Πώς να γίνετε εκτελεστικός βοηθός με μηδενική εμπειρία

Εκτελεστικός βοηθός καριέρας

Θέλετε λοιπόν να γίνετε Executive Assistant (EA), αλλά δεν έχετε άμεση σχετική εμπειρία…

Μην ανησυχείτε - υπάρχουν τρόποι να γίνετε Εκτελεστικός Βοηθός ακόμα κι αν είστε φρέσκοι από το σχολείο ή θέλετε να κάνετε μια σημαντική αλλαγή σταδιοδρομίας. Εδώ είναι όλα όσα πρέπει να ξέρετε για να σπάσετε τον ρόλο του Executive Assistant.



Ένα από τα αγαπημένα μας εργαλεία για την EA αυτή τη στιγμή είναι το λογισμικό παραγωγικότητας Δευτέρα.com . Δοκιμάστε τη δωρεάν δοκιμαστική περίοδο και δείτε τι πιστεύετε!

Ένας εκτελεστικός βοηθός εξηγητής

Περίληψη ρόλου

Σύμφωνα με το δικό μας Κατάσταση της εκτελεστικής έκθεσης του βοηθού ,'Ο μέσος Εκτελεστικός Βοηθός πρέπει να είναι επαγγελματίας επιλυτής προβλημάτων, πλοίαρχος της οργάνωσης, έμπιστος έμπιστος και στρατηγικός σύμβουλος - όλοι εντάσσονται σε έναν.'



να γνωρίσετε τις δραστηριότητές σας

Οι εκτελεστικοί βοηθοί φορούν πολλά καπέλα

Με άλλα λόγια, οι εκτελεστικοί βοηθοί φορούν πολλά καπέλα, και ως εκ τούτου, φορούνΑπολαύστε μερικές από τις πιο ποικίλες, συναρπαστικές και προκλητικές σταδιοδρομίες που διατίθενται στο σύγχρονο εργατικό δυναμικό. Οι μαθητές και οι επαγγελματίες από μια σειρά από υπόβαθρα και με μια σειρά δεξιοτήτων και ενδιαφερόντων συρρέουν στις θέσεις του Executive Assistant.

Ενώ υπηρετεί σε ρόλο EA, κάθε επαγγελματίας με κίνητρα έχει την ευκαιρία να διευθύνει επιχειρήσεις και γραφεία στο παρασκήνιο. Ένας εκτελεστικός βοηθός λαμβάνει βασικές αποφάσεις, έχει μεγάλη φωνή στις λειτουργίες γραφείων και στην πολιτική και συχνά συμβάλλει στη στρατηγική κατεύθυνση μιας επιχείρησης για χρόνια.



Ειδικές ευθύνες

Λοιπόν, τι συγκεκριμένα πράγματα κάνουν οι Εκτελεστικοί Βοηθοί για να προσθέσουν στην παραπάνω περίληψη; Εδώ είναι μερικές, αλλά σίγουρα όχι όλες, από τις τυπικές ευθύνες του Εκτελεστικού Βοηθού:

  • Ημερολόγιο
  • Χρονοδρομολόγηση
  • Οργανωτικός
  • Αντιμετώπιση προβλημάτων πληροφορικής
  • Παροχή στρατηγικών συμβουλών
  • Διαχείριση προνομίων
  • Εφαρμογές διαδικασιών
  • Διαχείριση μισθοδοσίας
  • Σχέδιο διάταξη γραφείου
  • Ενσωμάτωση / επιβίβαση
  • Χειρισμός επικοινωνιών
  • Συντονισμός ταξιδιού
  • Προγραμματισμός εκδηλώσεων

Βασικές δεξιότητες

Οι περισσότεροι εκτελεστικοί βοηθοί διαθέτουν μερικά, αν όχι όλα, από αυτά βασικές δεξιότητες :

  • Στόχος της επινοητικότητας για να γίνει το αδύνατο
  • Η ικανότητα να παραμείνετε ήρεμοι υπό πίεση και να χειριστείτε οτιδήποτε έρχεται
  • Τεχνολογία ικανότητας για τη διόρθωση προβλημάτων πληροφορικής και την εξεύρεση λύσεων
  • Μεγάλη σκέψη για να γίνετε αξιόπιστοι εμπιστευτικοί και συμβουλευτικοί για στελέχη
  • Αδίστακτη προτεραιότητα για την ολοκλήρωση των σημαντικών πραγμάτων
  • Ironclad διακριτική ευχέρεια για την αντιμετώπιση ευαίσθητων πληροφοριών
  • Άψογη οργάνωση για τη διατήρηση υλικών αντικειμένων (προμήθειες κ.λπ.) και τις διαδικασίες εργασίας σε κατάσταση λειτουργίας
  • Δυνατότητα στρατηγικής πολλαπλών εργασιών για να γίνουν σημαντικά πράγματα
  • Υπερφυσική πρόβλεψη για δράση σε ζητήματα πριν γίνουν πλήρη προβλήματα
  • Συναισθηματική νοημοσύνη για αποτελεσματική συνεργασία με άλλους
  • Επικοινωνία σε επίπεδο εμπειρογνωμόνων για την ανάδειξη βασικών σημείων σε όλες τις καταστάσεις
  • Ταχύτητα και αποφασιστικότητα για να κάνετε το σωστό στη σωστή στιγμή
  • Μια αίσθηση του χιούμορ που βάζει πάντα τα πράγματα σε προοπτική
  • Η δυνατότητα δικτύωσης για τη δημιουργία και τη διατήρηση μιας ισχυρής ομάδας υποστήριξης
  • Διαπραγματευτικές δεξιότητες για να κάνουμε τα πράγματα να γίνονται σαν μαγεία
  • Αναλυτικές ικανότητες λήψης αποφάσεων σε όλες τις καταστάσεις

Μισθός

Σύμφωνα με την Γραφείο Στατιστικής Εργασίας του Υπουργείου Εργασίας των Ηνωμένων Πολιτειών Οι Εκτελεστικοί Βοηθοί κερδίζουν έναν ωριαίο μισθό 57.410 $ (μέσος όρος).

Οι εκτελεστικοί βοηθοί εργάζονται πολλές ώρες

Ωρες

Σύμφωνα με οι περισσότερες αναφορές , Οι εκτελεστικοί βοηθοί εργάζονται πολλές και συχνά περίεργες ώρες. Αυτές οι θέσεις δεν έρχονται απαραιτήτως με νοοτροπία ρολογιού σε ρολόι. Οι Εκτελεστικοί Βοηθοί πρέπει να είναι έτοιμοι και πρόθυμοι να αναβαθμίσουν όποτε καλεί καθήκον.

Πώς να γίνετε εκτελεστικός βοηθός όταν είστε νέοι στο πεδίο ή αλλάζετε ρόλους

Το Budding Executive Assistants με λίγη προηγούμενη εμπειρία μπορεί να βρει πολλούς τρόπους για να αναπτύξει τις δεξιότητες που χρειάζονται για να πετύχουν, είτε ξεκινούν από το μηδέν είτε προσπαθούν να αξιοποιήσουν την εμπειρία από προηγούμενες θέσεις.

άσκηση για εργασία στη δουλειά

Γενικά, οι επίδοξοι EA μπορούν να ξεκινήσουν την καριέρα τους ενσωματώνοντας μια νοοτροπία προσανατολισμένη στις υπηρεσίες ανά πάσα στιγμή. Αυτό περιλαμβάνει:

  • Μαθαίνοντας για τις βέλτιστες πρακτικές και τους καλύτερους πόρους εγγραφείτε σε ένα ενημερωτικό δελτίο, όπως Το Assist , η οποία παρέχει νέα ενεργή πληροφορία και πληροφορίες κάθε εβδομάδα.
  • Ψάχνετε συνεχώς ευκαιρίες για παροχή βοήθειας και χωρίς να διστάσετε
  • Πάντα να ρωτάτε τις διαδικασίες και να ρωτάτε πώς θα μπορούσαν να βελτιωθούν
  • Απαντώντας γρήγορα και χρήσιμα σε κάθε αίτημα
  • Δικτύωση με οποιονδήποτε και όλους ρωτώντας τους συνεργάτες τι κάνουν στην εταιρεία, σε ποιο τμήμα εργάζονται, ποιοι στόχοι σταδιοδρομίας έχουν και πολλά άλλα

Τώρα ας δούμε πιο συγκεκριμένα στοιχεία που πρέπει να κάνουμε για τους ελπιδοφόρους της EA. Οι επίδοξοι εκτελεστικοί βοηθοί μπορούν να εξερευνήσουν μια ποικιλία από δικτύωση , εκπαίδευση και ευκαιρίες ανάπτυξης όπου μπορούν να χτίσουν γρήγορα μια ποικιλία δεξιοτήτων που διαφορετικά θα απαιτούσαν χρόνια εμπειρίας στην εργασία για να κερδίσουν. Ακολουθούν ορισμένοι πόροι και ιδέες για να ξεκινήσετε!

Οι βοηθητικοί εκτελεστικοί βοηθοί πρέπει να είναι εθελοντικά

Εθελοντής για να αποκτήσετε εμπειρία

Οι ειδικοί αναζήτησης εργασίας στο ZipRecruiter προτείνουμε να προσφέρετε εθελοντισμό για να αποκτήσετε κάποια εμπειρία. Πολλοί οργανισμοί, ειδικά μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί, χρειάζονται διοικητική βοήθεια από οργανωμένα άτομα με κίνητρα. Μπορείτε να αναζητήσετε ευκαιρίες εθελοντών σε διαδικτυακούς αθροιστές, συμπεριλαμβανομένων Εθελοντική αντιστοίχιση , Catchafire , και Ιδεαλιστής .

Εάν η καριέρα σας είναι ολοκαίνουργια…

Αναζητήστε ευκαιρίες που περιλαμβάνουν μια ολοκληρωμένη λίστα αρμοδιοτήτων. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αποκτήσετε δεξιότητες σε όσο το δυνατόν περισσότερους βασικούς τομείς.

Αν ελπίζετε να αλλάξετε ρόλους…

Αναζητήστε ευκαιρίες που συμπληρώνουν ορισμένα κενά στην εμπειρία σας. Για παράδειγμα, εάν είστε ήδη πλοίαρχος στη δημιουργία παρουσιάσεων, αλλά δεν έχετε εμπειρία στο ημερολόγιο ή στο σχεδιασμό επαγγελματικών ταξιδιών, προσπαθήστε να βρείτε ευκαιρίες εθελοντών όπου θα διαχειρίζεστε προγράμματα και ταξιδιωτικά προγράμματα.

Μάθετε τα εργαλεία και τα κόλπα του εμπορίου

Όπως κάθε άλλος πλοίαρχος ενός σκάφους, οι EA χρησιμοποιούν εργαλεία και κόλπα για να βελτιώσουν τη δουλειά τους, να κάνουν περισσότερα και να κάνουν τη ζωή τους ευκολότερη. Όσο περισσότερα εργαλεία και κόλπα γνωρίζετε, τόσο περισσότερα θα έχετε στην 'εργαλειοθήκη' σας, έτοιμα προς χρήση όταν προκύψει ανάγκη. Μπορείτε εύκολα να μάθετε για νέα εργαλεία, συμβουλές και κόλπα κάνοντας εγγραφή στο Το Assist , ένα δωρεάν εβδομαδιαίο ενημερωτικό δελτίο που έχει σχεδιαστεί ειδικά για να βοηθά τους EA να κάνουν την καλύτερη δουλειά τους.

μικρές δραστηριότητες διασκέδασης για τους υπαλλήλους

Εάν η καριέρα σας είναι ολοκαίνουργια…

Δοκιμάστε τις συμβουλές και τα κόλπα που διαβάζετε και αρχίστε να εφαρμόζετε τις στρατηγικές που σας έχουν νόημα. Όσο περισσότερο εξερευνάτε, τόσο πιο γρήγορα θα γίνετε ειδικός.

Αν ελπίζετε να αλλάξετε ρόλους…

Ανάγνωση Το Assist για να μάθετε πώς οι EA κάνουν την καλύτερη δουλειά τους και να φτιάξετε τη δική σας στρατηγική για να είστε ο καλύτερος EA ποτέ όταν προσλαμβάνετε αυτήν τη δουλειά.

Προσφορά στη Βοήθεια

Εάν έχετε παρατηρήσει κάποιον στη δουλειά που φαίνεται να είναι πολύ απασχολημένος τον τελευταίο καιρό, τότε ρωτήστε αν μπορείτε να αναλάβετε μερικές διοικητικές εργασίες από τα χέρια τους. Το άτομο δεν χρειάζεται να είναι στέλεχος για να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε τις απαραίτητες δεξιότητες για να γίνετε εκτελεστικός βοηθός.

Εάν η καριέρα σας είναι ολοκαίνουργια…

Ξεκινήστε αναλαμβάνοντας μικρές εργασίες. Επικεντρωθείτε στην ολοκλήρωση μιας εργασίας προτού συμφωνήσετε να αναλάβετε οτιδήποτε άλλο. Με αυτόν τον τρόπο, θα είστε σε θέση να διαχειριστείτε την εργασία χωρίς το άγχος να αναλάβετε πάρα πολλά εκτός από τις άλλες ευθύνες σας. Καθώς βοηθάτε σε μικρές εργασίες, θα μάθετε επίσης πόσο καιρό διαρκεί το καθένα και θα είστε έτοιμοι να καθορίσετε πόση επιπλέον εργασία μπορείτε εύλογα να αναλάβετε.

Αν ελπίζετε να αλλάξετε ρόλους…

Προσπαθήστε να προσφέρετε βοήθεια στους βασικούς στρατηγικούς τομείς που σας ενδιαφέρουν περισσότερο. Εάν θέλετε να επικεντρωθείτε στις στρατηγικές ανάπτυξης επιχειρήσεων, εξερευνήστε πώς μπορεί να μπορείτε να βοηθήσετε σε αυτούς τους τομείς. Σκεφτείτε να προσφέρετε βοήθεια που κάνει πραγματικά τη ζωή πιο εύκολη. Μπορεί να μην μπορείτε να συνεισφέρετε πρωτοποριακές ιδέες κατά τη διάρκεια συναντήσεων στρατηγικής, αλλά θα μπορούσατε να προσφέρετε εθελοντικά να πληκτρολογήσετε (και να κυκλοφορήσετε) λεπτά συνάντησης . Με αυτόν τον τρόπο, θα είστε παρόντες και θα προσέχετε σε κάθε συνάντηση, αποκτώντας τις γνώσεις που χρειάζεστε για να συνεισφέρετε περισσότερες ιδέες στο δρόμο.

Παρακολούθηση μαθημάτων

Επιταχύνετε τη διαδρομή ανάπτυξης δεξιοτήτων EA με εκπαιδευτικά μαθήματα. Τα μαθήματα σας επιτρέπουν να δημιουργήσετε δεξιότητες, συχνά σε σύντομα βήματα του χρόνου. Ορισμένα μαθήματα παρέχουν ακόμη και πρακτικά πιστοποιητικά που μπορείτε πραγματικά να χρησιμοποιήσετε για να επικυρώσετε τις δεξιότητές σας εάν δεν έχετε άμεσα σχετική εργασιακή εμπειρία.

Εάν η καριέρα σας είναι ολοκαίνουργια…

εικονικές ιδέες για πάρτι

Βρείτε εισαγωγικές εκπαιδεύσεις που εστιάζουν σε θεμελιώδεις δεξιότητες, όπως οι παρακάτω επιλογές.

Chippewa Valley Technical College Associate (Online ή In-Person) Πτυχίο - Εκτελεστικός Βοηθός

Αυτή η κορυφή Επιλογή εκπαίδευσης εκτελεστικού βοηθού είναι ιδανικό για όσους προσπαθούν να μπουν στο γήπεδο και να αποκτήσουν πολλές σχετικές εμπειρίες για να ξεκινήσουν μια ακμάζουσα καριέρα. Το διετές μάθημα βοηθά τους μαθητές να μετατραπούν σε ολοκληρωμένες EA που ξέρουν πώς να διαχειρίζονται χρονοδιαγράμματα, να διευκολύνουν έργα, να υποστηρίζουν επιχειρηματίες υψηλού επιπέδου, να δημιουργούν παρουσιάσεις και πολλά άλλα.

Hawkeye Community College - Εκτελεστικός βοηθός σε απευθείας σύνδεση μαθήματα πτυχίου AAS

Αυτό το ολοκληρωμένο εκπαιδευτικό σεμινάριο βοηθά τους νέους Εκτελεστικούς Βοηθούς να αποκτήσουν δεξιότητες που διαφορετικά θα χρειαστούν αρκετά χρόνια δουλειάς για να κυριαρχήσουν. Επιπλέον, η αποδεδειγμένη γνώση που παρέχει το μάθημα μπορεί ακόμη και να βοηθήσει τους μαθητές να αποκτήσουν επιθυμητές θέσεις. Το πρόγραμμα περιλαμβάνει μαθήματα όπως, Εισαγωγή στις Επιχειρήσεις, Εφαρμοσμένα Μαθηματικά, Λογιστική Μισθοδοσίας και Επιχειρηματική Ηθική.

Αν ελπίζετε να αλλάξετε ρόλους…

Βρείτε εστιασμένες εκπαιδεύσεις για να σας βοηθήσουν να ενισχύσετε τις δεξιότητες σε απομονωμένες περιοχές.

Μάθημα Εκτελεστικού Βοηθού Eventrix

Αυτό το βολικό διαδικτυακό μάθημα βοηθά τους μαθητές να αναπτύξουν πολλές από τις μαλακές δεξιότητες που είναι απαραίτητες για να είναι ξεχωριστοί εκτελεστικοί βοηθοί. Το πρόγραμμα στοχεύει στην επικοινωνία, τη διαχείριση του χρόνου, την εθιμοτυπία που σχετίζεται με το αφεντικό και ακόμη και συμβουλές για να ξεκινήσει μια καριέρα EA.

Πρόγραμμα πιστοποιητικών eCornell Critical Thinking Online

Όλες οι θέσεις εργασίας απαιτούν δεξιότητες κριτικής σκέψης, αλλά οι εκτελεστικές θέσεις βοηθού οδηγούν στο επόμενο επίπεδο. Οι EA πρέπει να χρησιμοποιούν συνεχώς κριτική σκέψη για να λαμβάνουν βασικές αποφάσεις, να επικοινωνούν αποτελεσματικά με όλους, να επιλύουν συγκρούσεις, να διαχειρίζονται τα συναισθήματα των άλλων και πολλά άλλα. Αυτό το διαδικτυακό μάθημα θα βοηθήσει οποιονδήποτε με υπόβαθρο σε οποιαδήποτε καριέρα να δημιουργήσει βασικές δεξιότητες κριτικής σκέψης που θα είναι χρήσιμες για μια καριέρα EA.

Εκτελεστικό συνέδριο βοηθού

Παρακολουθήστε εκδηλώσεις και συνέδρια δικτύωσης

Η συνάντηση με ανθρώπους στον τομέα στον οποίο θέλετε να εργαστείτε θα σας προετοιμάσει για τη νέα σας καριέρα με πολλούς τρόπους. Θα μάθετε για νέους πόρους, θα παρακολουθείτε βασικές τάσεις και θα κάνετε συνδέσεις που μπορεί να σας βοηθήσουν να μάθετε νέες δεξιότητες ή ακόμα και να βρείτε ευκαιρίες για τις οποίες διαφορετικά δεν θα γνωρίζετε.

Εάν η καριέρα σας είναι ολοκαίνουργια…

Επιλέξτε εκδηλώσεις και συνέδρια που παρέχουν εισαγωγές σε βασικές δεξιότητες (και βασικά άτομα) που σχετίζονται με το πεδίο.

Γίνετε ο Ultimate Assistant Two-Day Workshops

Αυτά τα εργαστήρια πολλαπλών τοποθεσιών παρέχουν ελπιδοφόρα, αρχικά και έμπειρα EAs πολλές πληροφορίες για να ξεκινήσουν ή να βελτιώσουν τη σταδιοδρομία τους. Τα εργαστήρια προσφέρονται σε πολλές τοποθεσίες και πολλές ημερομηνίες. έτσι, παρόλο που προσφέρονται μόνο αυτοπροσώπως, αυτά τα εργαστήρια προσφέρουν ημερομηνίες και τοποθεσίες που λειτουργούν καλά για Εκτελεστικούς βοηθούς σε όλη τη χώρα.

Τα εργαστήρια επικεντρώνονται στις κλασικές δεξιότητες που βρίσκονται σε ολοκληρωμένους βοηθούς, όπως δεξιότητες επικοινωνίας, τεχνικές οργάνωσης, στρατηγικές επίλυσης προβλημάτων και τεχνικές διαχείρισης σταδιοδρομίας. Επιπλέον, δεδομένου ότι αυτά τα γεγονότα προσελκύουν επαγγελματίες με κίνητρα που θέλουν να γίνουν ακόμη καλύτεροι στις δουλειές τους, είναι τέλειοι για δικτύωση και φέρνουν EA σε όλα τα επίπεδα μαζί για να μάθουν ο ένας από τον άλλο.

Αν ελπίζετε να αλλάξετε ρόλους…

Επιλέξτε εκδηλώσεις και συνέδρια που θα σας βοηθήσουν να ολοκληρώσετε τις υπάρχουσες δεξιότητές σας και να γίνετε κατάλληλος υποψήφιος για οποιαδήποτε θέση εκτελεστικού βοηθού.

διαφορά μεταξύ εκτελεστικού βοηθού και διοικητικού βοηθού

Το Φόρουμ Εκτελεστικής Ηγεσίας

Οι υπεύθυνοι σχεδιασμού αυτού του πολυάριθμου, πολυετούς φόρουμ υποστήριξης λένε για τις δυνατότητες των Executive Assistants: «Πιστεύουμε ότι οι εκτελεστικοί βοηθοί μπορούν να επιτύχουν μεγαλείο στην καριέρα τους».

Το φόρουμ φέρνει τα EA σε όλα τα επίπεδα μαζί για να μιλήσουν μεταξύ τους, να προσφέρουν υποστήριξη, να μάθουν νέες δεξιότητες και πολλά άλλα.

(- Ολοκληρώστε περισσότερα Το Assist - το # 1 δωρεάν εβδομαδιαίο ενημερωτικό δελτίο που δημιουργείται για βοηθούς από βοηθούς.)

Είστε ήδη εκτελεστικός βοηθός; Πείτε μας πώς ξεκινήσατε την καριέρα σας στα παρακάτω σχόλια!