Κατακτήστε τα πιο κοινά εκτελεστικά καθήκοντα

Κατακτήστε τα πιο κοινά εκτελεστικά καθήκοντα βοηθού

παιχνίδια για να παίξετε στη δουλειά

Συγχαρητήρια που γίνετε Εκτελεστικός Βοηθός (EA)! (Αν εξακολουθείτε να ψάχνετε για μια συναυλία, συγχαρητήρια για το μέλλον σας.) Είστε έτοιμοι να ολοκληρώσετε όλα τα καθήκοντά σας με τη χάρη και την ηρεμία; Είστε έτοιμοι να κάνετε τους διαχειριστές σας να κλαίνε, με δέος για την αριστεία σας; Εντάξει; ίσως να παρασυρόμαστε λίγο, αλλά πότε βλάπτει κανείς μια μικρή φιλοδοξία;



Τροφοδοτήστε τη δική σας φιλοδοξία EA με τον οδηγό μας για κατανόηση και διαχείριση των πιο κοινών καθηκόντων του Executive Assistant.

Εκτελεστικός βοηθός

Οι παρακάτω ευθύνες είναι όλες από το 2018 μας Κατάσταση της έκθεσης του εκτελεστικού βοηθού (SOTEAR), το οποίο περιλαμβάνει άμεσα σχόλια από 417 Εκτελεστικούς Βοηθούς που εργάζονται σε 34 διαφορετικές βιομηχανίες στις Ηνωμένες Πολιτείες.

Έχουμε ομαδοποιήσει τις ευθύνες από τα πιο συνηθισμένα - καθήκοντα που το υψηλότερο ποσοστό των ερωτηθέντων αναφέρουν - έως το λιγότερο κοινό. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εργαστείτε στην εξάσκηση των κοινών καθηκόντων, πράγματα που πιθανότατα θα αντιμετωπίσετε σε οποιονδήποτε ρόλο εκτελεστικού βοηθού και, στη συνέχεια, να δουλέψετε κάτω από εκεί.



Διαχείριση ημερολογίων και προγραμματισμού

Το 96% των Εκτελεστικών Βοηθών αναφέρουν ότι το κάνουν αυτό

Τα εκτελεστικά βοηθητικά καθήκοντα περιλαμβάνουν τη διαχείριση ημερολογίου

Nail it: Κύριος προγραμματισμός και διαχείριση ημερολογίου παραμένοντας οργανωμένοι.

Εάν θυμάστε μόνο ένα πράγμα: Αναπτύξτε ένα σύστημα οργάνωσης πληροφοριών και μείνετε ενημερωμένοι καθώς φτάνουν. Για παράδειγμα, μόλις λάβετε ένα αίτημα σύσκεψης για το στέλεχος σας, επεξεργαστείτε το και καταγράψτε το έτσι ώστε το σύστημά σας να συνεχίζει να λειτουργεί (και κατά λάθος δεν διπλασιάζετε τους χρονοθυρίδες του βιβλίου, ξεχάστε σημαντικά γεγονότα κ.λπ.).



Γιατί η οργάνωση είναι το κλειδί για τον προγραμματισμό και τη διαχείριση ημερολογίου;

Θα παραβιάσουμε όλους τους κανόνες εδώ και θα απαντήσουμε με ερώτηση. Τι κοινό έχουν αυτές οι τρεις ευθύνες;

  • Συνεργασία με πολλά άτομα και χρονοδιαγράμματα για τη δημιουργία χρονοδιαγραμμάτων
  • Αποστολή ενημερώσεων ημερολογίου που έχουν νόημα
  • Ποτέ μην κάνετε διπλή κράτηση ενός σημαντικού πελάτη

Πιθανότατα έχουν πολλά κοινά, αλλά αυτό που επιδιώκουμε είναι ότι όλοι απαιτούν να γνωρίζουν και να επεξεργάζονται πολλές πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων ημερομηνιών, ωρών, ονομάτων και άλλων. Ο καλύτερος τρόπος για να υπερέχετε στην επεξεργασία πληροφοριών είναι πρώτα να διατηρήσετε τις πληροφορίες οργανωμένες. Κάποιος δεν θα μπορούσε ποτέ να αναλάβει οποιαδήποτε από αυτές τις εργασίες εάν δεν είχε ήδη αναπτύξει κάποιο είδος συστήματος για την καταγραφή και την οργάνωση προγραμμάτων και ημερολογίων.

Δέσμευση σε μια διαδικασία διαχείρισης ημερολογίου και προγραμματισμού και επιμείνουμε σε αυτήν. Συγκεντρώσαμε μερικά συμβουλές ειδικά για αυτό . Περιλαμβάνουν:

διασκεδαστικά πράγματα για το γραφείο
  • Χρωματική κωδικοποίηση
  • Αποκλεισμός του χρόνου εργασίας μόνο για τη διαχείριση ημερολογίων και προγραμμάτων
  • Χρησιμοποιώντας χρήσιμα εργαλεία ημερολογίου

Πριν ξεκινήσετε με τη λίστα μας, εγγραφείτε για Το Assist , το δωρεάν εβδομαδιαίο ενημερωτικό δελτίο με επιμελημένες πληροφορίες τόσο χρήσιμο που οι EA λένε ότι δεν ξέρουν αν θα το μοιραστούν με φίλους ή θα κρατήσουν τα μυστικά στον εαυτό τους. Λάβετε συμβουλές και πληροφορίες, όπως αυτά που εμφανίζονται παρακάτω, παραδίδονται απευθείας στα εισερχόμενά σας κάθε εβδομάδα.

Συντονισμός ταξιδιού

Το 92% των Εκτελεστικών Βοηθών αναφέρουν ότι το κάνουν αυτό

Τα εκτελεστικά καθήκοντα βοηθού περιλαμβάνουν τον προγραμματισμό ταξιδιού

Καρφώστε το: Ο συντονισμός των ταξιδιών, η αποτελεσματικότητα και η συνέπεια είναι βασικά.

Εάν θυμάστε μόνο ένα πράγμα: Σταματήστε να ανακαλύπτετε ξανά τον τροχό (ή σε αυτήν την περίπτωση, το δρομολόγιο) κάθε φορά που χρειάζεται να συντονίζετε το ταξίδι. Χρήση πρότυπα αντι αυτου.

Τα πρότυπα κάνουν τον προγραμματισμό ταξιδιών πιο γρήγορο, πιο αποτελεσματικό και πιο συνεπές. Αυτό είναι μια νίκη τόσο για τον προγραμματιστή όσο και για τον ταξιδιώτη.

Μπορείτε επίσης να καθιερώστε μια διαδικασία μετάβασης να ακολουθείτε κάθε φορά που χρειάζεται να προγραμματίζετε ένα ταξίδι. Για παράδειγμα, μπορείτε να σκεφτείτε:

  • Επιλογή προτιμώμενων ταξιδιωτικών προμηθευτών για χρήση για κάθε ταξίδι
  • Δημιουργία λιστών ελέγχου για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα χάσετε καμία λεπτομέρεια
  • Καθορισμός χρονοδιαγραμμάτων ώστε να γνωρίζετε πότε να κάνετε τι

Διοργάνωση δεξίωσης

Το 90% των Εκτελεστικών Βοηθών αναφέρουν ότι το κάνουν αυτό

Τα εκτελεστικά καθήκοντα βοηθού περιλαμβάνουν το σχεδιασμό εκδηλώσεων

Καρφώστε το: Αφήστε το κοινό σας να σας διδάξει πώς να είστε εκπληκτικός σχεδιαστής εκδηλώσεων.

Εάν θυμάστε μόνο ένα πράγμα: Ενισχύστε το δικό σας δεξιότητες προγραμματισμού εκδηλώσεων ζητώντας σχόλια από άτομα που παρευρίσκονται στις εκδηλώσεις σας.

Το να ζητάτε σχόλια από τους συμμετέχοντες στην εκδήλωση λειτουργεί επειδή, ως Ο Μπιλ Γκέιτς είπε κάποτε, «Όλοι χρειαζόμαστε ανθρώπους που θα μας δώσουν σχόλια. Έτσι βελτιώνουμε. '

Τα σχόλια των συμμετεχόντων είναι ο μόνος τρόπος για να ρίξετε φως σε μερικές από τις καυτές ερωτήσεις που σίγουρα θα έχετε κατά τον προγραμματισμό εκδηλώσεων, ερωτήσεις όπως:

  • Πήρα αρκετό φαγητό;
  • Ήταν πολύ περιορισμένος ο χώρος;
  • Ήταν πολύ δυνατή η μουσική;
  • Αξίζει ο ομιλητής;
  • Ήταν αυτές οι καρέκλες πολύ κοντά;
  • Ήταν βαρετή η μορφή;

Όσο περισσότερες ερωτήσεις κάνετε, τόσο περισσότερα θα μάθετε και τόσο καλύτερα θα γίνουν τα συμβάντα σας.

Γραμματειακά καθήκοντα, συμπεριλαμβανομένου του χειρισμού τηλεφωνικών κλήσεων, της προώθησης κ.λπ.

Το 73% των Εκτελεστικών Βοηθών αναφέρουν ότι το κάνουν αυτό

Τα καθήκοντα εκτελεστικού βοηθού περιλαμβάνουν την ομιλία στο τηλέφωνο

Καρφώστε το: Οι δεξιότητες επικοινωνίας θα σας βοηθήσουν με όλα τα γραμματειακά σας καθήκοντα.

εταιρικές ιδέες δώρων για υπαλλήλους

Εάν θυμάστε μόνο ένα πράγμα: Προσπαθείτε συνεχώς να βελτιώσετε τις επικοινωνιακές σας δεξιότητες. Αυτό θα κάνει κάθε τηλεφωνική κλήση και κάθε αλληλεπίδραση ομαλότερη και πιο παραγωγική.

Αν ο χρυσός κανόνας της ζωής γενικά είναι «συμπεριφέρεστε στους άλλους όπως επιθυμείτε να αντιμετωπιστείτε», τότε ο χρυσός κανόνας της επικοινωνίας είναι «μιλήστε με άλλους όπως εσείς επιθυμείτε να σας μιλήσουν». Αυτό σημαίνει εξάσκηση κάποιας απλής ενσυναίσθησης. Όταν μιλάτε στο τηλέφωνο με κάποιον, αναρωτηθείτε:

καλύτερα δώρα για το προσωπικό του γραφείου
  • Τι χρειάζεται αυτό το άτομο;
  • Πώς αισθάνεται αυτό το άτομο;
  • Τι μπορώ να κάνω για να βοηθήσω αυτό το άτομο;

Θα βρείτε την απάντηση στις περισσότερες από αυτές τις ερωτήσεις απλώς ακούγοντας.

Προσωπικά καθήκοντα βοηθού

Το 71% των Εκτελεστικών Βοηθών αναφέρουν ότι το κάνουν αυτό

Τα εκτελεστικά καθήκοντα βοηθού περιλαμβάνουν κάποια προσωπική βοηθός

Καρφώστε: Τα αφεντικά αγαπούν τους προσωπικούς βοηθούς που προβλέπουν ανάγκες και προβλήματα.

Εάν θυμάστε μόνο ένα πράγμα: Δώστε προσοχή στο παρελθόν και φανταστείτε το μέλλον.

Σκεφτείτε πράγματα που έχουν συμβεί στο παρελθόν για να κάνετε τεκμηριωμένες εικασίες για το μέλλον. Μπορεί να μην είστε πάντα σωστοί, αλλά θα βελτιώνεστε κάθε φορά που προσπαθείτε να προβλέψετε το μέλλον.

Για παράδειγμα, φανταστείτε αυτά τα γεγονότα έχουν ήδη συμβεί.

  • Ένας συγκεκριμένος πελάτης ακύρωσε μια συνάντηση για την οποία ενθουσιάστηκε το αφεντικό σας.
  • Ο ίδιος πελάτης σε κάλεσε από το μπλε γιατί απλά «περνούσε από την πόλη». Έπρεπε να δημιουργήσετε μια αυτοσχέδια συνάντηση.
  • Η αυτοσχέδια συνάντηση δεν πήγε καλά επειδή το αφεντικό σας αρέσει να είναι προετοιμασμένο.

Σε αυτήν την περίπτωση, θα μπορούσατε να επιδείξετε δεξιότητες προσδοκίας προγραμματίζοντας μηνιαίες κλήσεις check-in ή email με αυτόν τον συγκεκριμένο πελάτη. Μπορείτε να την ρωτήσετε εάν έρχεται στην πόλη σύντομα ή να επιβεβαιώσει διπλά ότι θα παρακολουθήσει τυχόν υπάρχουσες συναντήσεις στο ημερολόγιο.

(- Ολοκληρώστε περισσότερα Το Assist - το # 1 δωρεάν εβδομαδιαίο ενημερωτικό δελτίο που δημιουργείται για βοηθούς από βοηθούς.)

Αιτήματα τεχνολογίας πεδίου

Το 58% των Εκτελεστικών Βοηθών αναφέρουν ότι το κάνουν αυτό

Τα εκτελεστικά βοηθητικά καθήκοντα περιλαμβάνουν εργασία τεχνολογίας / πληροφορικής

Καρφώστε το: Αποδεχτείτε την αλήθεια ότι οι εκτελεστικοί βοηθοί καταλήγουν να χειρίζονται πολλή τεχνική αντιμετώπιση προβλημάτων.

Εάν θυμάστε μόνο ένα πράγμα: Να είστε προετοιμασμένοι για ατυχίες τεχνολογίας.

Μερικές τεχνολογικές δυσκολίες πιθανότατα θα σας απαλλάξουν όταν είστε νέοι στη δουλειά, αλλά αυτό είναι εντάξει. Ξεκινήστε να παρακολουθείτε τα αιτήματα και τα προβλήματα που σας φέρνουν οι άνθρωποι. Χρησιμοποιήστε την 'έρευνά σας' για να ανακαλύψετε τάσεις, όπως τα δέκα κορυφαία προβλήματα. Καταγράψτε πώς λύσατε επιτυχώς κάθε πρόβλημα και μετατρέψτε τις λύσεις σας σε ένα μικρό φύλλο οδηγιών. Όταν κάποιος έρχεται σε εσάς με ένα από τα προβλήματα, τότε μπορείτε απλά να στείλετε email στο φύλλο οδηγιών. (Μπορεί να το δημοσιεύσετε ακόμη και στον ιστότοπο της εταιρείας ή στο intranet, αν αυτή είναι μια επιλογή!)

Πρόσθετες συμβουλές:

  • Βρείτε έναν πηγαίο διαδικτυακό πόρο για να αναφέρετε όταν κάποιος σας κολλάει. Για παράδειγμα, μπορείτε να αναζητήσετε τους κατασκευαστές των κύριων ηλεκτρονικών γραφείων σας. Σημειώστε τις ανοιχτές γραμμές εξυπηρέτησης πελατών ή τους συνδέσμους βοήθειας στο διαδίκτυο, ώστε να γνωρίζετε πού να αναζητήσετε απαντήσεις όταν εμφανιστούν προβλήματα.
  • Ζητήστε από οποιονδήποτε στο γραφείο με δεξιότητες υπολογιστή να είναι στη λίστα επαφών σας. Αυτό σημαίνει απλώς ότι είναι εντάξει μαζί σας δίνοντάς τους ένα δαχτυλίδι εάν χρειάζεστε βοήθεια με ένα πρόβλημα που ταιριάζει με την εξειδίκευσή τους

Λειτουργικά καθήκοντα, συμπεριλαμβανομένων προνομίων, στάθμευσης και συντήρησης

Το 56% των Εκτελεστικών Βοηθών αναφέρουν ότι το κάνουν αυτό

Λάβετε τα σχόλια των εργαζομένων

Καρφώστε το: Αφήστε τους υπαλλήλους να καθοδηγήσουν τη στρατηγική σας.

Εάν θυμάστε μόνο ένα πράγμα: Σε περίπτωση αμφιβολίας, μιλήστε με τους υπαλλήλους.

ασκήσεις στο γραφείο σας

Καλός Διευθυντές Επιχειρήσεων ξέρουν ότι μπορούν να μάθουν πολλά μόνο μιλώντας με υπαλλήλους. Οι εκτελεστικοί βοηθοί που θέλουν να κάνουν μια καλή δουλειά, διαχειρίζονται τα προνόμια μπορούν επίσης να μιλήσουν με τους υπαλλήλους για να ενημερώσουν τις στρατηγικές τους.

Καθήκοντα Ανθρώπινου Δυναμικού, συμπεριλαμβανομένης της επιβίβασης / επιβίβασης)

Το 51% των Εκτελεστικών Βοηθών αναφέρουν ότι το κάνουν αυτό

Τα καθήκοντα εκτελεστικού βοηθού περιλαμβάνουν την επιβίβαση

Καρφώστε το: Αξιοποιήστε στο έπακρο τις πρώτες και τελευταίες αλληλεπιδράσεις σας με υπαλλήλους.

Εάν θυμάστε μόνο ένα πράγμα: Το onboarding και το offboarding είναι και οι δύο μαθησιακές στιγμές.

Επιβίβαση παρουσιάζει μια μαθησιακή στιγμή για υπαλλήλους .

υγιεινά σνακ εν κινήσει

Αυτό σημαίνει, όπως συνιστάται από Τεχνολόγος Ανθρώπινου Δυναμικού , ότι πρέπει να ενισχύσετε και να ξεκαθαρίσετε την εταιρική σας κουλτούρα. Ξεκινήστε τις συνεδρίες επιβίβασης εξηγώντας τι σημαίνει η εταιρική κουλτούρα για εσάς. Εξετάστε το ενδεχόμενο να αφηγηθείτε μια ιστορία για μια κατάσταση ή ένα γεγονός όταν ο πολιτισμός της εταιρείας σας εκδηλώθηκε στην πραγματική ζωή.

Επιβίβαση παρουσιάστε μια μαθησιακή στιγμή για η εταιρεία σας .

Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να μάθετε πώς νιώθουν οι αναχωρούμενοι υπάλληλοι για την εταιρεία. Τι τους άρεσε / δεν τους άρεσε; Γιατί φεύγουν; Μάθετε τι μπορείτε αυτήν τη στιγμή. οι αποχωρούντες εργαζόμενοι δεν έχουν κανένα λόγο να μην είναι ειλικρινείς.

Εργασίες σχεδιασμού / διάταξης γραφείου

Το 46% των Εκτελεστικών Βοηθών αναφέρουν ότι το κάνουν αυτό

Τα εκτελεστικά βοηθητικά καθήκοντα περιλαμβάνουν το σχεδιασμό γραφείου

Καρφώστε: Διασκεδάστε!

Εάν θυμάστε μόνο ένα πράγμα: Κάθε γραφείο απαιτεί διαφορετικές ανάγκες σχεδίασης. Εάν λάβετε υπόψη τις μοναδικές πτυχές της εταιρείας σας και διασκεδάσετε καθώς σχεδιάζετε σχέδια και διατάξεις, τότε θα μπορείτε να δημιουργήσετε μια σχεδίαση γραφείου που αγαπά ο καθένας.

Δείτε μερικά ιδέες για διακόσμηση γραφείου .

(- Ολοκληρώστε περισσότερα Το Assist - το # 1 δωρεάν εβδομαδιαίο ενημερωτικό δελτίο που δημιουργείται για βοηθούς από βοηθούς.)

Κατάσταση μισθοδοσίας

Το 16% των Εκτελεστικών Βοηθών αναφέρουν ότι το κάνουν αυτό

Τα εκτελεστικά καθήκοντα βοηθού περιλαμβάνουν τη μισθοδοσία

Καρφώστε το: Επιλέξτε ένα σύστημα που να λειτουργεί με το πρόγραμμά σας.

Εάν θυμάστε μόνο ένα πράγμα: Οι εργαζόμενοι πρέπει να πληρώνονται. βεβαιωθείτε ότι λαμβάνουν τους μισθούς τους βρίσκοντας ένα σύστημα μισθοδοσίας που λειτουργεί με το πρόγραμμά σας.

Ο χειρισμός της μισθοδοσίας είναι σαν να αγοράζετε είδη παντοπωλείου, να καθαρίζετε το σπίτι ή να κάνετε οποιαδήποτε άλλη δουλειά. δεν τελείωσε ποτέ. Δεν είστε ποτέ «τελειωμένοι» με τη μισθοδοσία. Πρέπει να το χειριστείτε ξανά και ξανά και δεν μπορείτε απλώς να «χτυπήσετε ένα μήνα αξίας» σε μια μέρα εάν πρόκειται να κάνετε διακοπές. Τούτου λεχθέντος, να είστε ρεαλιστικοί σχετικά με τις ανάγκες του προγράμματος σας εάν πρόκειται να διαχειριστείτε τη μισθοδοσία.

καλά δώρα για το προσωπικό του γραφείου

Ως εκτελεστικός βοηθός, ίσως ταξιδεύετε πολύ. Εάν συμβαίνει αυτό, κάντε το Το blog προτείνει και βρείτε ένα σύστημα μισθοδοσίας που βασίζεται σε σύννεφο μπορείτε να έχετε πρόσβαση από οπουδήποτε ανά πάσα στιγμή.

Συμβουλή: Αν σας αρέσουν οι περισσότεροι EA και περιμένετε να έχετε ένα πολυάσχολο πρόγραμμα, επιλέξτε ένα αυτοματοποιημένο σύστημα μισθοδοσίας που θα αφαιρέσει λίγο το επαναλαμβανόμενο άγχος του χειρισμού μισθοδοσίας από το πιάτο σας.

Τι πιστεύετε για αυτά τα καθήκοντα εκτελεστικού βοηθού; Ενημερώστε μας στα σχόλια παρακάτω!