρήγορη και πιο αποτελεσματική.

Πως να:

  • Διατηρήστε οποιαδήποτε υπάρχουσα τεχνική κατηγοριοποίησης που λειτούργησε για εσάς, αλλά προσθέστε δύο γενικές κατηγορίες: 'Ολοκληρώθηκε' και 'Σε εξέλιξη'.
  • Προσθέστε χρονικές σημάνσεις ή ετικέτες για να ομαδοποιήσετε αρχεία με ημερομηνία ολοκλήρωσης, αναμενόμενη ή πραγματική.
  • Προσθέστε τυχόν αναμενόμενες ημερομηνίες ολοκλήρωσης στο ημερολόγιό σας, ώστε να γνωρίζετε πότε είναι ώρα να μπείτε και να οργανώσετε.

Γιατί λειτουργεί:

Τα αρχεία που σχετίζονται με την εργασία που βρίσκονται σε εξέλιξη είναι λογικά αυτά που θα πρέπει να έχουν οι περισσότεροι χρήστες και η οργάνωση ενός συστήματος αρχειοθέτησης λόγω του επείγοντος και της συχνότητας πρόσβασης είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να βεβαιωθείτε ότι το σύστημα αρχειοθέτησής σας είναι απόλυτα πρακτικό εκτός από αποτελεσματικό διοργάνωσε.

Τύπος μπόνους: Βρείτε έναν τρόπο να κάνετε τη διοργάνωση του συστήματος αρχείων σας διασκεδαστική, ή τουλάχιστον εφικτή. Ίσως αυτό να περιλαμβάνει όμορφες προμήθειες οργάνωσης που θα κάνουν τη δουλειά ευχάριστη ή πρόσληψη συναδέλφου για να σας βοηθήσει, ώστε να μπορείτε να μοιράζεστε ποιοτικές συνομιλίες κατά τη διάρκεια των οργανώσεων.

Απλώς ανακαλύψτε έναν τρόπο για να κάνετε το έργο της οργάνωσης αρχείων να λειτουργεί για εσάς - αυτός είναι ο καλύτερος τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι το σημαντικό έργο της οργάνωσης αρχείων δεν θα είναι τρομακτικό.

Μπορείτε ποτέ να έχετε πάρα πολλές οργανωτικές συμβουλές; Δεν νομίζουμε! Μοιραστείτε τις συμβουλές σας παρακάτω, ώστε να μπορούμε όλοι να απολαύσουμε εξαιρετικά οργανωμένα γραφεία!

ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟ. Πολλές από αυτές τις συμβουλές προήλθαν κατευθείαν από την ομάδα Facebook Office Managers! Δείτε τι ψήγματα σοφίας έχει να προσφέρει η κοινότητά μας και μεταβείτε στη συζήτηση. Γίνετε μέλος της ομάδας εδώ.

Πόροι How-To Office