Τα 9 αναμφισβήτητα χαρακτηριστικά ενός διαχειριστή γραφείου Rockstar

liza-feature-good-office-manager

Μαθαίνοντας πώς να είστε καλός διαχειριστής γραφείου; Επιλέξτε την αγαπημένη σας συμβουλή παρακάτω!

Δεν είναι μυστικό - σε ανταγωνιστικές βιομηχανίες, οι άνθρωποι είναι το παν.



Η προσέλκυση και η διατήρηση των καλύτερων ανθρώπων μπορούν κυριολεκτικά να κάνουν ή να σπάσουν την επιχείρησή σας, και η επιτυχία εξαρτάται από τη νίκη του «πολέμου για ταλέντο».

σνακ με χαμηλή περιεκτικότητα σε φυτικές ίνες

Οι καλύτερες εταιρείες γνωρίζουν ότι για να κερδίσετε, πρέπει να δημιουργήσετε μια κουλτούρα δέσμευσης και ένα περιβάλλον όπου οι άνθρωποι θέλουν να περάσουν το χρόνο τους.

Εκεί γίνεται απαραίτητο ένας διαχειριστής γραφείου rockstar, κάποιος που μπορεί να καλλιεργήσει τον πολιτισμό που χρειάζεται η εταιρεία σας και να οδηγήσει το πλοίο στη σωστή κατεύθυνση καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει.



Μακάρι να ήταν τόσο απλό…

Ο διευθυντής γραφείου είναι μια μοναδική, απαιτητική θέση. Χρειάζεται ένα διαφορετικό σύνολο δεξιοτήτων - και ένα καταπληκτικό άτομο - για να αναπτυχθεί πραγματικά στο ρόλο.

Δωρεάν μπόνους: Λάβετε μια έκδοση PDF της έκθεσης The Office State of The Office 2018 για το 2018 . Ερευνήσαμε 572 διευθυντές γραφείου για να ανακαλύψουμε 10 τρόπους που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να πετύχετε τους στόχους σας και να ξεπεράσετε τις προκλήσεις. Επιπλέον μάθετε τι πληρώνουν άλλοι διαχειριστές γραφείου (και πώς μπορείτε να κερδίσετε περισσότερα)!



Σκεφτείτε το:

Ο διευθυντής γραφείου είναι ένας από τους λίγους ανθρώπους (εκτός ίσως από τον διευθύνοντα σύμβουλο ή το ανώτερο ανθρώπινο δυναμικό) που αλληλεπιδρά με υπαλλήλους σε κάθε επίπεδο και σε κάθε τμήμα σχεδόν κάθε μέρα.

Στο Dcbeacon, είμαστε τεράστιοι υποστηρικτές ταλαντούχων διευθυντών γραφείων. Αυτό συμβαίνει επειδή έχουμε το προνόμιο να συνεργαζόμαστε απευθείας με χιλιάδες απίστευτους διαχειριστές γραφείων σε μερικές από τις πιο αφοσιωμένες εταιρείες από όλη τη χώρα.

Τι χρειάζεται λοιπόν για να είναι ένας από αυτούς τους επόμενους διαχειριστές γραφείου επιπέδου; Πώς βρίσκετε και προσλαμβάνετε κάποιον που είναι ιδανικός για αυτόν τον ρόλο;

Μιλήσαμε τόσο με τους διευθυντές γραφείων όσο και με τους ανθρώπους που τους προσλαμβάνουν σε ορισμένες από τις εταιρείες που το παίρνουν σωστά όταν πρόκειται για τον πολιτισμό και τη δέσμευση. Να τι λένε για τα κορυφαία χαρακτηριστικά που πρέπει να είστε διαχειριστής γραφείου rockstar.

Ο καλύτερος τρόπος για τη δημιουργία, παρακολούθηση και παρακολούθηση των προτάσεων σε αυτήν την ανάρτηση είναι με ένα λογισμικό παραγωγικότητας όπως Δευτέρα .

1. Απαράμιλλη ευελιξία

Το ακούσαμε ξανά και ξανά - ευκαμψία ήταν το πιο σημαντικό χαρακτηριστικό σύμφωνα με τα άτομα που ερευνήσαμε. Για να είστε καλός διευθυντής γραφείου, πρέπει να κυλήσετε με τις γροθιές και να είστε σε θέση να χειριστείτε οτιδήποτε έρχεται με τον τρόπο σας.

διασκεδαστικά παιχνίδια γραφείου για υπαλλήλους

Shannon McLendon, Λειτουργίες και Εκδηλώσεις Υπεύθυνοι στο Ο ετερόκλητος ανόητος , εξηγεί:

shannon-μοτέλ-ανόητος«Ένας διευθυντής γραφείου στο Fool είναι ένα τζάκ όλων των συναλλαγών, φορώντας πολλά διαφορετικά καπέλα.

Τα πράγματα αλλάζουν γρήγορα, οπότε πρέπει να σκεφτώ τα πόδια μου και να είμαι ενεργός για την ολοκλήρωση των πραγμάτων. '

Και είναι λογικό - δεν υπάρχει «τυπική μέρα» για έναν διευθυντή γραφείου. Ένα λεπτό μπορεί να σχεδιάζετε μια εκδήλωση εκτός τόπου για 150 άτομα, το επόμενο συντονίζετε την άφιξη ενός σημαντικού επενδυτή ή βοηθάτε στον εσωτερικό σχεδιασμό ενός νέου χώρου γραφείου.

Η ικανότητα προσαρμογής και αυτοσχεδιασμού είναι κρίσιμη.

(- Ολοκληρώστε περισσότερα Το Assist - το # 1 δωρεάν εβδομαδιαίο ενημερωτικό δελτίο που δημιουργείται για βοηθούς από βοηθούς.)

2. Αστρική οργάνωση και παρακολούθηση

διοργάνωσε

Αυτή η δεύτερη συμβουλή μπορεί να μοιάζει με μη-brainer, αλλά η οργάνωση είναι ένας από τους μεγαλύτερους παράγοντες όσον αφορά την επιτυχία σε αυτόν τον ρόλο. Και πάλι, ο ρόλος του OM είναι τόσο ευρύς και ποικίλος που μπορεί να είναι εύκολο να χάσετε την παρακολούθηση των εργασιών που έχετε. Και επειδή υποστηρίζετε συχνά στελέχη επιπέδου C, τα περισσότερα πράγματα έχουν υψηλή προτεραιότητα και το περιθώριο σφάλματος είναι μικρό.

Lindsey Ingalls, Client Success Manager και Office Manager στο Leadquizzes , το διαλύει για εμάς.

lindsey-leadquizzes«Ως διευθυντής γραφείου έχετε κάτι που μοιάζει με ένα εκατομμύριο διαφορετικά πράγματα που συμβαίνουν ταυτόχρονα και πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όλα αντιμετωπίζονται. Δεν μπορούσα να ζήσω χωρίς το ημερολόγιό μου στο Google και να βάλω όλες τις εργασίες μου και την ώρα που θα τα κάνω εκεί.

Ανεξάρτητα από το πόσο μικρή είναι η εργασία, ακόμη και κάτι που διαρκεί 5 λεπτά, πηγαίνει εκεί και ολοκληρώνεται. '

καλύτερα δώρα για το προσωπικό του γραφείου

Ωστόσο, δεν είναι μόνο οργανωμένη - αλλά φροντίζει ώστε οι εργασίες που παρακολουθείτε να εκτελούνται εγκαίρως και να γίνονται καλά.

3. Πλήρης προσβασιμότητα

Ένας διευθυντής γραφείου πρέπει να είναι προσβάσιμος - τόσο ως προς τη διαθεσιμότητα όσο και ως προς τη ζεστασιά της προσωπικότητάς του. Η ομάδα σας θα πρέπει να αισθάνεται άνετα να πλησιάζει τον διευθυντή γραφείου για εργασίες που του ανήκει.

Πολ Μάρσαλ, Επιρροές Ο Διευθυντής Οικονομικών και Ανώτερος Αντιπρόεδρος Επιχειρήσεων, εξηγεί γιατί ονόμασε την προσβασιμότητα ως την πρώτη ποιότητα ενός εκπληκτικού διευθυντή γραφείου:

paul-marshall-επιρροή«Πάνω απ 'όλα, ένας εξαιρετικός διευθυντής γραφείου πρέπει να έχει πρόσβαση στους συναδέλφους του για να διασφαλίζει ότι όλοι εργάζονται στη μέγιστη παραγωγικότητά τους», λέει. «Μια εξατομικευμένη εμπειρία κάνει τους μεμονωμένους υπαλλήλους να αισθάνονται ξεχωριστοί και πολύτιμοι.

Ένα παράδειγμα για το πώς το κάνουμε αυτό στο Influitive είναι μέσω του ask@influitive.com, όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να ζητήσουν από την ομάδα μας οτιδήποτε θα βελτιώσει την εργασιακή τους εμπειρία. '

Σύμφωνα με τον Paul, αυτό το χαρακτηριστικό ενσωματώνεται από τη Rebecca Shaffer, η οποία αρχικά προσλήφθηκε ως Συντονιστής Επιχειρήσεων, αλλά προήχθη σε Διευθυντής Επιχειρήσεων / Διευθυντής Γραφείου σε μόλις ένα χρόνο.

Εδώ είναι ο Shannon από το The Motley Fool με έναν άλλο λόγο για τον οποίο η προσβασιμότητα είναι τόσο σημαντική σε αυτόν τον ρόλο:

shannon-μοτέλ-ανόητοςΗ δυνατότητα προσέγγισής μου έχει βοηθήσει τους ανόητους να αισθάνονται άνετα να έρχονται σε μένα με οποιαδήποτε ανησυχία και έχει συμβάλει στην ανάπτυξη καλών σχέσεων με τους ανόητους σε όλη την εταιρεία.

Η μεγαλύτερη επιτυχία μου ως διευθυντής γραφείου οφείλεται στην ομάδα που συνεργάζεται καθημερινά μαζί μου. Η εμπιστοσύνη που έχω σε αυτά για να κάνω το επιπλέον βήμα και να λάβω αποφάσεις αποδείχθηκε πολύτιμη.

Η ομάδα μου χειρίζεται τα πάντα, από εσωτερικές λειτουργίες, προγραμματισμένες εκδηλώσεις, ασφάλεια, συντήρηση, καθώς και τη γενική ευτυχία των εργαζομένων. Δεν θα μπορούσα να είμαι ο επιτυχημένος διευθυντής, χωρίς αυτούς.

4. Στερεά επικοινωνία

επικοινωνούν αυθεντικά

πώς να γίνετε ο καλύτερος εκτελεστικός βοηθός

Η επικοινωνία είναι μια συχνά παραβλεφθείσα (αλλά όχι λιγότερο σημαντική) δεξιότητα όταν πρόκειται να αναπτυχθεί στο ρόλο του διευθυντή γραφείου.

Η εργασία απαιτεί συχνά τη λήψη ιδεών από το c-suite και τη μετάφραση τους για τον υπόλοιπο οργανισμό.

Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν είστε υπεύθυνοι για την εφαρμογή πολιτικών σε επίπεδο εταιρείας. Πρέπει να είστε προσεκτικοί για να κοινοποιήσετε το σκεπτικό πίσω από τις πολιτικές του γραφείου σας για να εξασφαλίσετε το υψηλότερο δυνατό buy-in από την ομάδα σας. Πρέπει επίσης να είστε σε θέση να προβλέψετε ερωτήσεις και να είστε έτοιμοι να τις απαντήσετε εν κινήσει.

Η Λίζα Γκόλντμπεργκ, ο εκπληκτικός μας διαχειριστής Vibe εδώ Dcbeacon , έχει κάνει την εσωτερική επικοινωνία αναπόσπαστο μέρος του ρεπερτορίου της.

Λίζα-χάλια«Η εσωτερική επικοινωνία σε αυτόν τον ρόλο είναι τόσο σημαντική.

Κάθε εβδομάδα είμαι μπροστά σε ολόκληρη την εταιρεία, ανακοινώνοντας νέες δραστηριότητες ή εξηγώντας πολιτικές και πρέπει να βεβαιωθώ ότι το κάνω με τρόπο ευαίσθητο στις ανάγκες της ομάδας, παίρνει όλες τις λεπτομέρειες σωστά, και επίσης εξηγεί με σαφήνεια τους λόγους πίσω από αυτό - είτε πρόκειται για μια νέα πολιτική στάθμευσης είτε για την επόμενη οικοδόμηση της ομάδας μας εκτός του χώρου. '

(Διασκεδαστικό γεγονός: Η Λίζα κέρδισε το πολυπόθητο βραβείο Value Victor της εταιρείας λίγο περισσότερο από ένα μήνα που βρισκόταν στη δουλειά - λικνίζει!)

5. Αδικαιολόγητη αισιοδοξία

Όταν οι άνθρωποι επισκέπτονται το γραφείο - είτε πρόκειται για πιθανή νέα πρόσληψη, πιθανό επενδυτή ή μελλοντικό στρατηγικό συνεργάτη - ο διαχειριστής γραφείου είναι συνήθως το πρώτο άτομο που βλέπουν και η συμπεριφορά του βοηθά στη διαμόρφωση αυτών των πολύ κρίσιμων πρώτων εντυπώσεων.

Οι περισσότεροι καλοί διευθυντές γραφείων έχουν μια φυσικά θετική στάση και ζεστή συμπεριφορά. Αλλά η πραγματική πρόκληση έρχεται σε αυτές τις αναπόφευκτες κακές μέρες. Ο καθένας τους έχει - ημέρες όπου θα προτιμούσαμε να μείνουμε στο κρεβάτι - και μπορεί να είναι δελεαστικό να αφήσετε τη διάθεσή σας να σκοτεινιάσει την προσωπικότητά σας. Αλλά ο διευθυντής γραφείου δεν έχει αυτήν την πολυτέλεια, καθώς η συμπεριφορά του έχει άμεσο αντίκτυπο στην εταιρεία. Οι διευθυντές γραφείων της Rockstar ξέρουν να φορούν ένα χαρούμενο πρόσωπο ακόμα και αν δεν αντικατοπτρίζουν πλήρως τη διάθεσή τους στο εσωτερικό.

Dcbeacon Διευθύνων Σύμβουλος Σαν Κέλι συμφωνεί:

«Η φυσική αναβράζουσα στάση είναι απαραίτητη. Ακόμα και όταν είστε κάτω, πρέπει να έχετε ένα θετικό πρόσωπο.

Είστε το κέντρο του ηθικού - γι 'αυτό το ονομάζουμε «vibe manager» και όχι διαχειριστή γραφείου ».

(- Ολοκληρώστε περισσότερα Το Assist - το # 1 δωρεάν εβδομαδιαίο ενημερωτικό δελτίο που δημιουργείται για βοηθούς από βοηθούς.)

6. Μαγική δημιουργικότητα

δημιουργικότητα

Όλο και περισσότερο, ένας διευθυντής γραφείου μιας εταιρείας είναι υπεύθυνος για τη λειτουργία του γραφείου. Στην πραγματικότητα, αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο επίσημος τίτλος του διευθυντή γραφείου μας είναι 'Vibe Manager'. Η ατμόσφαιρα του γραφείου θέτει τον τόνο για την υπόλοιπη επιχείρηση και συμβάλλει στη δημιουργία της κουλτούρας που χρειαζόμαστε για να είμαστε παραγωγικοί, δημιουργικοί και να πετυχαίνουμε τους στόχους μας κάθε μήνα.

Η διατήρηση μιας κουλτούρας και μιας ατμόσφαιρας απαιτεί σημαντική δημιουργικότητα. Οι διευθυντές γραφείων ασχολούνται με θέματα όπως η εσωτερική διακόσμηση και ο σχεδιασμός εκδηλώσεων.

Πάρτε για παράδειγμα μια εκδήλωση εκτός ιστότοπου - κάτι που οι περισσότεροι υπάλληλοι το θεωρούν δεδομένο. Το να έρθετε με μια διασκεδαστική, νέα δραστηριότητα που θα απολαύσουν όλοι είναι μια πρόκληση.

πώς να αποκτήσετε νέο παγοθραυστικό

Πρέπει να σκεφτείτε, τι είναι κάτι που δεν έχουμε κάνει πριν; Τι θα απολαύσει ολόκληρη η ομάδα μας; Τι μπορούμε να κάνουμε εντός του προϋπολογισμού; Πώς θα βοηθήσει αυτή η δραστηριότητα να υποστηρίξει τον πολιτισμό που πρέπει να είμαστε επιτυχημένοι; Είναι μια μεγάλη πρόκληση και χρειάζεται κάποια σοβαρή σκέψη έξω από το κουτί.

(Ευτυχώς, έχουμε μερικές ιδέες μπορείτε να δανειστείτε.)

7. Ασταμάτητη αυτοπεποίθηση

αυτοπεποίθηση

Αυτός ο ρόλος απαιτεί συχνά καθημερινή αλληλεπίδραση με CEOs και COOs, οπότε πρέπει να είστε σίγουροι για να κερδίσετε τον σεβασμό τους.

Μέρος σε δέμα με αυτή την αυτοπεποίθηση είναι η ικανότητα να επιστρέφουμε από καιρό σε καιρό. Όσο και αν θέλετε, δεν μπορείτε να είστε τα πάντα για όλους και πρέπει να δώσετε προτεραιότητα. Η εκμάθηση να λέει όχι είναι απαραίτητη.

Ο Lindsey από το Leadquizzes εξηγεί:

lindsey-leadquizzes«Λαμβάνω καθημερινά αιτήματα από άτομα στο γραφείο για πράγματα που είναι« απαραίτητα »και που θέλουν να γίνουν αμέσως, και είναι σημαντικό να τεθούν όρια σε αυτό, ώστε να ωφεληθεί ολόκληρο το γραφείο.

τι είναι ένα αλμυρό σνακ

Ακριβώς επειδή ένα άτομο θέλει τη θερμοκρασία του γραφείου να οριστεί σε 78, δεν σημαίνει ότι ολόκληρο το γραφείο θα ήταν ευχαριστημένο με αυτό. Πρέπει να διατηρήσετε μια υγιή ισορροπία για να κρατήσετε ολόκληρο το γραφείο ευτυχισμένο. '

8. Πρόβλεψη τύπου Jedi

Το να είσαι προληπτικός και να προβλέψεις μελλοντικές ανάγκες είναι ένα από τα καλύτερα πλεονεκτήματα που μπορεί να έχει ένας διαχειριστής γραφείου.

Μεγάλο μέρος της εργασίας είναι αντιδραστικό και αυτό μπορεί να είναι μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις - αντίδραση και ιεράρχηση του μυριάδιου αιτήματος που λαμβάνει ένας διευθυντής γραφείου από όλο τον οργανισμό. Ένας τρόπος για να βελτιώσετε τη ροή εργασίας σας και να μειώσετε τις αντιδραστικές εργασίες είναι να προβλέψετε και να σχεδιάσετε για αυτές.

Η Λίζα Γκόλντμπεργκ του Dcbeacon επεκτείνεται σε αυτήν την ιδέα:

Λίζα-χάλια«Πρέπει να κρατάς συνεχώς τα μάτια και τα αυτιά σου ανοιχτά.

Είστε ένας από τους μοναδικούς ανθρώπους της εταιρείας που έχει μια πραγματικά ολιστική άποψη για πολλά θέματα και είναι δική σας ευθύνη τόσο για την πρόβλεψη των αναγκών, όσο και για να βεβαιωθείτε ότι συνδέετε τις κουκκίδες για άτομα και τμήματα που δεν έχετε το όφελος από την προοπτική σας. '

9. Έντονη συναισθηματική νοημοσύνη και σταθερή έκθεση

Όπως αναφέραμε, αντιμετωπίζετε άτομα σε κάθε επίπεδο ως διαχειριστής γραφείου - από υπαλλήλους κατάταξης και αρχειοθέτησης έως το c-σουίτα, και όλα τα ενδιάμεσα. Αυτό σημαίνει τόνους διαφορετικών προσωπικοτήτων - μερικές πιο δύσκολες από άλλες. Ως διευθυντής γραφείου, πρέπει να είστε σε θέση να αντιμετωπίσετε όλα αυτά.

Ο διευθύνων σύμβουλος Dcbeacon Sean Kelly (κάποιος που ξέρει ένα ή δύο πράγματα για τη συνεργασία με εκπληκτικούς διευθυντές γραφείων) περιγράφει:

«Το νούμερο ένα πράγμα που κάνει έναν διαχειριστή γραφείου rockstar είναι ένας υψηλός βαθμός συναισθηματικής νοημοσύνης. Αντιμετωπίζετε όλους στην εταιρεία και βιώνετε πολλά διαφορετικά συναισθήματα και συμπεριφορές.

Συχνά, όταν οι άνθρωποι ζητούν πράγματα, δεν το κάνουν απαραίτητα με όσο περισσότερο σεβασμό θα έπρεπε. Αλλά πρέπει να το πάρετε σταδιακά, να μείνετε συνθετικοί και να είστε ανθεκτικοί. Αυτές οι ιδιότητες είναι ανεκτίμητες για την επιτυχία στο ρόλο. '

Και ενώ η ανάγνωση και η ικανοποίηση των συναισθηματικών αναγκών της ομάδας σας είναι ζωτικής σημασίας, από την άλλη πλευρά, δεν μπορείτε να έχετε λεπτό δέρμα και να είστε υπέροχος διευθυντής γραφείου. Το να έχετε ένα επίπεδο κεφαλής και να διατηρείτε την ηρεμία μπροστά στην πίεση είναι απαραίτητο χαρακτηριστικό.

Χρειάζονται πολλά για να είναι ένας σπουδαίος διευθυντής γραφείου . Μερικές φορές μπορεί να αισθάνεται ακόμη πιο δύσκολο να βρεθεί.

Όμως, η σημασία του πολιτισμού δεν θα αποσυρθεί σύντομα, και ως εκ τούτου ο ρόλος του διευθυντή γραφείου θα αυξηθεί σημαντικά.

Γι 'αυτό πρέπει να βρείτε κάποιον που ενσωματώνει τα περισσότερα (ή όλα) από αυτά τα χαρακτηριστικά. Η εύρεση της σωστής εφαρμογής μπορεί να φαίνεται σαν μια αδύνατη εργασία, αλλά εμπιστευτείτε μας, αξίζει τον κόπο.

Έχει η εταιρεία σας έναν φοβερό διαχειριστή γραφείου; Δώστε τους μια κραυγή στα παρακάτω σχόλια!

(- Ολοκληρώστε περισσότερα Το Assist - το # 1 δωρεάν εβδομαδιαίο ενημερωτικό δελτίο που δημιουργείται για βοηθούς από βοηθούς.)

πώς να είσαι καλός εκτελεστικός βοηθός