Η μόνη λίστα ελέγχου προγραμματισμού εταιρικών εκδηλώσεων που θα χρειαστείτε ποτέ

δώρο-τσάντες-για-εταιρική-εκδήλωση
Λίγα καθήκοντα έχουν τόσο πολλά κινούμενα μέρη όσο ο εταιρικός προγραμματισμός εκδηλώσεων

Από το κλείδωμα ημερομηνιών έως τον συντονισμό των ταξιδιών, τα στοιχεία δράσης σας μπορεί να φαίνεται να πολλαπλασιάζονται σε καθημερινή βάση. Μην αισθάνεστε συγκλονισμένοι - το έχετε αυτό και έχουμε την πλάτη σας!



Βγάλτε την εικασία, τον πανικό και το χάος από τον προγραμματισμό εκδηλώσεων και καλύψτε όλες τις λεπτομέρειες με αυτήν την απαραίτητη λίστα ελέγχου εταιρικών εκδηλώσεων. Αυτή η λίστα ελέγχου σάς βοηθά να είστε σίγουροι ότι κάνετε ό, τι πρέπει να κάνετε και ελευθερώνει μέρος του χώρου σας για να εστιάσετε σε όλα τα διασκεδαστικές λεπτομέρειες που θα κάνει την εκδήλωσή σας αξέχαστη.

ασκήσεις που πρέπει να κάνετε ενώ κάθεστε στη δουλειά

Κάντε λήψη αυτής της λίστας ελέγχου εταιρικών εκδηλώσεων>

Τι πρέπει να κάνετε 24-18 μήνες πριν από την εκδήλωσή σας:

1. Ερευνητικές πιθανές πόλεις

πόλη-για-εταιρική-εκδήλωση



Παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη:

  • Κοντά αεροδρόμια
  • Βολική δημόσια συγκοινωνία
  • Αριθμός διαθέσιμων ποιοτικών χώρων (Θα θέλατε να έχετε πολλούς διαθέσιμους χώρους για να διαλέξετε αργότερα.)
  • Καιρός
  • Απόσταση από τους περισσότερους στοχευόμενους συμμετέχοντες
  • Συγκρούσεις με εκδηλώσεις σε όλη την πόλη (Εάν ένας ετήσιος μαραθώνιος κλείνει μεγάλους δρόμους της πόλης κατά τη διάρκεια του χρονικού πλαισίου της εκδήλωσής σας, ίσως θελήσετε να επιλέξετε μια διαφορετική πόλη.)
  • Περπάτημα
  • Ασφάλεια
  • ΚΙΝΗΣΗ στους ΔΡΟΜΟΥΣ
  • Δωρεάν αξιοθέατα
  • Διαθεσιμότητα και κόστος πτήσης (Χρησιμοποιήστε τις Πτήσεις Google για να πραγματοποιήσετε μια γρήγορη σάρωση τιμών για εισιτήρια προς την πόλη κατά τη διάρκεια του χρονικού πλαισίου σας. Οι τιμές έχουν ήδη ανεβεί στα ύψη; Εάν ναι, σκεφτείτε να κοιτάξετε αλλού για να αυξήσετε την παρουσία.)

ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ:

  • Πριν μπείτε στην έρευνά σας, εξοικονομήστε χρόνο περιορίζοντας την αναζήτησή σας μέχρι τις πέντε μεγαλύτερες πόλεις σας.
  • Εξερευνήστε τις προσωπικότητες των πόλεων. Πρακτικές λεπτομέρειες κάνουν το συμβάν σας να συμβεί, αλλά θα πρέπει επίσης να ερευνήσετε αξιοσημείωτα χαρακτηριστικά, τα στοιχεία που δίνουν προσωπικότητα στις πόλεις. Χρησιμοποιήστε εύχρηστα εργαλεία όπως Εντοπίστηκε από ντόπιους , Θα βρείτε , Εκτός πλέγματος , και Τέλος χρόνου να διασκεδάσω.

2. Επιλέξτε Μία Πόλη

Κριτήρια απόφασης:



  • Εφόσον έχετε ήδη κάνει έναν τόνο έρευνας, απλά πρέπει να επιλέξετε περίπου 5 ερευνητικούς παράγοντες που είναι πιο σημαντικοί για την εκδήλωσή σας. Παρόλο που κάθε γεγονός μπορεί να είναι διαφορετικό, ορισμένοι παγκοσμίως σημαντικοί παράγοντες περιλαμβάνουν:
    • Η προσωπικότητα της πόλης (ταιριάζει με την κουλτούρα της εταιρείας σας;)
    • Διαθέσιμοι χώροι (Βρήκατε πολλά υποσχόμενες επιλογές στην πόλη; Ακόμη και η καλύτερη πόλη δεν μπορεί να αντισταθμίσει έναν χώρο υπο-ισοτιμίας.)
    • Διαθέσιμη μεταφορά
    • Απόσταση ταξιδιού
    • Κόστος πτήσης

ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ:

  • Ερευνήστε μερικούς βασικούς ενδιαφερόμενους για να πάρετε τις σκέψεις τους. Οι συνεργάτες σας μπορεί να έχουν ιδέες που ποτέ δεν σκεφτήκατε. Για παράδειγμα, κάποιος μπορεί να σας πει ότι η πόλη είναι μια πόλη κολλεγίων όπου είναι αδύνατο να βρείτε ένα διαθέσιμο μπαρ ή εστιατόριο οποιαδήποτε νύχτα της εβδομάδας.

3. Ερευνητικοί χώροι στην πόλη σας

εύρεση-τόπος-για-εταιρική-εκδήλωση

Παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη :

  • Διατάξεις και μεγέθη των δωματίων (Οι χώροι κρατούν άνετα όλους τους αναμενόμενους συμμετέχοντες;)
  • Ξενοδοχεία σε κοντινή απόσταση - αν ο χώρος δεν είναι ξενοδοχείο
  • Εμφάνιση και αίσθηση (Περιηγηθείτε στις φωτογραφίες του χώρου. Χρησιμοποιήστε τους επίσημους ιστότοπούς τους, αλλά και αναζητήστε στις Εικόνες Google για να εξασφαλίσετε μια πραγματική αναπαράσταση.)
  • Εστιατόρια και καφετέριες σε κοντινή απόσταση
  • Σχόλια πελατών (Ελέγξτε το Yelp εάν δεν δημοσιεύεται τίποτα στον επίσημο ιστότοπο.)
  • Στάθμευση
  • Υπηρεσίες που προσφέρονται εσωτερικά, όπως τροφοδοσία, οπτικοακουστικό, σερβιτόρα, υπηρεσίες καθαρισμού κ.λπ.
  • Πολιτικές εξωτερικών πωλητών (Αυτό είναι σημαντικό εάν ο χώρος προσφέρει λίγες υπηρεσίες εντός του ξενοδοχείου.)
  • ΑΣΦΑΛΙΣΗ
  • Προσιτότητα

ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ:

  • Ελέγξτε αν οι χώροι έχουν χαρτοφυλάκια εκδηλώσεων. Τι είδους εκδηλώσεις παρουσιάζουν; Είναι καλύτερο να επιλέξετε έναν χώρο με εμπειρία στο είδος της εκδήλωσης που σχεδιάζετε. το προσωπικό θα γνωρίζει την άσκηση, θα προβλέψει τις ανάγκες σας και θα σας βοηθήσει να αντιμετωπίσετε προβλήματα όταν τα πράγματα πάνε στραβά.
  • Οι χώροι κάνουν γάμους; Εάν ναι, τα ποσοστά τους μπορεί να είναι υψηλότερα.
  • Μπορείτε να φανταστείτε την εκδήλωση που οραματίζεστε να λαμβάνει χώρα στο χώρο;

4. Επιλέξτε τους κορυφαίους 3-4 χώρους σας

Κριτήρια απόφασης:

  • Επιλέξτε περίπου 5 ερευνητικούς παράγοντες που είναι πιο σημαντικοί για την εκδήλωσή σας. Παρόλο που κάθε γεγονός μπορεί να είναι διαφορετικό, ορισμένοι παγκοσμίως σημαντικοί παράγοντες περιλαμβάνουν:
    • Κοιτάξτε και νιώστε - την προσωπικότητα του χώρου
    • Διατάξεις και μεγέθη των διαθέσιμων δωματίων
    • Υπηρεσίες που προσφέρονται εσωτερικά
    • Πολιτικές εξωτερικών προμηθευτών
    • Ξενοδοχεία σε κοντινή απόσταση

ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ:

  • Χρήση Χάρτες Google να κάνετε θέα στο δρόμο γύρω από τις επιλογές του χώρου σας για να έχετε μια αίσθηση όχι μόνο για τους χώρους σας, αλλά και για τις γύρω περιοχές.

5. Επικοινωνήστε με τους Χώρους Υποβολής Προτάσεων

ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ:

  • Διατηρήστε ένα υπολογιστικό φύλλο με το ποιος επικοινωνήσατε, πότε επικοινωνήσατε και πώς επικοινωνήσατε. Για παράδειγμα, συμπληρώσατε μια ηλεκτρονική φόρμα, στείλατε ένα email ή κάνατε ένα τηλεφώνημα; Αυτό το υπολογιστικό φύλλο θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε το δικό σας ξεπερνώ οργανωμένη ροή και τα στοιχεία σας ευθεία και θα είναι εξαιρετικά χρήσιμο εάν πρέπει να επικοινωνήσετε με οποιονδήποτε.

6. Συγκρίνετε τις προτάσεις με τον προϋπολογισμό

ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ:

  • Καθώς εξετάζετε τις προτάσεις του χώρου, προσέξτε για το κόστος που ενδέχεται να μπορείτε να μειώσετε. Για παράδειγμα, ένας χώρος μπορεί να περιλαμβάνει χρεώσεις για τις υπηρεσίες τροφοδοσίας τους, αλλά εάν οι πολιτικές τους επιτρέπουν εξωτερικούς προμηθευτές, ενδέχεται να μπορείτε να εξοικονομήσετε χρήματα εκεί.
  • Διαπραγματεύομαι! Εάν ένας χώρος που αγαπάτε στέλνει μια πρόταση εκτός του προϋπολογισμού σας, δεν χρειάζεται να τις επισημάνετε εκτός λίστας. Απλώς καλέστε την επαφή σας και εξηγήστε την κατάστασή σας. Να είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε τις διαπραγματεύσεις εάν ο χώρος δεν έχει το προβάδισμα. μελετήστε τα στοιχεία γραμμής της πρότασης και επιλέξτε το κόστος που υποψιάζεστε ότι θα μπορούσε να μειωθεί.

7. Προγραμματίστε επισκέψεις σε ιστότοπους

ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ:

  • Ζητήστε ραντεβού όταν τα συμβάντα βρίσκονται σε εξέλιξη. Αυτό θα σας δώσει την καλύτερη προεπισκόπηση του τρόπου εμφάνισης της εκδήλωσής σας.
  • Εάν έχετε το χρόνο, προσπαθήστε να κλείσετε επισκέψεις σε διαφορετικές ημέρες ή τουλάχιστον αφήστε αρκετές ώρες μεταξύ των επισκέψεων. Δεν θέλετε να περάσετε σε έναν καλό χώρο μόνο επειδή ήσασταν κουρασμένοι ή πεινασμένοι κατά τη διάρκεια της επίσκεψης!

8. Επίσκεψη και αξιολόγηση χώρων

Τι να ψάξω:

  • Πώς νιώθεις όταν μπαίνεις στο χώρο; Οι πρώτες εντυπώσεις έχουν σημασία, τελεία. Ακόμη και ο πιο σχολαστικός σχεδιασμός δεν μπορεί να αντισταθμίσει έναν χώρο που δεν έχει τη σωστή προσωπικότητα.
  • Θυμάστε πώς προσπαθήσατε να κλείσετε επισκέψεις όταν τα συμβάντα ήταν σε εξέλιξη; Τώρα είναι η ευκαιρία σας να μπείτε και να δείτε πώς πάνε τα πράγματα. Βεβαιωθείτε ότι αυτό είναι εντάξει με το προσωπικό του χώρου πριν από την έρευνά σας και να είστε όσο το δυνατόν πιο διακριτικοί στο τρέχον συμβάν.
  • Ελέγξτε το προσωπικό. Είναι χαμογελαστός και ευγενικός; (Ακόμη και μερικές αγενείς συναντήσεις με το προσωπικό θα μπορούσαν να αντανακλούν άσχημα την εκδήλωσή σας.)
  • Είναι ο χώρος καθαρός και καλά συντηρημένος; Φροντίστε να ελέγξετε τις τουαλέτες, όπου μπορούν να κρύβονται τα πιο επιθετικά βρωμιά.

Τι να κάνετε 18-12 μήνες πριν από την εκδήλωσή σας:

1. Υπογράψτε συμβόλαιο με τον επιλεγμένο χώρο σας

venue-contract-for-corporate-event

ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ:

  • Αφιερώστε αρκετές ημέρες για να αναθεωρήσετε τη σύμβαση με μια χτένα με ωραία δόντια.
  • Κάντε ερωτήσεις και καταγράψτε τις απαντήσεις που λαμβάνετε. Είναι σημαντικό να κατανοήσετε όλες τις πτυχές της σύμβασης και να θυμάστε όλες τις βασικές λεπτομέρειες.
  • Φτιάξτε πολλά δικά σας αντίγραφα.
  • Επαληθεύστε ότι οι τιμές περιλαμβάνουν όλους τους φόρους και τα τέλη. Εάν οι τιμές δεν περιλαμβάνουν αυτά τα πρόσθετα, αποφύγετε εκπλήξεις ζητώντας από τον υπεύθυνο του χώρου σας να τις προσθέσει ή να στείλει μια εκτίμηση.
  • Διαβάστε την πολιτική ακύρωσης για να βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε τι διακυβεύεται εάν πρέπει να ακυρώσετε για οποιονδήποτε λόγο. Επιστρέφεται η κατάθεση (ή μέρος αυτής);
  • Βεβαιωθείτε ότι αναφέρονται τα ακριβή δωμάτια / χώροι που θέλετε. Δεν θέλετε μόνο χώρο. θέλετε τον χώρο που περιηγηθήκατε και αγαπήσατε.
  • Ελέγξτε τα χρονικά πλαίσια που έχουν διατεθεί για το συμβάν. Τι θα συμβεί αν περάσετε το χρόνο σας;
  • Βεβαιωθείτε ότι είστε προστατευμένοι εάν ο χώρος δεν μπορεί να παραδοθεί σε οποιοδήποτε μέρος της σύμβασης. Για παράδειγμα, εάν ένας τυφώνας προκαλεί διαρροή στην οροφή στο δωμάτιο που θέλετε και πρέπει να μετακινηθείτε, μπορείτε να πάρετε μερικά από τα χρήματά σας πίσω;
  • Διαπραγματεύομαι! Όπως οι προτάσεις, οι συμβάσεις είναι διαπραγματεύσιμες. Είναι απολύτως αποδεκτό να ζητάτε αλλαγές σε οποιεσδήποτε γραμμές δεν σας ενοχλούν.

2. Εκτελέστε τη ροή συσκέψεων και δημιουργήστε τη λίστα εκκρεμών εργασιών για συγκεκριμένες εκδηλώσεις

ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ:

  • Εκτελέστε τη ροή του συμβάντος σας λεπτό προς λεπτό. Γράψτε το, φτιάξτε ένα storyboard, αναγκάστε τους συναδέλφους σας να το πράξουν — κάντε οτιδήποτε σας βοηθά να απεικονίσετε την εκδήλωσή σας και τυλίξτε το κεφάλι σας γύρω από κάθε αντικείμενο που πρέπει να κάνετε, μεγάλο και μικρό. Για παράδειγμα, εάν πάντα οραματιζόσασταν μια προβολή διαφανειών που έπαιζε πίσω από τον διευθύνοντα σύμβουλό σας καθώς έκανε την ομιλία καλωσορίσεώς της, τότε πρέπει να κάνετε την εν λόγω προβολή διαφανειών και να ασφαλίσετε όλο τον εξοπλισμό που απαιτείται για την προβολή του.

3. Επιλογές έρευνας ψυχαγωγίας

Παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη:

  • Καθολική συμπαθητικότητα (Όλοι στο γραφείο σας, από τους ασκούμενους έως τους βετεράνους, θα μπορούν να εκτιμήσουν την επιλογή;)
  • Δημιουργικότητα (Το έχετε δει σε άλλες εκδηλώσεις που έχετε παρακολουθήσει; Προσπαθήστε να παραδώσετε κάτι αξέχαστο για να ξεχωρίσετε την εκδήλωσή σας. Η σωστή ιδέα θα αφήσει όλους να μιλήσουν για αυτό πολύ καιρό μετά εταιρική εκδήλωση ΤΕΛΕΙΩΣΕ.)
  • Κόστος (Ακόμη και πριν ζητήσετε προσφορές, θα πρέπει να μπορείτε να καθορίσετε μια πρόχειρη εκτίμηση του κόστους ψυχαγωγίας. Μην πάρετε την καρδιά σας σε μια μπάντα swing 15 κομματιών εάν έχετε τον προϋπολογισμό για έναν σόλο βιολιστή.)

ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ:

  • Αναζητήστε παραπομπές. Ρωτήστε τους συνεργάτες σας σε άλλες εταιρείες για συστάσεις. Τι είδους ψυχαγωγία χρησιμοποίησαν για πρόσφατες εκδηλώσεις; Πώς ελήφθη;
  • Βγείτε από το πλέγμα. Μην περιορίζετε την αναζήτησή σας σε διαδικτυακούς αθροιστές. Προσεγγίστε τοπικά σχολεία, μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς και επιχειρήσεις. Ίσως μια τοπική καφετέρια να είναι πρόθυμη να μεταφέρει την εβδομαδιαία ποίησή τους στην εκδήλωσή σας. Ή ίσως μια τοπική χορωδία πανεπιστημίου αποδίδει δωρεάν.

Τι πρέπει να κάνετε 12-9 μήνες πριν από την εκδήλωσή σας:

1. Αποστολή προσκλήσεων ημερολογίου σε βασικούς ενδιαφερόμενους και παρουσιαστές

προγραμματισμός-εταιρική εκδήλωση

ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ:

  • Μια πρόσκληση ημερολογίου είναι υπέροχη, αλλά θα πρέπει επίσης να ακολουθήσετε ένα email ή μια τηλεφωνική κλήση για να επαληθεύσετε ότι όλοι που παίζουν βασικό ρόλο στην εκδήλωσή σας έχουν όλες τις λεπτομέρειες που χρειάζονται.

2. Προσεγγίστε τις επιλογές ψυχαγωγίας

ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ:

  • Ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο που δημιουργήσατε κατά την επικοινωνία με προμηθευτές. Δημιουργήστε μια νέα καρτέλα για 'Ψυχαγωγία' και ... ξέρετε το τρυπάνι.

3. Δραστηριότητες οικοδόμησης ερευνητικής ομάδας

Παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη:

  • Μέγεθος εταιρείας (Εάν η εταιρεία σας είναι γιγαντιαία, μην επιλέξετε μια δραστηριότητα που απαιτεί πολύ εξοπλισμό ή προμήθειες.)
  • Groan factor (Μην επιλέξετε μόνο μια δραστηριότητα επειδή ακούγεται εύκολο να εκτελεστεί. Βεβαιωθείτε ότι πραγματικά θα τους αρέσει.)
  • Στόχοι δραστηριότητας (Ο στόχος μιας δραστηριότητας δημιουργίας ομάδων δεν είναι απλώς να διασκεδάσετε · η δραστηριότητα πρέπει επίσης να συμβάλει στην οικοδόμηση της ομάδας, τουλάχιστον με ποιοτικό τρόπο.)
  • Επίπεδο φυσικής κατάστασης (Επιλέξτε μόνο δραστηριότητες με πολλή κίνηση εάν όλοι στην εταιρεία σας θα ήταν δροσεροί.)
  • Πολυπλοκότητα (Απομακρυνθείτε από δραστηριότητες που περιλαμβάνουν πολλά βήματα που θα μπορούσαν να είναι δύσκολο να εξηγηθούν.)

ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ:

  • Ποιος θα διευκολύνει τη δραστηριότητα κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης; Προσεγγίστε μερικούς από τους εξερχόμενους, ενεργητικούς συνεργάτες σας για να δείτε αν θα ήθελαν να γίνουν οι «Κύριοι Τελετές Ομαδικής Δημιουργίας».

4. Σχεδιάστε μια διάταξη συνάντησης για να καθορίσετε τις ανάγκες ενοικίασης και εξοπλισμού

Συνάντηση-για-εταιρική-εκδήλωση-οριστικοποίηση

Παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη:

  • Επανεξετάστε τη ροή συμβάντων που δημιουργήσατε νωρίτερα. Μετά από κάθε στοιχείο, σταματήστε και αναρωτηθείτε: 'Τι εξοπλισμό χρειαζόμαστε για να το κάνουμε αυτό;'
  • Σημειώστε ένα σκίτσο του χώρου συνάντησής σας με αυτό ακριβώς που χρειάζεστε και πού και πότε το χρειάζεστε.

ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ:

  • Ζητήστε από τον χώρο σας να παράσχει κάτοψη με δυνατότητα λήψης για τον χώρο σας.
  • Μοιραστείτε τις ανάγκες εξοπλισμού σας με τον χώρο σας και μάθετε ποια είδη έχουν. Μπορείτε επίσης να ζητήσετε την εμπειρία τους στη δημιουργία της λίστας εξοπλισμού. Έχετε ξεχάσει κάτι σημαντικό;

5. Συνεργαστείτε με μια οπτικοακουστική εταιρεία για τον προσδιορισμό των αναγκών A / V

ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ:

πώς να μειώσετε το άγχος στο χώρο εργασίας
  • Θα επωφεληθείτε περισσότερο από τη συνεργασία με μια εταιρεία A / V που γνωρίζει το χώρο σας, οπότε ζητήστε από τον χώρο σας μια λίστα με τους προτεινόμενους προμηθευτές A / V και εξοικονομήστε πολύ χρόνο έρευνας.

Τι να κάνετε 6 μήνες πριν από την εκδήλωσή σας:

save-the-ημερομηνία-για-εταιρική-εκδήλωση

1. Αποστολή Save-The-Dates

ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ:

  • Η αποστολή των ημερομηνιών αποθήκευσης 6 μήνες νωρίτερα θα ενισχύσει την προσδοκία σε όλο το γραφείο.
  • Φροντίστε να προσθέσετε το σημείωμα σε όλα πίνακες ανακοινώσεων γραφείου , αυτός είναι ένας σίγουρος τρόπος να υπενθυμίσουμε σε όλους στο γραφείο να προσθέσουν την ημερομηνία στο ημερολόγιό τους.

2. Επιλέξτε Δραστηριότητες οικοδόμησης ομάδας και υπογράψτε συμφωνίες, εάν ισχύουν

Κριτήρια απόφασης:

  • Κόστος (Με τον χώρο σας κλειδωμένο, το κόστος μπορεί να σας βοηθήσει να αποφασίσετε ποια δραστηριότητα οικοδόμησης ομάδας θα ακολουθήσετε.)
  • Ψήφοι συνεργάτη (Κάντε την απόφασή σας ευκολότερη, παίρνοντας 20 ή περισσότερους συναδέλφους να ψηφίσουν για τις αγαπημένες τους δραστηριότητες δημιουργίας ομάδων.)

3. Τοποθεσίες έρευνας δείπνου

εύρεση-εστιατόρια-για-εταιρικές εκδηλώσεις

Παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη:

  • Ειδικές δίαιτες (Ερευνήστε κατάλληλα εστιατόρια εάν η εταιρεία σας είναι 70% vegan.)
  • Κρατήσεις (Μην διατρέχετε κίνδυνο απογοήτευσης επιλέγοντας εστιατόρια που δεν δέχονται κρατήσεις.)
  • Χώροι για μεγάλες ομάδες (Το εστιατόριο κάνει κράτηση για ιδιωτικά δωμάτια ή δέχεται κρατήσεις για πολύ μεγάλα πάρτι;)
  • Επιλογές μενού
  • Απόσταση από τον τόπο εκδήλωσης

ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ:

  • Οι τοπικές προτάσεις είναι χρυσές. Εάν δεν γνωρίζετε κανέναν στην πόλη της εκδήλωσής σας, επικοινωνήστε με το προσωπικό του χώρου σας για να λάβετε τις απόψεις του.
  • Εξασφαλίστε μια αυθεντική τοπική εμπειρία φαγητού ελέγχοντας προσεκτικά τον ιστότοπο του εστιατορίου για να βεβαιωθείτε ότι δεν είναι αλυσίδα.

4. Ερευνητικά βραβεία και λήψη δειγμάτων

Τι να κάνετε 5 μήνες πριν από την εκδήλωσή σας:

1. Επιλέξτε Ενεργοποίηση συζύγου ή παιδικών δραστηριοτήτων

Κριτήρια απόφασης:

  • Ο αριθμός των παιδιών και των συζύγων.
  • Ηλικίες παιδιών και συζύγων.

ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ:

  • Ρωτήστε τους συνεργάτες που φέρνουν τα παιδιά και τους συζύγους τους για κάποιες δραστηριότητες που απολαμβάνουν οι οικογένειές τους.

2. Επιλέξτε διάταξη ετικέτας ονόματος

ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ:

  • Η αναγνωσιμότητα είναι το πιο σημαντικό μέρος μιας ετικέτας ονόματος. Βεβαιωθείτε ότι τα σχέδια και τα χρώματα δεν αποκρύπτουν τα ονόματα των συμμετεχόντων.

3. Παραγγείλετε κάρτες-κλειδιά

Τι πρέπει να κάνετε 4 μήνες πριν από την εκδήλωσή σας:

1. Στείλτε έναν σύνδεσμο εγγραφής

ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ:

μικρές ιδέες δώρων για υπαλλήλους
  • Χρησιμοποιήστε το Google Analytics για να προσθέσετε μια ετικέτα παρακολούθησης backend στον σύνδεσμό σας, ώστε να μπορείτε να δείτε πόσα άτομα κάνουν κλικ, ειδικά πόσα άτομα κάνουν κλικ και δεν ολοκληρώνουν τις εγγραφές τους. Αυτό μπορεί να υποδηλώνει ότι υπάρχει κάτι ελαττωματικό ή μπερδεμένο στη σελίδα εγγραφής σας.

Τι να κάνετε 3 μήνες πριν από την εκδήλωσή σας:

1. Επισκεφθείτε την τοποθεσία για μια τελική περιήγηση

2. Στείλτε την τελευταία πρόσκληση για εκκρεμείς εγγραφές

3. Συλλέξτε πληροφορίες μεγέθους για δώρα

4. Βρείτε εταιρεία για μεταφορά από και προς το αεροδρόμιο

Κριτήρια απόφασης:

  • Χωρητικότητα (Πόσες βόλτες μπορούν να φιλοξενήσουν;)
  • Ευελιξία (Οδηγούν μόνο κατά τις εργάσιμες ώρες ή μπορούν να κάνουν ταξίδια εκτός ωρών;)

5. Στείλτε ετικέτες ονόματος στον εκτυπωτή

6. Οριστικοποίηση κεφαλαίων για δείπνο (ες)

7. Οριστικοποιήστε τα μενού για όλα τα γεύματα

Κριτήρια απόφασης:

  • Κόστος
  • Διαφορετικές επιλογές
  • Κατάλληλο για ειδικές δίαιτες
  • Κατάλληλο για αλλεργίες
  • Νόστιμο (Επιμείνετε να δοκιμάσετε όλες τις επιλογές.)

8. Λάβετε Λίστα Νικητών και Παραγγείλετε Τελικά Βραβεία

9. Σχέδιο ημερήσιας διάταξης

Τι πρέπει να συμπεριλάβετε:

  • Πληροφορίες και διεύθυνση του τόπου
  • Ημερομηνίες, ώρες και τοποθεσίες όλων των εκδηλώσεων και διαλειμμάτων
  • Ημερομηνίες, ώρες και τοποθεσίες όλων των γευμάτων
  • Ονόματα και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ομιλητών και παρουσιαστών
  • Μπορείτε να επικοινωνήσετε με τα στοιχεία — για τη λήψη ερωτήσεων ή προβληματισμών
  • Σημαντικές σημειώσεις (Εάν οι συμμετέχοντες πρέπει να φέρουν οτιδήποτε ή να ντύσουν με έναν συγκεκριμένο τρόπο, φροντίστε να το σημειώσετε στην ημερήσια διάταξη.)

10. Σχέδιο επιστολής καλωσορίσματος

Τι πρέπει να συμπεριλάβετε:

  • Γιατί η εταιρεία σας έχει την εκδήλωση
  • Τι ελπίζετε να πετύχετε μέσω της εκδήλωσης
  • Πώς συνδέεται το συμβάν με το δικό σας εταιρική αποστολή
  • Ημερομηνίες για το επόμενο συμβάν, εάν ισχύει

Τι να κάνετε 2 μήνες πριν από την εκδήλωσή σας:

1. Επιλέξτε δώρα υπαλλήλων και να παραγγείλετε.

υπάλληλοι-δώρα-για-εταιρικές-εκδηλώσεις

Τι πρέπει να κάνετε 1 μήνα πριν από την εκδήλωσή σας:

1. Νοικιάστε ένα όχημα για να μετακινήσετε αντικείμενα από και προς την τοποθεσία της εκδήλωσης

2. Αποστολή λίστας δωματίων στο ξενοδοχείο

3. Οριστικοποιήστε την ατζέντα και στείλτε στον εκτυπωτή

Λίστα ελέγχου ατζέντας:

  • Πληροφορίες και διεύθυνση του τόπου
  • Ημερομηνίες, ώρες και τοποθεσίες όλων των εκδηλώσεων και διαλειμμάτων
  • Ημερομηνίες, ώρες και τοποθεσίες όλων των γευμάτων
  • Ονόματα και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ομιλητών και παρουσιαστών
  • Τα στοιχεία επικοινωνίας σας
  • Σημαντικές σημειώσεις

4. Οριστικοποιήστε την επιστολή καλωσορίσματος και την αποστολή στον εκτυπωτή

Λίστα ελέγχου επιστολής καλωσορίσματος:

  • Είναι σαφές γιατί η εταιρεία σας φιλοξενεί την εκδήλωση;
  • Είναι σαφείς οι στόχοι της εκδήλωσης;
  • Καταλαβαίνετε πώς συμβάλλει η εκδήλωση στην αποστολή της εταιρείας σας;
  • Έχετε συμπεριλάβει ημερομηνίες για μελλοντικές εκδηλώσεις;

Τι να κάνετε τον μήνα της εκδήλωσής σας:

1. Μετακινήστε τα βασικά στοιχεία σε ένα δωμάτιο και πραγματοποιήστε απογραφή

2. Ελέγξτε εάν τα γενέθλια των εργαζομένων αλληλεπικαλύπτονται με το συμβάν

3. Διοργανώστε μια ομαδική συνάντηση

Τι να κάνω:

  • Πηγαίνετε στην ημερήσια διάταξη της εκδήλωσης και κάντε ερωτήσεις.
  • Ζητήστε εθελοντές για τους διαφορετικούς ρόλους που πρέπει να συμπληρώσετε. (Προετοιμάστε μια λίστα καθηκόντων, συμπεριλαμβανομένων των προσδοκιών χρόνου και τοποθεσίας, εκ των προτέρων, ώστε οι ρόλοι να είναι σαφείς και οι εθελοντές καταλαβαίνουν για τι κάνουν εγγραφή.)

Τι πρέπει να κάνετε 1 εβδομάδα πριν από την εκδήλωσή σας:

τελική συνάντηση-πριν-εταιρική-εκδήλωση

1. Διοργανώστε μια ομαδική συνάντηση

Τι να κάνω:

  • Εξετάστε λεπτομερώς τις αναθέσεις εργασίας και δώστε στους εθελοντές την ευκαιρία να κάνουν ερωτήσεις.

2. Αποκτήστε απομακρυσμένη πρόσβαση για φορητό υπολογιστή

Τι να κάνετε την ημέρα που φεύγετε για την εκδήλωσή σας:

  • Αλλάξτε χρονοδιακόπτες ξεκλειδώματος πόρτας.
  • Ενημερώστε το μήνυμα αυτόματης απάντησης φωνητικού ταχυδρομείου και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
  • Ενημέρωση ιστότοπων που διαχειρίζεστε.
  • Καθαρίστε το ψυγείο γραφείου.

Τι να κάνετε την εβδομάδα της εκδήλωσής σας:

ημέρα της εταιρικής εκδήλωσης

1. Διοργανώστε μια ομαδική συνάντηση

Τι να κάνω:

  • Λάβετε τυχόν τελικές ερωτήσεις.
  • Περπατήστε τη ροή συμβάντων για τελευταία φορά.
  • Ενθουσιαστείτε!

2. Διοργανώστε μια πρόβα πριν από το συνέδριο με το προσωπικό του ξενοδοχείου, τους υπαλλήλους και τους παρουσιαστές που είναι διαθέσιμοι

Τι να κάνω:

  • Βεβαιωθείτε ότι όλοι είναι ξεκάθαροι σχετικά με το χρόνο των παρουσιάσεων, των γευμάτων κ.λπ.
  • Βεβαιωθείτε ότι όλοι γνωρίζουν πού πρέπει να είναι και πότε.
  • Ελέγξτε για πληροφορίες σχετικά με την αμηχανία ή τη ροή.

Κάντε λήψη αυτής της λίστας ελέγχου εταιρικών εκδηλώσεων>

Πόροι του Office Πώς να:

36 ιδέες διακόσμησης γραφείου για να εμπνεύσουν την καλύτερη δουλειά της ομάδας σας

25 επικές ιδέες για πάρτι γραφείου που θα κάνουν όλους να κουβαλούν για εβδομάδες

19 Ιδέες οργάνωσης του Kickass Office για μέγιστη παραγωγικότητα

25 Ιδέες Πίνακας δημιουργικών δελτίων γραφείου που πραγματικά διαβάζονται

101 Διασκεδαστικά Παιχνίδια και Δραστηριότητες στο Office που κάνουν την εργασία φοβερή

15 Δημιουργικές ιδέες διάταξης γραφείου που κάνουν τους ανθρώπους πολύ ενθουσιασμένους

7 Διασκεδαστικές ιδέες γενεθλίων γραφείου που είναι τόσο εύκολο όσο η πίτα

Ημερολόγιο εκδηλώσεων στο χώρο εργασίας: Εκδηλώσεις γραφείου για κάθε μέρος του έτους

Δώσαμε στα γραφεία δωρεάν κατοικίδια στο Office - Δείτε πώς έκανε το γραφείο μας καλύτερο

Το μόνο εγχειρίδιο προτύπων διαδικασιών γραφείου που θα χρειαστείτε ποτέ

Προγραμματίζετε μια μετακίνηση γραφείου; Εδώ πρέπει να γνωρίζετε

Πώς να φέρετε μια αυθεντική ατμόσφαιρα εκκίνησης σε οποιοδήποτε γραφείο

Ο οριστικός οδηγός για τον τρόπο οργάνωσης ενός συστήματος αρχειοθέτησης του Office

18 ιδέες για πάρτι διακοπών που είναι μεγάλη διασκέδαση για μικρές εταιρείες

Πώς να κάνετε την επόμενη εκδρομή της εταιρείας σας αξέχαστη

Ο Σύγχρονος Οδηγός για (Υπεύθυνα) Ποτό στην Εργασία

7 δημιουργικοί τρόποι για να κάνετε αξέχαστες νέες ανακοινώσεις υπαλλήλων

21 Ξεκαρδιστικά γραφεία φάρσες που (ελπίζουμε) δεν θα σας απολύσουν

17 Οι εταιρείες Swag Ideas Οι εργαζόμενοι πραγματικά θέλουν

Το φύλλο εξαπάτησης A-Z για την επιλογή της καλύτερης υπηρεσίας τηλεδιάσκεψης

Πλήρης οδηγός για ένα επιτυχημένο εταιρικό ενημερωτικό δελτίο [με πρότυπα]

Πώς να ρίξετε μια εταιρική υποχώρηση για την οποία όλοι θα αρέσουν