Πώς να γίνετε εκτελεστικός βοηθός, όπως λένε οι ειδικοί

εκτελεστικός βοηθός

Θέλετε λοιπόν να μάθετε πώς να είστε Εκτελεστικός Βοηθός (EA);



Λοιπόν, δεν εκπλαγούμε! Οι εκτελεστικοί βοηθοί απολαμβάνουν μερικές από τις πιο ποικίλες, συναρπαστικές και προκλητικές σταδιοδρομίες στην αγορά - σταδιοδρομίες που προσελκύουν μαθητές και επαγγελματίες με ένα ευρύ φάσμα δεξιοτήτων και ενδιαφερόντων. Ο συχνά επιχειρηματικός, πάντα ουσιαστικός ρόλος του Εκτελεστικού Βοηθού περιλαμβάνει:

  • Λήψη βασικών επιχειρηματικών αποφάσεων
  • Έχοντας μεγάλη φωνή στην εταιρεία
  • Καθοδήγηση στρατηγικής κατεύθυνσης

Και αυτό είναι απλώς ένα δείγμα ορισμένων κοινών αρμοδιοτήτων του εκτελεστικού βοηθού.

Είστε έτοιμοι να μάθετε περισσότερα για τον σύγχρονο Εκτελεστικό Βοηθό;



προπόνηση που πρέπει να κάνετε στη δουλειά

Παρακάτω, έχουμε περιγράψει όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με το πώς να είστε εκτελεστικός βοηθός. Τα περισσότερα από αυτά τα ευρήματα προήλθαν από μας Κατάσταση της εκτελεστικής έκθεσης του βοηθού (ή SOTEAR, όπως το αναφερόμαστε πολλές φορές παρακάτω). Υπάρχει κάτι στην αναφορά για έμπειρους Εκτελεστικούς Βοηθούς, καθώς και μελλοντικούς Εκτελεστικούς Βοηθούς που δεν έχουν ακόμη αποφοιτήσει από το κολέγιο. Κάναμε την αναφορά μόνο για εσάς. απολαμβάνω!

Ο καλύτερος τρόπος για τη δημιουργία, παρακολούθηση και παρακολούθηση των προτάσεων σε αυτήν την ανάρτηση είναι με ένα λογισμικό παραγωγικότητας όπως Δευτέρα.com .

Ποιοι είναι οι εκτελεστικοί βοηθοί;

Ποιοι είναι εκτελεστικοί βοηθοί



Οι εκτελεστικοί βοηθοί προέρχονται από ποικίλες προηγούμενες θέσεις και εκπαιδευτικό υπόβαθρο. Κατά την εκπόνηση της έκθεσης της Εκτελεστικής Βοηθού, μελετήσαμε τις προηγούμενες θέσεις των Εκτελεστικών Βοηθών και τις μεγάλες εταιρείες του κολεγίου. Δεν είδαμε καθόλου ξεχωριστές τάσεις για θέματα που θα μπορούσαν να δώσουν συμβουλές στους επίδοξους εκτελεστικούς βοηθούς σχετικά με το θέμα των σπουδαίων ή τις θέσεις εργασίας που πρέπει να αναλάβει. Ωστόσο, παρατηρήσαμε ότι οι περισσότεροι εκτελεστικοί βοηθοί εισέρχονται στους ρόλους τους με μεγάλη εμπειρία.

paleo σνακ εν κινήσει

Περισσότεροι από τους μισούς (54%) των EA που ερευνήσαμε για τη δημιουργία της αναφοράς είχαν 11 ή περισσότερα χρόνια εμπειρίας. Το 23% των ερωτηθέντων είχε 20 ή περισσότερα χρόνια εμπειρίας. Με άλλα λόγια, οι Εκτελεστικοί Βοηθοί έχουν βρεθεί στο μπλοκ μερικές φορές και ξέρουν ακριβώς τι κάνουν.

(- Ολοκληρώστε περισσότερα Το Assist - το # 1 δωρεάν εβδομαδιαίο ενημερωτικό δελτίο που δημιουργείται για βοηθούς από βοηθούς.)

Τι ακριβώς κάνουν οι εκτελεστικοί βοηθοί κάνω ;

Εξαρτάται. Οχι πραγματικά; κάνει.

Τα καθήκοντα ενός εκτελεστικού βοηθού εξαρτώνται από την εταιρεία, την εκτελεστική ή την εκτελεστική ομάδα. Ένας εκτελεστικός βοηθός σε μια εταιρεία δημοσίων σχέσεων μπορεί να περάσει τις ημέρες προγραμματισμού εκδήλωσης μετά την εκδήλωση, ενώ ένας εκτελεστικός βοηθός σε μια μη κερδοσκοπική εταιρεία μπορεί να περάσει τις ημέρες καλώντας κυβερνητικούς αξιωματούχους.

Εκτελεστικοί βοηθοί

Σύμφωνα με ένας ορισμός από το Merriam-Webster, Ένας εκτελεστικός είναι «αυτός που ασκεί διοικητικό ή διαχειριστικό έλεγχο και ένας Βοηθός είναι« ένα άτομο που βοηθά ή συνήθως παρέχει συμπληρωματική υποστήριξη ή βοήθεια ». Έτσι, ένας εκτελεστικός βοηθός, ουσιαστικά, βοηθά το στέλεχος να διαχειριστεί την εταιρεία.

Στο SOTEAR μας, επισημαίνουμε ένα μανιφέστο από τον Εκτελεστικό βοηθό εκπαιδευτή και ειδικό Άνταμ Φίντλερ . Το μανιφέστο του καταγράφει την ουσία του ρόλου του Executive Assistant:

«Είμαι ουδέτερος και ανεξάρτητος σύμβουλος του εκτελεστικού μου που επιτρέπει τις καθημερινές ρουτίνες διαχείρισης που ενισχύουν την αποτελεσματικότητα του αφεντικού μου και του οργανισμού στο σύνολό του. Λειτουργώ ως διευθυντής επιχείρησης από μόνος μου - και είμαι αναπόσπαστο μέρος της ομάδας διαχείρισης. '

Εν ολίγοις, μια οριστική απάντηση μας διαφεύγει επειδή οι βοηθοί βοηθού κάνουν σχεδόν τα πάντα. Εάν τυχαίνει να είστε ο εκτελεστικός βοηθός μόνοι σας, μπορείτε να λάβετε την πληροφορία και την υποστήριξη που χρειάζεστε για να τα κάνετε όλα και να τα κάνετε καλά κάνοντας εγγραφή στο Το Assist , ένα δωρεάν εβδομαδιαίο ενημερωτικό δελτίο που έχει σχεδιαστεί ειδικά για να βοηθά τους EA να κάνουν την καλύτερη δουλειά τους.

Διαβάστε περισσότερα σχετικά με ορισμένα πιο συγκεκριμένα καθήκοντα εκτελεστικού βοηθού παρακάτω.

Εκτελεστικοί βοηθοί: The Vital Stats

Μισθός

Μια μελέτη που βρήκαμε κατά τη δημιουργία του SOTEAR μας λέει ότι ο μέσος Εκτελεστικός Βοηθός κερδίζει πάνω από 63.000 $ ετησίως. (Αυτό είναι υψηλότερο από το Διοίκηση Κοινωνικής Ασφάλισης τελευταίο εθνικό μέσο όρο.)

ερωτήσεις για παγοθραύστες για ενήλικες

Και θυμηθείτε: Όταν έρθει η ώρα να αποδεχτείτε τη θέση του Εκτελεστικού Βοηθού που ονειρευόσασταν, μπορείτε πάντα να διαπραγματευτείτε τον μισθό σας. Έτσι, πραγματικά, το εύρος των μισθών EA που θα αντιμετωπίσετε είναι πιθανώς τόσο μεγάλο όσο το εύρος των καθηκόντων EA που πιθανότατα εκτελείτε στη μακρά καριέρα σας.

Καθήκοντα

Εκτελεστικός βοηθός

Τα καθήκοντα ενός σύγχρονου εκτελεστικού βοηθού περιλαμβάνουν, αλλά δεν περιορίζονται σε:

Πώς να γίνετε εκτελεστικός βοηθός

Εκτελεστικές δεξιότητες βοηθού

διασκεδαστικά πράγματα για το γραφείο

Εάν έχετε φιλοδοξία και είστε πρόθυμοι να αφιερώσετε χρόνο για να δημιουργήσετε την εμπειρία σας και το βιογραφικό σας, τότε έχετε τα προσόντα ενός εξαιρετικού Εκτελεστικού Βοηθού. Τώρα μάλλον θέλετε να μάθετε ποιες συγκεκριμένες δεξιότητες θα χρειαστείτε για να το κάνετε. Σας καλύψαμε. αυτό είναι ένα σημαντικό θέμα του SOTEAR μας.

Απολύτως απαραίτητες δεξιότητες

Κύρια πολλαπλές εργασίες: Σύμφωνα με το SOTEAR μας, η πιο επιθυμητή, πιο χρησιμοποιημένη και πιο περιζήτητη ικανότητα του Executive Assistant είναι η ικανότητα πολλαπλών εργασιών. (20% των ερωτηθέντων μας αναφέρουν το multitasking ως την πιο σημαντική δεξιότητα για να αποκτήσει η EA.)

  • Βελτιώστε τις δεξιότητές σας: Εμείς συνιστώ γεμίζοντας τον 'κενό χώρο' κατά τη διάρκεια ορισμένων εργασιών με απλές εργασίες. Αντί να ονειρεύεστε όταν κάποιος σας θέτει σε αναμονή κατά τη διάρκεια μιας τηλεφωνικής κλήσης, ανοίξτε ένα υπολογιστικό φύλλο και κάντε κάποια καταχώριση δεδομένων.

Μάθετε να επικοινωνείτε: Οι δεξιότητες επικοινωνίας ήταν επίσης στην κορυφή της λίστας των ερωτηθέντων μας για τις πιο σημαντικές δεξιότητες εκτελεστικού βοηθού που πρέπει να κυριαρχήσουν.

  • Βελτιώστε τις δεξιότητές σας: Υπάρχουν πολλοί τρόποι να βελτιώστε τις επικοινωνιακές σας δεξιότητες , αλλά εδώ είναι ένας απλός κανόνας που οι βετεράνοι EA ξέρουν να χρησιμοποιούν όλη την ημέρα, κάθε μέρα: Κρατήστε το πραγματικό. Η ειλικρίνεια και η διαφάνεια μπορούν να σας φτάσουν μακριά.

Προτιμώμενες δεξιότητες

Σκέψη με μεγάλη εικόνα, τη δυνατότητα επεξεργασίας πληροφοριών και λήψης αποφάσεων στο πλαίσιο των μακροπρόθεσμων στόχων της εταιρείας σας

  • Βελτιώστε τις δεξιότητές σας: Δίκτυο εντός της εταιρείας σας. Ακούστε προσεκτικά σε κάθε συνάντηση που παρακολουθείτε. Κάντε ερωτήσεις έως ότου καταλάβετε πραγματικά τι συμβαίνει και τι ρόλο παίζετε στο συγκεκριμένο έργο.

Προτεραιότητα, τη δυνατότητα να διαθέσετε το χρόνο σας και τον χρόνο του Εκτελεστικού σας στις εργασίες και τις δραστηριότητες με τον μεγαλύτερο αντίκτυπο στην αποστολή σας.

  • Βελτιώστε τις δεξιότητές σας: Έχετε πάντα υπόψη σας την αποστολή και τους στόχους της εταιρείας σας. Διαβάστε κάθε μέρα αν αυτό βοηθάει. Ζυγίζουμε όλες τις αποφάσεις ιεράρχησης σε σχέση με αυτούς τους στόχους.

Προσμονή, την ικανότητα να γνωρίζουν τι θέλουν τα στελέχη σας πριν το κάνουν.

  • Βελτιώστε τις δεξιότητές σας: Ρωτήστε τα στελέχη σας πολλές ερωτήσεις. Παρατηρήστε τις αντιδράσεις τους σε διαφορετικούς τύπους καταστάσεων. Σημειώστε πώς συμπεριφέρονται όταν είναι αγχωμένοι, χαρούμενοι, θυμωμένοι και λυπημένοι. Εφαρμόστε τα ευρήματά σας για να κάνετε τη ζωή τους ευκολότερη.

Συναισθηματική νοημοσύνη, την ικανότητα κατανόησης και διαχείρισης των συναισθημάτων του εαυτού σας και των άλλων.

άλλο όνομα για εκτελεστικό βοηθό
  • Βελτιώστε τις δεξιότητές σας: Ακούστε, σταματήστε και σκεφτείτε. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα όταν αλληλεπιδράτε με τους συναδέλφους σας, και το συναισθηματικό σας IQ θα ενισχυθεί με την πάροδο του χρόνου.

Αντιμετώπιση προβλημάτων και επίλυση προβλημάτων, τη δυνατότητα εφαρμογής ενός βασικού συνόλου δεξιοτήτων για την επίλυση σχεδόν κάθε ζητήματος που προκύπτει.

  • Βελτιώστε τις δεξιότητές σας: Δημιουργήστε τις δεξιότητές σας επίλυσης προβλημάτων μέσω της διανοητικής μοντελοποίησης. Φανταστείτε σενάρια πραγματικής ζωής να παίζετε σε περιβάλλοντα χαμηλής πίεσης. (Αυτό θέλετε να κάνετε κατά τη διάρκεια του μεσημεριανού διαλείμματος, σωστά;) Φανταστείτε πώς θα λύσετε ένα πρόβλημα όταν δεν υπάρχει πίεση από ένα πραγματικό πρόβλημα χτίζει τους μύες αντιμετώπισης προβλημάτων. Όταν προκύψει ένα πραγματικό ζήτημα, θα είστε έτοιμοι.

(- Ολοκληρώστε περισσότερα Το Assist - το # 1 δωρεάν εβδομαδιαίο ενημερωτικό δελτίο που δημιουργείται για βοηθούς από βοηθούς.)

Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε: Κορυφαία μαθήματα από την κατάσταση της Εκτελεστικής έκθεσης του Βοηθού

εκτελεστικός βοηθός

Αυτά τα κορυφαία μαθήματα από το SOTEAR καλύπτουν οτιδήποτε άλλο πρέπει να γνωρίζετε για να ξεκινήσετε ή να συνεχίσετε να ανθίζετε στην καριέρα του Executive Assistant.

  1. Οι εκτελεστικοί βοηθοί απολαμβάνουν καλύτερα από τους μέσους μισθούς, αλλά αισθάνονται σαν να υπάρχει γυάλινη οροφή. Όπως είπαμε παραπάνω, ο μέσος Εκτελεστικός Βοηθός κερδίζει πάνω από 63.000 $ ετησίως. Οι Εκτελεστικοί Βοηθοί εξακολουθούν να θέλουν να κερδίσουν περισσότερα χρήματα (ποιος δεν το κάνει;) και βλέπουν τη διαπραγμάτευση για υψηλότερο μισθό ως κορυφαία πρόκληση.
  2. Οι EA είναι μια πιστή δέσμη. Περισσότερο από το ένα τρίτο (34%) των ερωτηθέντων εργάζονται στην τρέχουσα εταιρεία τους για περισσότερα από 5 χρόνια. Σύμφωνα με το Γραφείο Στατιστικής Εργασίας , ο μέσος Αμερικανός εργαζόμενος βρίσκεται στην τρέχουσα δουλειά του για 4,2 χρόνια και αυτός ο αριθμός μειώνεται σε μόλις 2,8 χρόνια όταν κοιτάζετε εργαζόμενους ηλικίας 25-34 ετών.
  3. Οι περισσότεροι εκτελεστικοί βοηθοί κάνουν τη δουλειά που έκαναν ολόκληρες ομάδες βοηθών. Το 52% των ερωτηθέντων υποστηρίζει άμεσα 3 ή περισσότερα στελέχη και η συντριπτική πλειοψηφία δεν έχει ομάδα στην οποία μπορούν να εκχωρήσουν.
  4. Το Candor είναι απαραίτητο, αλλά εξακολουθεί να είναι δύσκολο για τους Executive Assistants . Οι Εκτελεστικοί Βοηθοί είπαν ότι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους αντιμετώπισης ενός δύσκολου ή απαιτητικού στελέχους είναι να «είσαι εκ των προτέρων μαζί τους και να γνωστοποιήσεις την απογοήτευσή σου» (32%). Ωστόσο, η ανατροφοδότηση εξακολουθεί να αποτελεί πρόκληση. Το 32% εξακολουθεί να μην αισθάνεται άνετα δίνοντας αρνητικά σχόλια στο αφεντικό του.
  5. Το πεδίο του ρόλου του εκτελεστικού βοηθού έχει διευρυνθεί. Ενώ το ημερολόγιο, ο προγραμματισμός και η οργάνωση εξακολουθούν να αποτελούν θεμελιώδες μέρος της εργασίας, το να είσαι εκτελεστικός βοηθός το 2021 σημαίνει τώρα την εκτέλεση εργασιών που είχαν προηγουμένως υποβιβαστεί σε IT, Operations, ακόμη και σε HR.
  6. Οι εκτελεστικοί βοηθοί δεν κάνουν αρκετές διακοπές. Οι εκτελεστικοί βοηθοί που παίρνουν περισσότερες διακοπές ανέφεραν ότι είναι λιγότερο αγχωμένοι και πιο χαρούμενοι στη δουλειά, αλλά ένα πλήρες 40% διαρκεί μόνο 10 ή λιγότερες ημέρες διακοπών ετησίως - πολύ κάτω από το μέσο όρο της κατανομής.
  7. Οι εκτελεστικοί βοηθοί λατρεύουν ότι η δουλειά τους τους κρατά στα δάχτυλα των ποδιών τους. Όταν ρωτήθηκε ποιο μέρος της δουλειάς τους απολαμβάνουν περισσότερο, η κορυφαία απάντηση ήταν «νέες προκλήσεις» (33%).
  8. Οι Εκτελεστικοί Βοηθοί δεν λαμβάνουν αρκετά σχόλια, αλλά όχι λόγω έλλειψης χρόνου. Το 30% δήλωσε ότι λαμβάνει μόνο σχόλια για το πώς να βελτιωθεί στην εργασία μία φορά το χρόνο, ωστόσο το 56% των ερωτηθέντων συναντώνται πρόσωπο με πρόσωπο με το αφεντικό τους κάθε εβδομάδα
  9. Οι εκτελεστικοί βοηθοί είναι πάντα διαθέσιμοι. Οι ερωτηθέντες μας είπαν ότι η «αποσύνδεση εκτός εργασίας» είναι το πιο δύσκολο πράγμα να κάνουμε στον ρόλο σε σύγκριση με πριν από 2-3 χρόνια. Το 52% των Εκτελεστικών Βοηθών αναμένεται να είναι σε ετοιμότητα εκτός των ωρών εργασίας. Οι εκτελεστικοί βοηθοί που αναμένεται να είναι σε κλήση εκτός των ωρών εργασίας είναι σχεδόν 12% λιγότερο ευχαριστημένοι με τα αφεντικά τους από τους εκτελεστικούς βοηθούς που δεν αναμένεται να είναι σε κλήση. Το 28% των ερωτηθέντων δήλωσε ότι το αφεντικό τους επικοινωνεί μαζί τους εκτός των ωρών εργασίας ή το σαββατοκύριακο με αιτήματα τουλάχιστον δύο φορές την εβδομάδα.

Έχετε συμβουλές για επίδοξους Εκτελεστικούς Βοηθούς; Μοιραστείτε τη σοφία σας στα παρακάτω σχόλια!