Εκτελεστικός Βοηθός εναντίον Διοικητικός Βοηθός: Ποια είναι η διαφορά;

Εκτελεστικοί βοηθοί εναντίον Διοικητικοί βοηθοί

Τι διαφοροποιεί τον Εκτελεστικό Βοηθό από τον Βοηθό Διαχείρισης; Όποιος αποκρυπτογραφεί μεταξύ αυτών των δύο θέσεων μπορεί να το θεωρήσει λίγο συγκεχυμένο.



Οι ευθύνες των Εκτελεστικών Βοηθών (EA) και των Διοικητικών Βοηθών (AA) ενδέχεται να αλληλεπικαλύπτονται σε μια εταιρεία και να είναι πολύ διαφορετικές σε μια άλλη εταιρεία. Οι άνθρωποι μπορούν να χρησιμοποιούν τους δύο τίτλους εναλλακτικά σε ορισμένα επαγγέλματα, ενώ άλλα πεδία υποθέτουν ότι οι Εκτελεστικοί Βοηθοί και οι Διοικητικοί Βοηθοί θα βρίσκονται σε εντελώς διαφορετικές ομάδες.

Είμαστε εδώ για να καλύψουμε το κενό γνώσεων που υπάρχει ποτέ όταν αναρωτιέστε, Εκτελεστικός Βοηθός εναντίον Διοικητικός Βοηθός: Υπάρχει διαφορά; Συγκεντρώσαμε πληροφορίες που διευκολύνουν τη σύγκριση και την αντίθεση των δύο θέσεων. Εδώ είναι τα πάντα ο καθενας να ξεκινήσετε σε ένα διοικητικό πεδίο πρέπει να ξέρετε για να είστε Εκτελεστικός Βοηθός ή Βοηθός Διοίκησης.

(- Εγγραφείτε σε ένα από τα ιδιωτικά μας FB Group αποκλειστικά για Εκτελεστικούς & Διοικητικούς Βοηθούς. Είναι μια κοινότηταγια να συνδεθείτε, να συνεργαστείτε και να μοιραστείτε συμβουλές για το πώς να ξεπεράσετε το ευρύ φάσμα των προκλήσεων που αντιμετωπίζετε στο ρόλο σας.)



Βασικές διαφορές: Εκτελεστικός βοηθός εναντίον Βοηθός διαχείρισης

Εκτελεστικοί βοηθοί εναντίον Διοικητικοί βοηθοί: Βασικές διαφορές

Οι εκτελεστικοί βοηθοί και οι διοικητικοί βοηθοί μοιράζονται πολλές ευθύνες, βασικές δεξιότητες και ιδανικές ιδιότητες. Δεδομένου ότι αυτοί οι ρόλοι διαφέρουν από εταιρεία σε εταιρεία, μπορεί να είναι δύσκολο να εντοπιστούν συγκεκριμένες διαφορές που θα ισχύουν για κάθε EA και για κάθε AA.

Και οι δύο ρόλοι διασφαλίζουν ότι οι εταιρείες τους λειτουργούν όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά. Η βασική διαφορά βρίσκεται στο επίκεντρο κάθε θέσης.



  • Οι διοικητικοί βοηθοί συχνά επικεντρώνονται σε ολόκληρα τμήματα ή διαδικασίες.
  • Οι εκτελεστικοί βοηθοί συχνά εστιάζουν σε συγκεκριμένα άτομα και θέσεις.

Ακολουθούν μερικά παραδείγματα για το πώς μπορεί να μοιάζει αυτή η βασική διαφορά στην πράξη:

  • Διαχείριση ημερολογίου αίθουσας συσκέψεων (AA) έναντι διαχείρισης ημερολογίου ταξιδιού ενός στελέχους (EA)
  • Απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται στον εταιρικό λογαριασμό (AA) έναντι αλληλογραφίας δρομολόγησης για ένα συγκεκριμένο άτομο (EA)
  • Ψυχαγωγία όλων των πελατών και επισκεπτών που κάνουν check in στη ρεσεψιόν (AA) εναντίον ενός βασικού πελάτη για μεσημεριανό γεύμα πριν συναντηθούν με το στέλεχος (EA)

Εκτελεστικός Βοηθός εναντίον Διοικητικός Βοηθός: Το Περιγραφές εργασίας

Εκτελεστικός Βοηθός και Διοικητικός Βοηθός

εκτελεστικός βοηθός

Γενικά, ένας εκτελεστικός βοηθός υποστηρίζει ένα στέλεχος ή ομάδα στελεχών. Οι συγκεκριμένες αρμοδιότητες ενός εκτελεστικού βοηθού ποικίλλουν από εταιρεία σε εταιρεία και εκτελεστική σε στέλεχος. Τα περισσότερα EA επιλύουν προβλήματα, επινοούν επιχειρηματικές στρατηγικές, διαχειρίζονται έργα, προγραμματίζουν εκδηλώσεις, καθοδηγούν τις επικοινωνίες και πολλά άλλα. Οι περισσότεροι εκτελεστικοί βοηθοί εκτελούν μια ποικιλία διοικητικών καθηκόντων - όπως ημερολόγιο και εταιρικά ταξίδια σχεδίαση - εν τω μεταξύ, επίσης, την αντιμετώπιση εταιρικών έργων που βασίζονται σε αποστολή.

Οι εκτελεστικές αρμοδιότητες περιλαμβάνουν:

  • Διαχείριση μισθοδοσίας
  • Προγραμματισμός βελτιώσεων σχεδιασμού και διάταξης γραφείου
  • Ενσωμάτωση και επιβίβαση νέων υπαλλήλων
  • Διαχείριση εργασιών, συμπεριλαμβανομένου του χειρισμού προνομιακών αμοιβών εργαζομένων, στάθμευσης και συντήρησης κτιρίων
  • Βοηθώντας άμεσα στελέχη
  • Χειρισμός θεμάτων και ενημερώσεων που σχετίζονται με την τεχνολογία και τον εξοπλισμό γραφείου
  • Προγραμματισμός εκδηλώσεων
  • Συντονισμός ταξιδιού
  • Προγραμματισμός και διαχείριση ημερολογίων
  • Δημιουργία αναφορών

Δείγμα εκτελεστικού βοηθού Περιγραφή εργασίας

ZipRecruiter προσφέρει ένα χρήσιμο δείγμα περιγραφή της εργασίας του Executive Assistant που παραθέτει τα ακόλουθα καθήκοντα και ευθύνες:

  • Απάντηση σε τηλεφωνικές ερωτήσεις, διευθύνσεις κλήσεων και παροχή βασικών πληροφοριών για την εταιρεία
  • Άνετη εκτέλεση γραφικών, λήψη σημειώσεων, συντήρηση αρχείων και οργάνωση εγγράφων. Φωτοτυπικό, φαξ, σελιδοποίηση κ.λπ., όπως απαιτείται.
  • Τακτοποιεί ταξίδια, διαμονή, δρομολόγια και κάθε αλληλογραφία που σχετίζεται με ρυθμίσεις, όπως απαιτείται.
  • Σχεδιάζει / οργανώνει και υλοποιεί εκδηλώσεις όπως συναντήσεις, επαγγελματικά γεύματα ή δείπνα πελατών

Διοικητική Βοηθός

Απασχολημένος Εκτελεστικός Βοηθός

Σύμφωνα με την Γραφείο Στατιστικής Εργασίας , Διοικητικοί βοηθοί (AA) «εκτελούν ρουτίνα γραφείου και διοικητικά καθήκοντα. Οργανώνουν αρχεία, προετοιμάζουν έγγραφα, προγραμματίζουν ραντεβού και υποστηρίζουν άλλο προσωπικό. '

Πολλοί έμπειροι Οι βοηθοί διαχείρισης παρέχουν πιο πλούσιες περιλήψεις , εξηγώντας ότι οι Βοηθοί Διοίκησης κάνουν σχεδόν οτιδήποτε και ό, τι είναι απαραίτητο για να βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να λειτουργούν ομαλά.

Οι αρμοδιότητες του Βοηθού Διοίκησης περιλαμβάνουν:

  • Διαχείριση επικοινωνιών γραφείου
  • Χειρισμός τεχνολογίας και εξοπλισμού γραφείου
  • Προγραμματισμός εκδηλώσεων
  • Συντονισμός ταξιδιού
  • Προγραμματισμός και διαχείριση ημερολογίων
  • Διατήρηση λιστών επαφών
  • Κρατώντας το γραφείο σύστημα αρχειοθέτησης για να
  • Χαιρετίζω τους επισκέπτες
  • Δημιουργία τιμολογίων
  • Παρακολούθηση και παραγγελία ειδών γραφείου
  • Παροχή υγείας γραφείο σνακ γραφείο και άλλα προνόμια

Δείγμα Περιγραφή εργασίας βοηθού διαχειριστή

Ένα δείγμα περιγραφή εργασίας βοηθού διαχειριστή από Πρακτικός διαθέτει την ακόλουθη σύντομη εργασία:

«Αναζητούμε έναν υπεύθυνο Βοηθό Διοίκησης για την εκτέλεση ποικίλων διοικητικών και γραφικών καθηκόντων. Τα καθήκοντα του Βοηθού Διοίκησης περιλαμβάνουν την παροχή υποστήριξης στους διευθυντές και τους υπαλλήλους μας, βοηθώντας στις καθημερινές ανάγκες γραφείου και διαχείριση των γενικών διοικητικών δραστηριοτήτων της εταιρείας μας. '

Εκτελεστικός Βοηθός εναντίον Διοικητικός Βοηθός: Το Βασικές δεξιότητες

Δεξιότητες βοηθού

Οι εκτελεστικοί βοηθοί υπερέχουν όταν κατέχουν τα ακόλουθα βασικές δεξιότητες :

  • Επινοητικότητα να αναπτύξει λύσεις και εναλλακτικές λύσεις σε καταστάσεις ευαίσθητες στο χρόνο και σε υψηλή πίεση.
  • Η δυνατότητα να μείνε ήρεμος υπό πίεση για αποτελεσματική εξυπηρέτηση στελεχών και επίλυση προβλημάτων.
  • Τεχνολογία καταλληλότητας για να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όλα τα Εργαλεία Εμπορίου να βελτιώσει και να ενισχύσει τις διαδικασίες.
  • Μεγάλη εικόνα σκέψης να παρέχει στα στελέχη στρατηγική καθοδήγηση.
  • Προτεραιότητα για να γίνουν τα πραγματικά σημαντικά πράγματα.
  • Διακριτικότητα να είναι αξιόπιστος πόρος και φύλακας εμπιστευτικών πληροφοριών. Τα αφεντικά πρέπει να είναι σε θέση να εμπιστεύονται τους εκτελεστικούς βοηθούς για να χειρίζονται ευαίσθητες πληροφορίες με προσοχή, κατανόηση και επιμέλεια.
  • Ικανότητες οργάνωσης να παρακολουθείτε φυσικά αντικείμενα και έργα, μεγιστοποιώντας παράλληλα την παραγωγικότητα.
  • Πολλαπλές εργασίες για τη στρατηγική ολοκλήρωση σημαντικών στοιχείων που πρέπει να κάνετε ενώ ισορροπείτε μικρές εργασίες.
  • Προσμονή να ανιχνεύσει προβλήματα και ευκαιρίες σε καταστάσεις και σχέσεις.
  • Συναισθηματική νοημοσύνη να ερμηνεύουν και να ενεργούν επί των συναισθημάτων στον εαυτό τους και στους άλλους.
  • Δεξιότητες επικοινωνίας για την αποτελεσματική μεταφορά μηνυμάτων σε μια ποικιλία διαφορετικών ειδών κοινού σε μια ποικιλία διαφορετικών μορφών.
  • Ταχύτητα και αποφασιστικότητα να κάνετε τις σωστές κινήσεις σε καταστάσεις υψηλής πίεσης.
  • ΠΡΟΣ ΤΟ παχύ δέρμα και αίσθηση του χιούμορ να μείνουμε υγιείς και να διατηρούμε μια θετική στάση ανεξάρτητα από το τι συμβαίνει.
  • Ικανότητα δικτύωσης να χτίσουμε πλεονεκτικάκαι ικανοποιώντας τις συνδέσεις.
  • Διαπραγματευτικές δεξιότητες να κάνει το αδύνατο να συμβεί.
  • Δεξιότητες ανάλυσης για την ενημέρωση βασικών επιχειρηματικών αποφάσεων.

Οι διοικητικοί βοηθοί υπερέχουν όταν κατέχουν τα ακόλουθα βασικές δεξιότητες :

  • Δημιουργική επίλυση προβλημάτων. Η ικανότητα λύσης δημιουργικών προβλημάτων μετατρέπει τους Βοηθούς Διοίκησης σε πολύτιμα περιουσιακά στοιχεία. Ο Chelsea Hnat, Εκτελεστικός Βοηθός του Διευθύνοντος Συμβούλου για την Προώθηση των Εκτελεστικών Γυναικών, έχει να πει αυτό για βοηθούς που μπορούν να λύσουν προβλήματα: «Όσο περισσότερο μπορούν να αντιμετωπίσουν αποτελεσματικά, τόσο πιο πολύτιμα γίνονται στη θέση τους, επειδή διατηρούν τα πάντα ομαλά.»
  • Σωστή εθιμοτυπία να επικοινωνούν αποτελεσματικά και με σεβασμό με εσωτερικά και εξωτερικά ενδιαφερόμενα μέρη.
  • Συναισθηματική νοημοσύνη να ερμηνεύουν και να ενεργούν επί των συναισθημάτων στον εαυτό τους και στους άλλους.
  • Πρόβλεψη και προσδοκία να αναγνωρίσουν και να λύσουν πιθανά προβλήματα προτού αποφοιτήσουν σε πλήρεις καταστροφές.
  • Πολλαπλές εργασίες να χτυπήσει μια ποικιλία από βρώμικα καθήκοντα χωρίς να αφήσει τίποτα να πέσει στις ρωγμές.
  • Ικανότητα προσαρμογής για να αλλάξετε εργασίες (και διανοητικές προοπτικές) αμέσως.
  • Ικανότητες οργάνωσης να παρακολουθείτε φυσικά αντικείμενα και έργα, μεγιστοποιώντας παράλληλα την παραγωγικότητα.
  • Μια συμπεριφορά με γνώμονα την εξυπηρέτηση. Valerie Gomez, Βοηθός διαχείρισης στο ADP, λέει , ' Αυτό είναι πολύ σημαντικό. Ένας εκτελεστικός ή διοικητικός βοηθός rockstar ΘΕΛΕΤΕ να υπηρετήσει τον ηγέτη του - είτε το έργο είναι μεγάλο είτε μικρό. Ένας ισχυρός διαχειριστής γνωρίζει ότι βοηθώντας στην επίτευξη των στόχων του αφεντικού τους, θα επιτύχουν τους δικούς τους. '
  • Επινοητικότητα να αναπτύξει λύσεις και εναλλακτικές λύσεις σε καταστάσεις ευαίσθητες στο χρόνο και σε υψηλή πίεση.
  • Χαλίκι για να διατηρηθεί η ηρεμία όταν τα πράγματα πάνε στραβά.
  • Δεξιότητες επικοινωνίας για την αποτελεσματική μεταφορά μηνυμάτων σε μια ποικιλία διαφορετικών ειδών κοινού σε μια ποικιλία διαφορετικών μορφών.
  • Τεχνολογία καταλληλότητας να είναι σε θέση να χρησιμοποιήσει όλα τα εργαλεία του εμπορίου για να βελτιώσει και να ενισχύσει τις διαδικασίες.
  • Μεγάλη εικόνα σκέψης να παρέχει στρατηγική καθοδήγηση.
  • Προσοχή στη λεπτομέρεια για να διασφαλιστεί ότι τίποτα δεν πέφτει μέσα από τις ρωγμές.
  • Προτεραιότητα για να γίνουν τα πραγματικά σημαντικά πράγματα.

Εκτελεστικός Βοηθός εναντίον Διοικητικός Βοηθός: Το Καριέρα

Βοηθήματα Καριέρας

Τόσο οι Εκτελεστικοί Βοηθοί όσο και οι Διοικητικοί Βοηθοί απολαμβάνουν ευέλικτες διαδρομές σταδιοδρομίας. Και οι δύο θέσεις παρέχουν άφθονο χώρο για φιλόδοξους εργαζόμενους για να δημιουργήσουν τις δικές τους ευκαιρίες και να ανοίξουν πορεία σταδιοδρομίας με βάση στόχους και ενδιαφέροντα.

Εκτελεστικός βοηθός σταδιοδρομίας

Ως Εκτελεστικός Βοηθός, οι πιθανές διαδρομές σταδιοδρομίας σας περιορίζονται μόνο στη φιλοδοξία σας. Οι εκτελεστικοί βοηθοί συνεργάζονται με οποιονδήποτε και όλους εντός των εταιρειών τους, οπότε έχουν πολλές ευκαιρίες να συναντήσουν ανθρώπους, να μάθουν για διαφορετικές θέσεις και να χτίσουν μια ποικιλία δεξιοτήτων καθώς βοηθούν ομάδες σε όλη την εταιρεία.

Οι ειδικοί προτείνουν απομόνωση των θέσεων που ίσως θέλετε να εξερευνήσετε εντός της εταιρείας σας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να κάνετε ένα σημείο για να μάθετε όσο το δυνατόν περισσότερα, ενώ βρίσκεστε στον ρόλο του Εκτελεστικού Βοηθού.

Η θέση του Executive Assistant μπορεί να είναι τόσο η πολλά υποσχόμενη αρχή όσο και το ευτυχές τέλος μιας πολλά υποσχόμενης καριέρας. Πολλοί EA επιλέγουν να παραμείνουν και να αναπτυχθούν εντός των θέσεών τους. Καθώς οι EA υποστηρίζουν την ηγεσία της εταιρείας, έχουν την ικανότητα να αναλαμβάνουν όλο και περισσότερες ευθύνες καθώς χτίζουν νέες δεξιότητες. Ουσιαστικά, δεν υπάρχει αδιέξοδο για τον εκτελεστικό βοηθό. υπάρχει πάντα κάτι περισσότερο να κάνουμε και να μάθουμε.

Πολλοί εκτελεστικοί βοηθοί εξελίσσονται ακόμη και σε στελέχη τους. Μετά από χρόνια που εργάζονται παράλληλα με την ηγεσία της εταιρείας, οι Εκτελεστικοί Βοηθοί είναι έτοιμοι να καλύψουν ηγετικές θέσεις. Μερικές φορές, οι εκτελεστικοί βοηθοί ανεβαίνουν μέχρι την κορυφή ως αντιπρόεδροι και άλλους υψηλού επιπέδου ηγέτες.

Διαδρομή καριέρας βοηθού διαχειριστή

Όπως και οι Εκτελεστικοί Βοηθοί, οι Διοικητικοί Βοηθοί έχουν πολύ χώρο για να διαμορφώσουν τις καριέρες τους για να επιτύχουν τους στόχους τους. Καθώς οι ΑΑ εκτελούν μια ποικιλία διαφορετικών εργασιών, μπορούν εύκολα να μάθουν ποια πράγματα τους αρέσουν. Οι ΑΑ θα έχουν την ευκαιρία να διερευνήσουν ρόλους εντός των τρεχουσών εταιρειών τους και να ανακαλύψουν ποιοι ρόλοι είναι διαθέσιμοι σε ολόκληρο τον κλάδο καθώς συνδέονται και συνεργάζονται με εξωτερικά ενδιαφερόμενα μέρη.

Οι διοικητικοί βοηθοί μπορούν επίσης να παραμείνουν στους ρόλους τους και να επεκτείνουν τις ευθύνες και τα πεδία τους ώστε να ταιριάζουν με τα αναπτυσσόμενα σετ δεξιοτήτων τους. Οι ΑΑ ενδέχεται να μεταπηδούν από τη συνεργασία με ένα μόνο τμήμα στην ανάληψη διοικητικών ρόλων που εξυπηρετούν ολόκληρη την εταιρεία. Μπορεί ακόμη και να μετακινηθούν σε ρόλους εκτελεστικού βοηθού όπου θα εξυπηρετούν ένα συγκεκριμένο στέλεχος.

Όπως τα στελέχη της καριέρας του Executive Assistant, οι δυνατότητες σταδιοδρομίας για τους βοηθούς διοίκησης είναι ατελείωτες. Οι ΑΑ μπορούν να αποκτήσουν εμπειρία και στη συνέχεια να εξειδικεύσουν, να επεκτείνουν τους τρέχοντες ρόλους τους ή να διοχετεύσουν τη διοικητική τους ικανότητα να εξυπηρετούν συγκεκριμένα άτομα ή θέσεις.

(- Εγγραφείτε σε ένα από τα ιδιωτικά μας FB Group αποκλειστικά για Εκτελεστικούς & Διοικητικούς Βοηθούς. Είναι μια κοινότηταγια να συνδεθείτε, να συνεργαστείτε και να μοιραστείτε συμβουλές για το πώς να ξεπεράσετε το ευρύ φάσμα των προκλήσεων που αντιμετωπίζετε στο ρόλο σας.)