Η Διαδρομή Καριέρας του Βοηθού Διοίκησης: Ευκαιρίες για πρόοδο

Διαδρομή καριέρας βοηθού διαχειριστή

Μια πορεία σταδιοδρομίας Βοηθού Διοίκησης μπορεί να ακολουθήσει πολλές συναρπαστικές κατευθύνσεις, με πολλές ανατροπές. Αυτή η μεταβλητή πορεία σταδιοδρομίας υπάρχει εν μέρει λόγω της εκτεταμένης λίστας αρμοδιοτήτων ενός Βοηθού Διοίκησης, η οποία μπορεί να περιλαμβάνει οτιδήποτε και όλα.



Για παράδειγμα, ρίξτε μια ματιά στο τι Το εγχειρίδιο του Bureau of Labor Statistics Occupational Outlook λέει Οι διοικητικοί βοηθοί κάνουν:

«Οι γραμματείς και οι διοικητικοί βοηθοί εκτελούν μια ποικιλία γραφείων και διοικητικών καθηκόντων που είναι απαραίτητα για την αποτελεσματική διαχείριση ενός οργανισμού. Χρησιμοποιούν λογισμικό υπολογιστή για να δημιουργήσουν υπολογιστικά φύλλα. διαχείριση βάσεων δεδομένων? και ετοιμάστε παρουσιάσεις, εκθέσεις και έγγραφα. Μπορούν επίσης να διαπραγματευτούν με προμηθευτές, να αγοράσουν προμήθειες και να διαχειριστούν αποθήκες ή εταιρικές βιβλιοθήκες. Οι γραμματείς και οι βοηθοί διαχείρισης χρησιμοποιούν επίσης τηλεδιάσκεψη, φαξ και άλλο εξοπλισμό γραφείου. Τα ειδικά καθήκοντα εργασίας ποικίλλουν ανάλογα με την εμπειρία, τον τίτλο εργασίας και την ειδικότητα. '

Με άλλα λόγια,Οι διοικητικοί βοηθοί κάνουν λίγο τα πάντα. Ως αποτέλεσμα του τα κάνω όλα , οι περισσότεροι Βοηθοί Διοίκησης έχουν την ευκαιρία να το κάνουν εξερευνήστε τα όλα . Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο μια πορεία σταδιοδρομίας βοηθού διαχειριστή μπορεί να μοιάζει με έναν ελικοειδή δρόμο με πολλά διαφορετικά κλαδιά και πιρούνια. Για παράδειγμα, ορισμένοι Βοηθοί Διοίκησης μπορεί να βρουν την αγάπη τους για τον προϋπολογισμό και να ξεφύγουν από τη διοικητική πορεία για να επιδιώξουν χρηματοδότηση.



Οι φιλόδοξοι διαχειριστές δεν θα έχουν ποτέ ευκαιρίες να ανεβάσουν τις τάξεις στις ομάδες τους ή ακόμα και να αλλάξουν τμήματα και να εξερευνήσουν νέους ρόλους. Εάν είστε (ή γνωρίζετε) ένας από αυτούς τους φιλόδοξους Διοικητικούς Βοηθούς, τότε μάθετε τα πάντα για την πρόοδο στον τομέα της διαχείρισης εξερευνώντας τις παρακάτω συμβουλές, στρατηγικές και πόρους.

Συμβουλές και συμβουλές

Στόχοι Βοηθού διαχειριστή

Θέστε στόχους SMART.

Αν θέλετε να προχωρήσετε στην καριέρα σας, τότε πρέπει να ορίσετε στόχους, και οι καλύτεροι στόχοι είναι SMART. Η στρατηγική καθορισμού στόχων SMART χρησιμοποιείται ευρέως και είναι ευρέως αποδεκτή σε όλους τους κλάδους, επειδή είναι αποτελεσματική. Ο καθορισμός στόχων SMART διασφαλίζει ότι οι ενέργειές σας ευθυγραμμίζονται με τις φιλοδοξίες σας.



Για να βεβαιωθείτε ότι οι στόχοι σας είναι έξυπνοι, πρέπει να τους σχεδιάσετε ώστε να είναι:

  • μικρό συγκεκριμένη
  • Μ ευχάριστο
  • ΠΡΟΣ ΤΟ διατηρητέος
  • Ρ ελέφαντας
  • Τ όνομα-Ευαίσθητο

Αν θέλετε να αξιοποιήσετε τη διοικητική σας εμπειρία για να χτίσετε μια καριέρα στο σχεδιασμό εκδηλώσεων για παράδειγμα, τότε θα πάρετε αυτόν τον ευρύ στόχο και θα το κάνετε SMART.

  • Ειδικός: Γίνετε Associate Event Planner στο τμήμα Marketing και Επικοινωνιών της εταιρείας σας.
  • Μετρητός: Μπορείτε να μετρήσετε τις ενέργειες που κάνετε για την επίτευξη των στόχων σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να μετρήσετε τις αιτήσεις που υποβάλλετε και τις ενημερωτικές και επίσημες συνεντεύξεις που συμπληρώνετε.
  • Εφικτός: Πολλά άτομα στο τμήμα Marketing και Επικοινωνιών σας έχουν ενθαρρύνει να ακολουθήσετε ανοιχτές θέσεις και έχετε τουλάχιστον 10 μεγάλες εταιρικές εκδηλώσεις στο τρέχον χαρτοφυλάκιό σας.
  • Σχετικό: Δεδομένου ότι ξοδεύετε περίπου το 50% του χρόνου σας προγραμματίζοντας εκδηλώσεις όπως είναι, τότε αυτός ο στόχος είναι σίγουρα σχετικός με την εμπειρία σας.
  • Ευαίσθητος στο χρόνο: Η ομάδα μάρκετινγκ και επικοινωνιών μόλις ανακοίνωσε την επέκταση που θα περιλαμβάνει την προσθήκη 3 νέων συνεργατών για προγραμματιστές εκδηλώσεων. Μόλις δημοσιεύσουν τις θέσεις στο διαδίκτυο, αυτός ο στόχος θα γίνει ευαίσθητος στο χρόνο.

Δοκίμασε τα πάντα.

Δεδομένου ότι οι Βοηθοί Διοίκησης κάνουν λίγο τα πάντα, έχουν πολλές ευκαιρίες να χτίσουν μια σειρά δεξιοτήτων και να εξερευνήσουν ένα ευρύ φάσμα ενδιαφερόντων. Για να προχωρήσετε στη διαδρομή καριέρας του Βοηθού διαχειριστή, δοκιμάστε τα πάντα. Όταν κάποιος σας ζητά να βοηθήσετε με ένα νέο έργο, προχωρήστε και δοκιμάστε το. Εάν υπάρχει κάτι που πραγματικά θέλετε να εξερευνήσετε, προσφέρετε τη βοήθειά σας. Όσο περισσότερα γνωρίζετε και όσο περισσότερα έργα μπορείτε να συμπεριλάβετε στο βιογραφικό σας, τόσο πιο έτοιμοι θα προχωρήσετε.

Δικτύωση

Δίκτυο.

Η πτυχή do-it-all της εργασίας ενός Βοηθού Διοίκησης περιλαμβάνει επίσης τη συνάντηση πολλών ανθρώπων. Οι διαχειριστές που επιθυμούν να ανέβουν ή ακόμα και στην καριέρα τους θα πρέπει να προσπαθήσουν να αξιοποιήσουν στο έπακρο κάθε οργανική αλληλεπίδραση που έχουν καθ 'όλη τη διάρκεια μιας μέσης εργάσιμης ημέρας. Μερικές φιλικές λέξεις σήμερα θα μπορούσαν να σημαίνουν ότι μια μέρα θα είστε οι πρώτοι που θα ακούσετε για το άνοιγμα μιας εργασίας.

Ζητήστε περισσότερη ευθύνη.

Αναζητήστε ακόμα περισσότερους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να βοηθήσετε, ειδικά στους τομείς που σας ενδιαφέρουν να αναπτύξετε ή να προχωρήσετε. (Βοηθά επίσης να εξετάσουμε ποιες περιοχές προσφέρουν το μεγαλύτερο όφελος στην εταιρεία σας.)

Τεκμηριώστε την πρόοδο και τις επιτυχίες σας σε ό, τι παίρνετε και στη συνέχεια αξιοποιήστε την εμπειρία σας για να επιτύχετε τους στόχους της σταδιοδρομίας σας.

Στον οδηγό μας για να ζητήσετε αύξηση, Συνιστάται ο Διευθυντής γραφείου Μέγκαν «Διατηρώντας μια λεπτομερή λίστα όλων όσων κάνετε και είστε υπεύθυνοι για. Παρουσιάζοντας αυτά καθαρά θα σας βοηθήσει να επικυρώσετε την αξία σας. ' Τραβήξτε αυτήν τη λίστα όταν ήρθε η ώρα να πείτε στην ηγεσία γιατί είστε έτοιμοι για μια προσφορά.

Ανασκόπηση

Προσπαθείτε συνεχώς να βελτιώσετε.

Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να πλοηγηθείτε με επιτυχία και να προχωρήσετε σε μια διοικητική καριέρα είναι απλά να καλλιεργήσετε και να βελτιώσετε τις υπάρχουσες δεξιότητες και να φτάσετε στο υψηλότερο δυναμικό σας. Μπορείτε να συνεργαστείτε με τον διαχειριστή σας για να σας βοηθήσουμε να εντοπίσετε:

  • Περιοχές βελτίωσης
  • Περιοχές όπου ήδη ξεχωρίζετε και έχετε τη δυνατότητα να κυριαρχήσετε

Αφού εντοπίσετε αυτούς τους τομείς, μπορείτε να συνεργαστείτε με τον διαχειριστή σας για να δημιουργήσετε ένα προσωπικό σχέδιο ανάπτυξης που περιγράφει τους τομείς εστίασης και συγκεκριμένα βήματα που μπορείτε να κάνετε για να βελτιώσετε και να βελτιώσετε τις δεξιότητές σας.

Πόροι και εργαλεία

Διεθνής Ένωση Διοικητικών Επαγγελματιών (IAAP) - Κέντρο Πόρων Καριέρας

Η Διεθνής Ένωση Διοικητικών Επαγγελματιών (IAAP) υποστηρίζει κάθε άτομο που εργάζεται σε ένα διοικητικό επάγγελμα. Ο οργανισμός παρέχει πόρους που βοηθούν τους επαγγελματίες να εμβαθύνουν την αξία τους στις εταιρείες τους και στον τομέα στο σύνολό του. Το κέντρο πόρων καριέρας τους αποτελεί μια εξαιρετική βάση για κάθε επαγγελματία που περιηγείται σε μια καριέρα επαγγελματικού βοηθού. Οι πόροι σταδιοδρομίας τους περιλαμβάνουν συμβουλές για όλες τις πτυχές της εξέλιξης της σταδιοδρομίας, από το βιογραφικό μέχρι τη συνέντευξη.

Εκδηλώσεις Βοηθού Διοίκησης

Η σειρά εκδηλώσεων του Office Ninjas

Σύμφωνα με την αρχική σελίδα σειράς εκδηλώσεων , οι εκδηλώσεις 'OfficeNinjas' Admingling οπλίζουν τους Νίντζα ​​με τη δύναμη της συλλογικής νοημοσύνης μέσω της δικτύωσης με τοπικούς διαχειριστές σε ένα ζωντανό περιβάλλον, ενώ μοιράζονται προκλήσεις, ανταλλαγή απόψεων νέων ιδεών και ανταλλαγή λύσεων. '

Αυτές οι περιστασιακές εκδηλώσεις δικτύωσης προωθούν την εξέλιξη της σταδιοδρομίας φέρνοντας τους διαχειριστές μαζί για να ανταλλάξουν ιδέες και ιστορίες. Μια συνομιλία σε ένα από αυτά τα γεγονότα θα μπορούσε να οδηγήσει στην επόμενη καριέρα σας.

Δείγμα στόχων και στρατηγικών

Καθορισμός στρατηγικών

Στόχος: Μετάβαση από τον Βοηθό διαχειριστή στον εκτελεστικό βοηθό

Η στρατηγική:

  • Χρησιμοποιήστε τις εβδομαδιαίες συναντήσεις σας με υψηλού επιπέδου ηγεσία γραφείου για να μάθετε για τις τρέχουσες ανάγκες που δεν ικανοποιούνται.
  • Αναλάβετε πρωτοβουλία και εργαστείτε για να καλύψετε αυτές τις ανάγκες στα υπάρχοντα καθήκοντά σας. (Αυτή είναι μια ιδιαίτερα καλή στρατηγική εάν το εκτελεστικό στέλεχος ή ο διευθυντής με τον οποίο συνεργάζεστε δεν έχει ήδη εκτελεστικό βοηθό. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να αρχίσετε να παίρνετε πτυχές ρόλου εκτελεστικού βοηθού καθώς συνεχίζετε τις τρέχουσες ευθύνες σας.)
  • Ζητήστε σχόλια από το στέλεχος και μάθετε αν η επιπλέον εργασία που κάνετε είναι χρήσιμη. Αφού είστε βέβαιοι ότι έχετε δείξει αναμφισβήτητη αξία και, στη συνέχεια, προγραμματίστε μια συνάντηση. Συζητήστε τους στόχους σας και μάθετε τι άλλο πρέπει να κάνετε για να γίνετε εκτελεστικός βοηθός.

Στόχος: Μετάβαση από το Βοηθό διαχειριστή στο Office Manager

Η στρατηγική:

  • Αφιερώστε λίγο χρόνο για να παρατηρήσετε τις λειτουργίες γύρω από το γραφείο.
    • Εάν η εταιρεία σας έχει ήδη έναν Διαχειριστή γραφείου, τότε παρατηρήστε τα είδη των πραγμάτων που το άτομο σε αυτήν τη θέση φροντίζει.
    • Εάν η εταιρεία σας δεν διαθέτει Διευθυντή γραφείου, σημειώστε σημαντικές εκκρεμότητες που ενδέχεται να περνούν από τις ρωγμές.
  • Εάν ο ρόλος σας περιλαμβάνει αρκετή ευελιξία, ξεκινήστε να αναλαμβάνετε ορισμένες ευθύνες του Office Manager.
    • Εάν η εταιρεία σας έχει ήδη έναν Διαχειριστή γραφείου, ρωτήστε το άτομο σε αυτήν τη θέση εάν μπορείτε να κάνετε κάτι για να βοηθήσετε. Εξηγήστε ότι ενδιαφέρεστε να γίνετε Διαχειριστής του Office μια μέρα και να μάθετε εάν ο τρέχων Διευθυντής του Office έχει συγκεκριμένους στόχους σταδιοδρομίας. Δίνοντας σας κάποιες εργασίες για να σας βοηθήσει να μάθετε, ο τρέχων Διευθυντής του Office θα μπορούσε επίσης να ελευθερώσει χρόνο για να επιδιώξει τα ενδιαφέροντα για ανάπτυξη σταδιοδρομίας.
    • Εάν η εταιρεία σας δεν διαθέτει Διευθυντή γραφείου, απλώς ξεκινήστε τις περιοχές που σας ενδιαφέρουν περισσότερο. Φροντίστε να τεκμηριώσετε τα πρόσθετα καθήκοντα που αναλαμβάνετε και συχνά κάνετε check-in μόνοι σας για να βεβαιωθείτε ότι κανένα από τα βασικά καθήκοντά σας δεν πέφτει στις ρωγμές.

Στόχος: Μετάβαση από τον Βοηθό Διοίκησης στον ειδικό του ανθρώπινου δυναμικού

Η στρατηγική:

  • Προσδιορίστε τομείς της εργασίας σας που έχουν σημαντική αλληλεπικάλυψη με τις λειτουργίες ανθρώπινου δυναμικού.
  • Σκεφτείτε τρόπους με τους οποίους μπορείτε να βελτιώσετε αυτούς τους τομείς εργασίας και ακόμη και να σκεφτείτε πρόσθετα καθήκοντα που θα μπορούσατε να αναλάβετε για να αυξήσετε το ποσοστό του χρόνου που αφιερώνετε στις λειτουργίες ανθρώπινου δυναμικού.
  • Ενημερώστε τον προϊστάμενό σας για τα ενδιαφέροντά σας και μοιραστείτε τις ιδέες που σας προβληματίστηκαν. Βεβαιωθείτε ότι ο επόπτης σας εγκρίνει τα σχέδιά σας και επιδεικνύει την προθυμία να βοηθήσει στην τεκμηρίωση της προόδου και των επιτυχιών σας σε τομείς ανθρώπινου δυναμικού.
  • Δημιουργήστε ενημερωτικές συνεντεύξεις με την τρέχουσα ομάδα Ανθρώπινου Δυναμικού. Πριν από τη συνάντησή σας, προσδιορίστε έναν συγκεκριμένο ρόλο που ίσως θέλετε να ακολουθήσετε. Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, μοιραστείτε τι έχετε κάνει στον τρέχοντα ρόλο σας και μάθετε ποια άλλη εμπειρία ίσως χρειαστεί να λάβετε υπόψη για τη θέση-στόχο σας.
  • Συγκεντρώστε τις συμβουλές που λάβατε από το Ανθρώπινο Δυναμικό και τον επόπτη σας για να δημιουργήσετε ένα βήμα-προς-βήμα σχέδιο δράσης που θα σας κάνει να ολοκληρώσετε όλες τις προτεινόμενες ενέργειες και να εφαρμόσετε στη θέση-στόχο σας πριν από τον επόμενο ετήσιο έλεγχο.

Έχετε εμπειρία στην πορεία της καριέρας του Βοηθού διαχειριστή; Θα θέλαμε πολύ να ακούσουμε τι έχετε μάθει στην πορεία. Μοιραστείτε τις γνώσεις σας στα παρακάτω σχόλια.