Πώς να γίνετε διαχειριστής γραφείου με μηδενική εμπειρία

Πώς να γίνετε διευθυντής γραφείου

Εάν έχετε μικρή διοικητική εμπειρία, τότε ίσως αναρωτιέστε πώς να γίνετε Διαχειριστής γραφείου. Μπορεί να βρεθείτε να κάνετε ερωτήσεις, όπως:



  • Πώς αποκτάτε την εμπειρία που χρειάζεστε;
  • Πώς μπορείτε να αξιοποιήσετε την εμπειρία που έχετε για έναν ρόλο του Office Manager;
  • Τι μπορείτε να περιμένετε μόλις ξεκινήσετε;

Μην ανησυχείτε - έχουμε απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις και πολλά άλλα! Οι επαγγελματίες που έχουν κίνητρα μπορούν να βρουν τρόπους για να αξιοποιήσουν την υπάρχουσα εμπειρία, δεξιότητες και γνώσεις τους για να ξεκινήσουν επιτυχημένη καριέρα ως υπεύθυνοι γραφείου. Εδώ είναι όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με το να σπάσετε τον ρόλο του Office Manager.

(Εάν είστε υπεύθυνος γραφείου, εγγραφείτε στο ιδιωτικό μας FB Group εδώ . Είναι ένα μέροςγια να συνδεθείτε, να συνεργαστείτε και να μοιραστείτε συμβουλές για το πώς να ξεπεράσετε το ευρύ φάσμα των προκλήσεων που αντιμετωπίζετε στο ρόλο σας.)

Δωρεάν μπόνους: Αποκτήστε μια έκδοση PDF της έκθεσης The Office State of The Office 2018 του 2018 . Ερευνήσαμε 572 διευθυντές γραφείου για να ανακαλύψουμε 10 επιλογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να πετύχετε τους στόχους σας και να ξεπεράσετε τις προκλήσεις. Επιπλέον μάθετε τι πληρώνουν άλλοι διαχειριστές γραφείου (και πώς μπορείτε να κερδίσετε περισσότερα)!



Ένας διευθυντής του Office Manager

Περίληψη ρόλου

Οι υπεύθυνοι γραφείου βοηθούν τις λειτουργίες στο χώρο εργασίας να λειτουργούν ομαλά με τη διαχείριση ροών εργασίας, σχέσεων και στρατηγικών πρωτοβουλιών. Οι ΟΜ αναπτύσσουν και επιβάλλουν πολιτικές και διασφαλίζουν ότι τα γραφεία τους έχουν την απαραίτητη υποστήριξη για να γίνουν ακμάζοντα εργασιακά περιβάλλοντα.

Πολλοί διευθυντές γραφείου βρίσκονται είναι ίσα μέρη υπάλληλος γραφείου, θεραπευτής, υπεύθυνος για πάρτι, ειδικός μισθοδοσίας και πολλά άλλα.



Οι υπεύθυνοι γραφείου χρησιμεύουν συχνά ως το πραγματικό φιλικό πρόσωπο σε ένα γραφείο. Φροντίζουν τους ανθρώπους, επιλύουν προβλήματα και παρέχουν έναν πολύ απαραίτητο ώμο για να «κλαίνε» σε δύσκολες καταστάσεις όπου οι άλλοι ακροατές φαίνονται λίγοι και πολύ μακριά.

Έτσι, αν καταλαβαίνουμε γιατί κανένας κωδικός πρόσβασης δεν λειτουργεί ξαφνικά για να εξαλείψει μια σύγκρουση μεταξύ δύο βασικών υπαλλήλων υποστήριξης, οι ολοένα και πιο σημαντικές εργασίες ενός Διευθυντή του Office προχωρούν πολύ στο να διασφαλίσουν ότι η εργασία γίνεται και γίνεται καλά, γύρω από το γραφείο .

Αποκτήστε την εμπειρία του Office Manager

Ειδικές ευθύνες

Έτσι, όταν πρόκειται να εντοπίσουμε ακριβώς τι κάνουν οι Διευθυντές του Office κάθε μέρα, ο κατάλογος των ευθυνών είναι μεγάλος και ποικίλλει ανάλογα με την εταιρεία, την ποικιλία της εργασίας, την εμπειρία του OM και πολλά άλλα. Ακολουθούν μερικές από τις ευθύνες που θα αναλάβουν οι περισσότεροι υπεύθυνοι γραφείου σε ένα σημείο ή άλλο:

  • Χειρισμός αποθέματος και παραγγελία. (Αυτό περιλαμβάνει αποθήκευση ειδών γραφείου, σνακ, καθαριστικών και άλλων καθημερινών ειδών.)
  • Παρακολούθηση του προϋπολογισμού γραφείου
  • Διαχειριστική ομάδα γραφείου διαχείρισης
  • Ανάπτυξη και εφαρμογή διαδικασιών. (Αυτό περιλαμβάνει διαδικασίες ασφάλειας, όπως σχέδια εκκένωσης, κτίρια πρωτοκόλλων ασφαλείας και άλλα.)
  • Όντας λογιστής γραφείου
  • Δημιουργία αναφορών και παρουσιάσεων
  • Προγραμματισμός πάρτι και εκδηλώσεων
  • Φροντίζοντας τη μισθοδοσία, την τιμολόγηση και το πιο σημαντικό, φροντίζοντας όλοι να πληρώνονται
  • Αποφασίζει για μια εταιρική πληροφορία και σχηματική αρχιτεκτονική
  • Σύνδεση με βασικές επαφές γραφείου, συμπεριλαμβανομένων πελατών, πωλητών, στελεχών κτιρίων και άλλων
  • Σχεδιασμός διατάξεων γραφείου, makeover και ανακαινίσεις
  • Υπαλλήλους επιβίβασης και επιβίβασης
  • Διαχείριση του λογαριασμού τηλεφώνου και email του γραφείου
  • Διαπραγμάτευση συμβάσεων και χειρισμός καθημερινής διαχείρισης
  • Προγραμματισμός αίθουσας συνεδριάσεων γραφείου

Βασικές δεξιότητες

Ειδικευμένος διευθυντής γραφείου

Οι περισσότεροι διευθυντές γραφείου διαθέτουν μερικές, αν όχι όλες, από αυτές τις βασικές δεξιότητες:

  • Ασταμάτητη ενέργεια
  • Αναλυτική ικανότητα
  • Συναισθηματική νοημοσύνη
  • Ικανότητα κατανόησης και δράσης σε καταστάσεις που περιλαμβάνουν τόσο πολύπλοκες πληροφορίες όσο και διαπροσωπικές σχέσεις
  • Ικανότητα να ακούτε καλά
  • Επικοινωνία σε ομιλία και γραφή
  • Ικανότητα προσαρμογής
  • Αυτάρκεια
  • Ηγεσία
  • Ευκαμψία
  • Οργανωτική ικανότητα
  • Διαχείριση χρόνου
  • Συνέχεια για την ανάληψη έργων από την έναρξη έως την ολοκλήρωση
  • Με λεπτομέρεια στο μυαλό λεπτομέρειες τόσο μεγάλες όσο και μικρές

Μισθός

Σύμφωνα με την Glassdoor, η μέση βασική αμοιβή ανά έτος για τους Διευθυντές γραφείου είναι 53.528 $ ετησίως.

Ωρες

Οι υπεύθυνοι γραφείων πρέπει να κάνουν οτιδήποτε και ό, τι χρειάζεται για να διασφαλίσουν ότι τα γραφεία λειτουργούν ομαλά. Αυτή η ψηλή τάξη έρχεται περιστασιακά μαζί με μεγάλες νύχτες, νωρίς το πρωί και πολύ περιστασιακά, τα σαββατοκύριακα. Ωστόσο, οι περισσότεροι διευθυντές γραφείου εργάζονται τις ίδιες ώρες με έναν τυπικό υπάλληλο στις εταιρείες τους. Πολλοί μέσοι όροι εξακολουθούν να είναι 9 έως 5, αλλά οι ώρες ενός ΟΜ θα διαφέρουν όσο οι υπόλοιποι υπάλληλοι στις εταιρείες τους.


Πώς να γίνετε διαχειριστής του Office όταν είστε νέοι στο πεδίο ή αλλάζετε ρόλους

Παίρνω μαθήματα κατάρτισης

Εκπαίδευση

Τα μαθήματα σας βοηθούν να δημιουργήσετε μια ποικιλία σχετικών δεξιοτήτων του Office Manager σε ρυθμίσεις χαμηλής πίεσης. (Σας βοηθούν επίσης να δημιουργήσετε δεξιότητες που μπορεί να σας χρειαστούν λίγα χρόνια για να μάθετε.)

  • Εάν η καριέρα σας είναι ολοκαίνουργια…

Βρείτε ένα μάθημα που καλύπτει όλες τις βασικές δεξιότητες του Office Manager. Αυτό θα σας βοηθήσει να μάθετε τα περισσότερα από τα «σχοινιά» πριν καν ξεκινήσετε. ο Σχολή Διαχειριστή Online Office σταδιοδρομίας των ΗΠΑ . Το ολοκληρωμένο μάθημα περιλαμβάνει τόνους τομέων που πρέπει να επικεντρωθούν οι επίδοξοι υπεύθυνοι γραφείου. Οι καλυπτόμενες ικανότητες περιλαμβάνουν τη γραφή, τα μαθηματικά, την επικοινωνία, τις δεξιότητες υπολογιστών, τις δεξιότητες διαπροσωπικών σχέσεων, τη διαχείριση αρχείων και πολλά άλλα.

  • Αν ελπίζετε να αλλάξετε ρόλους…

Βρείτε ένα μάθημα που καλύπτει μια ικανότητα ή δεξιότητες που θέλετε να εμβαθύνετε. Ρίξτε μια ματιά στις βασικές ευθύνες και δεξιότητες παραπάνω και μάθετε σε ποια στοιχεία θέλετε να εργαστείτε. Η παρουσία των διαδικτυακών εκπαιδευτικών μαθημάτων διευκολύνει την εύρεση προσφοράς για σχεδόν όλες τις δεξιότητες. Για παράδειγμα, το Η American Payroll Association προσφέρει ένα μάθημα για την εφαρμογή βέλτιστων πρακτικών μισθοδοσίας . Το μάθημα αξιοποιεί μελέτες περιπτώσεων για να προσθέσει πλαίσιο σε αφηρημένες έννοιες. Οι επίδοξοι διευθυντές γραφείου που θέλουν να βελτιωθούν κατά τον προγραμματισμό συναντήσεων μπορούν να εξετάσουν το Προετοιμασία εξετάσεων Professional Convention Association Management Association's Certified Meeting Professional (CMP) επιλογές για να μάθετε πώς να σχεδιάζετε εντυπωσιακές συναντήσεις που εντυπωσιάζουν ακόμη και τις πιο δύσκολες ομάδες.

Πάρτε ένα Πιστοποίηση διαχειριστή γραφείου

Οι πιστοποιήσεις του Office Manager σάς βοηθούν να δείξετε στους πιθανούς εργοδότες ότι έχετε τις απαραίτητες δεξιότητες για να γίνετε διαχειριστής του Office.

Για παράδειγμα, το IAAP (Διεθνής Ένωση Διοικητικών Επαγγελματιών) προσφέρει το

Πιστοποιημένος Διοικητικός Επαγγελματίας (ΚΓΠ) . Αυτή η πιστοποίηση θα δώσει ώθηση τόσο στην ολοκαίνουργια καριέρα όσο και στην αλλαγή σταδιοδρομίας. Όποιος περάσει αυτήν την εις βάθος εξέταση θα αναγνωριστεί ως πλοίαρχος στον τομέα. Εάν δεν έχετε εμπειρία, αυτή η πιστοποίηση θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε δεξιότητες και επίσης να αποδείξετε στον κόσμο ότι τις έχετε.

Παρακολουθήστε εκδηλώσεις και συνέδρια δικτύωσης

Τα συνέδρια και οι εκδηλώσεις δικτύωσης συγκεντρώνουν πολλά άτομα που κάνουν ακριβώς αυτό που κάνετε (ή αυτό που ελπίζετε να κάνετε μια μέρα). Ως αποτέλεσμα, αυτά τα γεγονότα παρουσιάζουν τις τέλειες ευκαιρίες να ζητήσουν από τους βετεράνους τις συμβουλές τους για επιτυχία. (Και δεν μπορείτε να αναδημιουργήσετε αυτό το είδος μαθησιακού περιβάλλοντος, ακόμη και αν τα μεγάλα γραφεία!)

  • Εάν η καριέρα σας είναι ολοκαίνουργια…

Βάλτε τον εαυτό σας εκεί έξω σε όλα τα συνέδρια για να συναντήσετε πολλούς έμπειρους διευθυντές γραφείου και να μάθετε για όλες τις βασικές δεξιότητες για τον τομέα σας. Ένα συμβάν, όπως Διαχείριση πολλαπλών προτεραιοτήτων, έργων και προθεσμιών του Pryor , κάνει την τέλεια επιλογή για νέους διαχειριστές γραφείου.

  • Αν ελπίζετε να αλλάξετε ρόλους…

Δοκιμάστε εκδηλώσεις με έμφαση στην ανάπτυξη δεξιοτήτων ηγεσίας που μπορούν να οδηγήσουν την καριέρα σας στο επόμενο επίπεδο. Για παράδειγμα, το Dale Carnegie® Training's Αυτοπεποίθηση, κατηγορηματικός, υπεύθυνος: Ανάπτυξη των στάσεων της ηγεσίας θα βοηθήσει έμπειρους επαγγελματίες που ελπίζουν να αναλάβουν ρόλο ΟΜ στην ανάπτυξη των δεξιοτήτων που απαιτούνται για τη λήψη σκληρών αποφάσεων.


Υπάρχει μια πορεία προς μια ακμάζουσα καριέρα του Office Manager, είτε ξεκινάτε την καριέρα σας από το μηδέν είτε μεταβαίνετε από το ρόλο του Executive Assistant ή του Office Coordinator. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για να ξεκινήσετε ανεξάρτητα από το πού βρίσκεστε στην καριέρα σας.

Ξεκινήστε να κάμπτετε τις ικανότητες ακρόασης

Δεξιότητες ακρόασης

Μέρος του ανεπίσημου συνόλου δεξιοτήτων του Office Manager περιλαμβάνει την παροχή θεραπείας στο χώρο εργασίας από καιρό σε καιρό. Οι εργαζόμενοι που έχουν αρχίσει να χτίζουν τους μυς τους μαθαίνοντας να ακούνε όλους όσους βλέπουν θα βρουν ευκολότερο αυτό το συγκεκριμένο καθήκον όταν έρθει η ώρα να το πάρουν πιο εύκολα.

Υπόδειξη: Θέλετε να μάθετε τον ευκολότερο τρόπο να ανοίξετε τα άτομα; Χαμογελάστε και κάντε επαφή με τα μάτια με όλους. Το πρώτο βήμα για να γίνετε κύριος ακροατής είναι να γίνετε εκείνοι που μπορούν να προσεγγίσουν όλοι.

  • Εάν η καριέρα σας είναι ολοκαίνουργια…

Ξεκινήστε να μιλάτε σε όλους για οτιδήποτε. Υποβάλετε ανοιχτές ερωτήσεις για να κάνετε τους χρήστες να μοιράζονται. Τι σε απασχολεί τελευταία; Τι είστε πολύ ενθουσιασμένοι που εργάζεστε αυτήν την εβδομάδα και φέτος; Να είστε περίεργοι, να κάνετε ερωτήσεις και να προσέχετε ό, τι λένε οι άνθρωποι. Όσο περισσότερο το κάνετε αυτό, τόσο πιο εύκολο θα είναι να μάθετε ακριβώς ποιες ερωτήσεις να ρωτήσετε και να καταλάβετε ακριβώς τι πρέπει να ακούσουν οι άνθρωποι σε ορισμένες καταστάσεις.

  • Αν ελπίζετε να αλλάξετε ρόλους…

Αν έχετε επισκεφτεί το γραφείο μερικές φορές, εστιάστε στο να καταστήσετε τις ήδη καθιερωμένες δεξιότητες ακρόασης όσο πιο δυνατές γίνεται. Στόχος σας είναι να κάνετε τους ανθρώπους να σας δουν ως ' ανεπίσημος θεραπευτής γραφείου 'Και έμπιστος έμπιστος πριν καν μπείτε σε ρόλο OM.

Για να ακονίσετε τις συναισθηματικά έξυπνες ικανότητες του θεραπευτή γραφείου, ρίξτε τον βασικό σας ορισμό της ακρόασης. Μπορείτε να ακούσετε προσεκτικά κάποιον και να εξακολουθείτε να εστιάζετε μόνο σε αυτά που θέλετε να πείτε στη συνέχεια. Αντ 'αυτού, εστιάστε τόσο στην ακρόαση όσο και στην αντίστοιχη αντίδραση. Καθώς κάποιος μιλά, σκεφτείτε πώς μπορεί να αισθάνεται. Τι θα ήθελαν να ακούσουν για να αισθάνονται καλύτερα; Επικυρώστε τις υποθέσεις σας ζητώντας ερωτήσεις προτού δώσετε την προσεκτική σας απάντηση.

Πηγαίνετε για να λύσετε προβλήματα, ακόμα κι αν δεν έχουν καμία σχέση με τα κανονικά σας καθήκοντα

Επίλυση προβλήματος

Όταν πρόκειται για προβλήματα γραφείου, οι περισσότεροι υπάλληλοι κάνουν τυφλούς, και δικαίως. έχουν πάρα πολλά άλλα πράγματα να κάνουν και πάρα πολλές προθεσμίες για να βυθιστούν στα προβλήματα που αναδύονται κάθε δεδομένη ημέρα στο γραφείο. Ωστόσο, όταν είστε υπεύθυνος του Office, κάθε πρόβλημα - από το χάος στην αίθουσα συσκέψεων έως το σφάλμα στην αναφορά μισθοδοσίας - εμπίπτει στην αρμοδιότητά σας. Οι OM Hopefuls πρέπει να συνηθίσουν να βλέπουν όλα τα προβλήματα γραφείου ως δικά τους. Αυτό θα τους βοηθήσει να συνηθίσουν να αναλαμβάνουν όλα όσα έρχονται στο δρόμο τους, και θα τους βοηθήσει επίσης να δημιουργήσουν τις δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων που χρειάζονται για την επίλυση προβλημάτων.

Υπόδειξη: Μερικοί ειδικοί χρησιμοποιούν το Μοντέλο IDEAL (και ακρωνύμιο) για να προσεγγίσετε οποιοδήποτε πρόβλημα. Εδώ είναι τα βήματα:

  • Εγώ οδοντοποίηση του προβλήματος
  • ρε ορίστε το πλαίσιο
  • ΕΙΝΑΙ xplore και αξιολόγηση λύσεων
  • ΠΡΟΣ ΤΟ ct
  • μεγάλο Ook πίσω για να δούμε τι λειτούργησε
  • Εάν η καριέρα σας είναι ολοκαίνουργια…

Προσέξτε για προβλήματα σε όλους τους τομείς και πτυχές της εργασίας. Μόλις ξεκινήσετε, θα θελήσετε να μάθετε πώς να χειρίζεστε όσο το δυνατόν πιο ποικίλα προβλήματα.

  • Αν ελπίζετε να αλλάξετε ρόλους…

Ποια πιθανά προβλήματα σας αφήνουν να αισθάνεστε λιγότερο σίγουροι; Αναζητήστε αυτά τα προβλήματα για να ολοκληρώσετε τις δεξιότητές σας στην επίλυση προβλημάτων. Πρέπει να είστε έτοιμοι για οτιδήποτε ως Διαχειριστής του Office, επομένως η διαφοροποίηση των ικανοτήτων σας θα πρέπει να αποτελεί προτεραιότητα εάν αλλάζετε ρόλους και έχετε συνηθίσει να αντιμετωπίζετε μόνο ένα στενό φάσμα ζητημάτων.

Εάν είστε υπεύθυνος γραφείου, θα θέλαμε να μάθουμε πώς ξεκινήσατε! Βοηθήστε τους επίδοξους διαχειριστές γραφείου και μοιραστείτε την ιστορία σας στα παρακάτω σχόλια.

(PS - Εάν είστε υπεύθυνος γραφείου, εγγραφείτε στο ιδιωτικό μας FB Group εδώ . Είναι ένα μέροςγια να συνδεθείτε, να συνεργαστείτε και να μοιραστείτε συμβουλές για το πώς να ξεπεράσετε το ευρύ φάσμα των προκλήσεων που αντιμετωπίζετε στο ρόλο σας.)

Δωρεάν μπόνους: Αποκτήστε μια έκδοση PDF της έκθεσης The Office State of The Office 2018 του 2018 . Ερευνήσαμε 572 Διευθυντές γραφείου για να ανακαλύψουμε 10 επιλογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να πετύχετε τους στόχους σας και να ξεπεράσετε τις προκλήσεις. Επιπλέον μάθετε τι πληρώνουν άλλοι διαχειριστές γραφείου (και πώς μπορείτε να κερδίσετε περισσότερα)!