Το μόνο εγχειρίδιο προτύπων διαδικασιών γραφείου που θα χρειαστείτε ποτέ

Εγχειρίδιο διαδικασιών γραφείου

Εάν έχετε διαδικασίες γραφείου που πρέπει να τεκμηριώσετε, τότε πιθανότατα θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε ένα εγχειρίδιο διαδικασιών γραφείου. Τα πρότυπα κάνουν τη ζωή σας ευκολότερη, δίνοντάς σας μια σταθερή αφετηρία και βοηθώντας να διασφαλίσετε ότι δεν θα αφήσετε σημαντικές πληροφορίες.



Γιατί θα πρέπει πρώτα να τεκμηριώσετε τις διαδικασίες γραφείου; Με άλλα λόγια, γιατί πρέπει να δημιουργήσετε ένα εγχειρίδιο διαδικασιών γραφείου;

Επαγγελματική συμβουλή: Εάν είστε απομακρυσμένος υπάλληλος ή είστε μέλος μιας ομάδας με απομακρυσμένους εργαζόμενους που αναζητάτε έναν αποτελεσματικό τρόπο για να παραμείνετε συνδεδεμένοι, προτείνουμε να κάνετε check out Nextiva . Τέλεια σχεδιασμένο για το σύγχρονο κατανεμημένο εργατικό δυναμικό, η τεχνολογία Voice over Internet Protocol (VoIP) του Nextiva επιτρέπει στους υπαλλήλους σας να πραγματοποιούν σαφείς κλήσεις από οποιαδήποτε τοποθεσία χρησιμοποιώντας υπολογιστή ή τηλέφωνο.

Εξαιρετική ερώτηση. Η κοινή λογική υποδηλώνει ότι τα εγχειρίδια διαδικασίας είναι μια καλή ιδέα γενικά, αλλά υπάρχουν επίσης αρκετά συγκεκριμένα οφέλη από τη δημιουργία ενός εγχειριδίου διαδικασιών γραφείου:



  • Εάν πηγαίνετε για διακοπές, τότε οποιοσδήποτε μπορεί να χρησιμοποιήσει το εγχειρίδιο για να ολοκληρώσει τις κρίσιμες εργασίες σας. Το εγχειρίδιο βοηθά τους stand-stand σας να κάνουν ό, τι πρέπει να γίνει και σας φέρνει επίσης ηρεμία γιατί θα γνωρίζετε ότι η εργασία σας καλύπτεται και ότι καλύπτεται επίσης σωστά. τελικά γράψατε το εγχειρίδιο!
  • Εάν πρέπει να επιβιβαστείτε σε έναν νέο υπάλληλο, τότε μπορείτε να παράσχετε στη νέα πρόσληψη αντίγραφα του εγχειριδίου. Θα μπορείτε να εξηγείτε εύκολα όλες τις διαδικασίες και τις διαδικασίες καθώς ακολουθεί ο νέος υπάλληλος, καθώς όλα θα περιγραφούν με σαφήνεια στο εγχειρίδιο.
  • Εάν πρέπει να εξηγήσετε τα καθήκοντά σας και τις διαδικασίες σας στη διαχείριση, τότε θα έχετε έναν καλά τεκμηριωμένο λογαριασμό όλων των βασικών διαδικασιών και εργασιών σας απευθείας στα καλά σας.
  • Εάν εγκαταλείψετε ποτέ την τρέχουσα εργασία σας, τότε δεν θα χρειαστεί να προσπαθήσετε να καταγράψετε όλες τις διαδικασίες σας πριν φύγετε. Θα ωφελήσει επίσης την αντικατάστασή σας, και την εταιρεία στο σύνολό της, να έχετε ένα εγχειρίδιο αναφοράς που δεν ήταν βιαστικό.

SN_SwagBox_banner

Τα παρακάτω πρότυπα και συμβουλές βοηθούν τους Διευθυντές του Office και τους Εκτελεστικούς Βοηθούς να τεκμηριώνουν και να μοιράζονται τις δοκιμασμένες και αληθινές διαδικασίες εργασίας τους.

(PS - Συμμετοχή σε μία από τις ιδιωτικές μας Ομάδες FB αποκλειστικά για Εκτελεστικοί βοηθοί ή Διευθυντές γραφείου . Είναι μια κοινότηταγια να συνδεθείτε, να συνεργαστείτε και να μοιραστείτε συμβουλές για το πώς να ξεπεράσετε το ευρύ φάσμα των προκλήσεων που αντιμετωπίζετε στο ρόλο σας.)



Εγχειρίδιο διαδικασιών γραφείου Βέλτιστες πρακτικές

Εδώ είναι όλα όσα χρειάζεστε για να δημιουργήσετε ένα αποτελεσματικό εγχειρίδιο διαδικασιών γραφείου.

Εγχειρίδιο διαδικασιών γραφείου Βέλτιστες πρακτικές

  1. μικρό ξεκινήστε το εγχειρίδιό σας με ένα περίγραμμα. Σύμφωνα με την Patricia Robb , συγγραφέας του Γέλιο σε όλη τη διαδρομή: Ένα ιστολόγιο επιβίωσης για τον σημερινό βοηθό διαχείρισης , 'Θα πρέπει να κανονίσετε τα καθήκοντά σας σε λογική μορφή σε έναν πίνακα περιεχομένων για να καταγράψετε πώς θέλετε να τοποθετήσετε κάθε στοιχείο. Μόλις ολοκληρώσετε τον πίνακα περιεχομένων, μπορείτε να επιστρέψετε και να συμπληρώσετε τις λεπτομέρειες. '
  2. Χρησιμοποιήστε την περιγραφή της εργασίας σας και οποιαδήποτε τεκμηρίωση από πρόσφατες κριτικές για να βγάλετε τις βασικές σας ευθύνες. Το εγχειρίδιό σας πρέπει να καλύπτει, βήμα προς βήμα, τον τρόπο εκτέλεσης καθεμιάς από αυτές τις βασικές ευθύνες.
  3. Διαχωρίστε τις πολιτικές που πρέπει να τεκμηριώσετε από τις διαδικασίες που πρέπει να τεκμηριώσετε. Σύμφωνα με Γέφυρα συμμόρφωσης , 'Μια πολιτική καθορίζει ένα σύνολο κανόνων όπως η συμπεριφορά στο χώρο εργασίας, ενώ μια διαδικασία καθορίζει τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να ενταχθείτε σε έναν νέο υπάλληλο.' Όταν θέλετε κάποιος να γνωρίζει γιατί κάνετε κάτι, δημιουργήστε και καταγράψτε μια πολιτική. Όταν θέλετε κάποιος να ξέρει πώς να κάνει κάτι, δημιουργήστε και καταγράψτε μια διαδικασία.
  4. Γράψτε το εγχειρίδιο σε σαφή και περιεκτική γλώσσα. Ένα εγχειρίδιο κρυπτικής διαδικασίας είναι σχεδόν άχρηστο. Ακολουθεί μια νέα παροιμία γραφείου για εσάς: Ένα εγχειρίδιο διαδικασίας που κανείς δεν μπορεί να καταλάβει δεν θα κάνει κανένα καλό.
  5. Συμπεριλάβετε επικεφαλίδες και κουκκίδες. Εκτός από τη σύνταξη των διαδικασιών σε ξεκάθαρη γλώσσα, καλέστε σημαντικά θέματα και μαθήματα χρησιμοποιώντας έντονες επικεφαλίδες, κουκκίδες, πίνακες και άλλα οπτικά στοιχεία που χωρίζουν τμήματα κειμένου. Αυτό βοηθά τον καθένα να παραλείψει το εγχειρίδιο και να μεταβεί στις σχετικές ενότητες.
  6. Συμπεριλάβετε στοιχεία επικοινωνίας για το άτομο που κατέχει τη διαδικασία , πιθανότατα εσύ. Αυτό βοηθά όποιον χρησιμοποιεί το εγχειρίδιο να γνωρίζει με ποιον να επικοινωνήσει εάν έχει απορίες.
  7. Επικυρώστε το εγχειρίδιο. Αφήστε κάποιον που δεν έχει ιδέα τι κάνετε να διαβάσει το εγχειρίδιο. Αφού ο συνεργάτης σας διαβάσει το εγχειρίδιο, ζητήστε του να σας καθοδηγήσει σε ένα play-by-play του τι θα έκανε σε οποιαδήποτε δεδομένη μέρα. Αν ψευδίζει, τότε είναι πιθανό σφάλμα στη χειροκίνητη γραφή ή δομή.
  8. Κάντε το εγχειρίδιο ως PDF με δυνατότητα αναζήτησης. Αυτό επιτρέπει στους ανθρώπους να κάνουν αναζήτηση με πολύ περισσότερη πολυπλοκότητα από ό, τι μπορούν να επιτύχουν χρησιμοποιώντας μόνο τα μάτια τους για να ξεφύγουν από τις σφαίρες και τις επικεφαλίδες σας, ανεξάρτητα από το πόσο καλά οργανωμένοι είναι.
  9. Συμπεριλάβετε την ημερομηνία δημιουργίας του εγχειριδίου καθώς και την ημερομηνία που ενημερώθηκε τελευταία. Αυτό θα βοηθήσει τους χρήστες να επαληθεύσουν ότι λαμβάνουν τρέχουσες πληροφορίες.
  10. Παρέχετε ευελιξία και επιλογές για κάθε διαδικασία. Σύμφωνα με ένας οδηγός γραφής πολιτικής Όταν είναι εφικτό, οι διαδικασίες πρέπει να προσφέρουν τις επιλογές του χρήστη. Οι διαδικασίες που είναι άσκοπα περιοριστικές ενδέχεται να περιορίσουν τη χρησιμότητά τους. ' Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα άτομα που χρησιμοποιούν το εγχειρίδιο θα απλώς «συμπληρώνουν» και μπορεί να μην είναι αφοσιωμένοι στην τήρηση των κανόνων σε ένα Τ. Εάν συναντήσουν κάτι που πραγματικά δεν αισθάνονται να κάνουν, τότε μπορεί απλά να μην κάνουν το.
  11. Αποφύγει συμπεριλαμβανομένων πληροφοριών που θα μπορούσε να γίνει ξεπερασμένο σύντομα. Για παράδειγμα, εάν μια διαδικασία περιλαμβάνει συνεργασία με κάποιον στην εταιρεία, τότε θα μπορούσατε απλά να χρησιμοποιήσετε τον τίτλο της θέσης αντί για το όνομα του ατόμου. Όταν οι άνθρωποι εγκαταλείπουν την εταιρεία, το εγχειρίδιο θα παραμείνει χρήσιμο.
  12. Συμπεριλάβετε το πλαίσιο όταν είναι απαραίτητο. Καθορίστε τυχόν όρους που μπορεί να μοιάζουν με ορολογία ειδικά για τη θέση σας ή αποσαφηνίστε τυχόν διαδικασίες που ενδέχεται να απαιτούν κατανόηση κάποιου πλαισίου. Για παράδειγμα, μπορείτε να αναφέρετε την ετήσια έκθεση της εταιρείας ως 'Η Ετήσια'. Φροντίστε να το αναφέρετε ως «ετήσια έκθεση εταιρείας» εάν το αναφέρετε σε οποιεσδήποτε διαδικασίες. Εάν κάποιος εξετάζει μια διαδικασία, μπορεί να υποτιμήσει τη σημασία του «ετήσιου» και να λάβει συντομεύσεις εάν δεν ξέρει ακριβώς τι είναι.
  13. Δημιουργήστε ένα πρόγραμμα ενημέρωσης και ένα ημερολόγιο. Ένα εγχειρίδιο διαδικασιών γραφείου δεν είναι ένα στατικό έγγραφο και θα χρειάζεται αναζωογόνηση κάθε τόσο συχνά. Θα πρέπει να το φροντίσετε για να το διατηρήσετε σε λειτουργία.
  14. Συμπεριλάβετε οργανωτικά διαγράμματα τμημάτων και θέσεις στην εταιρεία σας για να βεβαιωθείτε ότι οι χειροκίνητοι αναγνώστες μπορούν να συνδέσουν τις τελείες.
  15. Οργανώστε διαδικασίες και εργασίες ανάλογα με τη συχνότητα. Καταστήστε σαφές εάν μια διαδικασία είναι μια εφάπαξ ή επαναλαμβανόμενη καθημερινή, εβδομαδιαία, μηνιαία ή ετήσια εργασία.
  16. Συμπεριλάβετε τον χρόνο που θα χρειαστεί κάθε διαδικασία. Αυτό θα διαχειριστεί τις προσδοκίες των χρηστών και θα τους βοηθήσει να κατανείμουν αποτελεσματικά το χρόνο τους.
  17. Patricia Robb συνιστά επίσης να συμπεριλάβετε λίστες ελέγχου για να βοηθήσετε τους μη αυτόματους χρήστες να βεβαιωθούν ότι καλύπτουν όλες τις κρίσιμες διαδικασίες.

Εγχειρίδιο προτύπων διαδικασιών γραφείου

Εργασία σε χειροκίνητο πρότυπο διαδικασιών γραφείου

Χρησιμοποιήστε αυτό το πρότυπο όσες φορές χρειάζεται για να καλύψετε όλα τα βασικά καθήκοντά σας.

Συμπεριλάβετε τις παρακάτω πληροφορίες για να περιγράψετε τις διαδικασίες για μία εργασία στο εγχειρίδιο διαδικασίας σας.

  • Το έργο:
  • Απαιτούμενος χρόνος:
  • Τμήματα που εμπλέκονται:
  • Θέσεις που εμπλέκονται:
  • Γιατί το κάνουμε:
  • Όταν το κάνουμε:
    • Καθημερινά:
    • Εβδομαδιαίος:
    • Μηνιαίο:
    • Ετησίως:
  • Πώς το κάνουμε:
    • Βήμα 1:
    • Βήμα 2:
    • Βήμα 3:
    • Βήμα 4:
    • Βήμα 5:
  • Παραδοτέο κλειδί / σήμα ολοκλήρωσης:

Εγχειρίδιο παραδειγμάτων διαδικασιών γραφείου

Εγχειρίδιο προτύπων διαδικασιών γραφείου

Το εγχειρίδιο διαδικασιών γραφείου σας πιθανότατα θα αποτελείται από μια σειρά εργασιών, ορισμένες σχετικές και άλλες εντελώς ξεχωριστές. Προφανώς, ομαδοποιήστε τις εργασίες μαζί. Συμπεριλάβετε γραμμές ή διαγράμματα ροής για να υποδείξετε τη σύνδεση μεταξύ των εργασιών.

Παράδειγμα 1:

  • Το έργο: Παίρνω απογραφή του γραφείο σνακ γραφείο
  • Απαιτούμενος χρόνος: Περίπου 15 λεπτά
  • Τμήματα που εμπλέκονται: ΟΧΙ; όλοι απολαμβάνουν τα σνακ, αλλά ο Διευθυντής του Office είναι ο μόνος υπεύθυνος για την παραγγελία σνακ και την απογραφή
  • Θέσεις που εμπλέκονται: ΟΧΙ; αυτή είναι μια σόλο συναυλία
  • Γιατί το κάνουμε: Για να είμαστε σίγουροι οι ποσότητες σνακ αντικατοπτρίζουν τις πραγματικές προτιμήσεις και την κατανάλωση σε όλο το γραφείο.
  • Όταν το κάνουμε:
    • Καθημερινά: Δύο φορές, το πρώτο πράγμα το πρωί και το τελευταίο το βράδυ.
  • Πώς το κάνουμε:
    • Βήμα 1: Μετρήστε τα σνακ.
    • Βήμα 2: Καταγράψτε τις συνολικές ποσότητες.
    • Βήμα 3: Καταγράψτε τις ποσότητες κάθε συγκεκριμένου σνακ.
    • Βήμα 4: Κατά τη διάρκεια της επίσκεψής σας στο τέλος της ημέρας, ανανεώστε τα σνακ ανάλογα.
    • Βήμα 5: Κάντε παραγγελίες όπως απαιτείται.
  • Παραδοτέο κλειδί / σήμα ολοκλήρωσης: Ένας εφοδιασμένος σταθμός σνακ.

SN_SwagBox_banner

Ταξίδια κράτησης

Παράδειγμα 2:

  • Το έργο: Δημιουργήστε ένα δρομολόγιο για τη συνεδρίαση της εκτελεστικής επιτροπής ηγεσίας
  • Απαιτούμενος χρόνος: 30 λεπτά
  • Τμήματα που εμπλέκονται: ΟΧΙ; Οι ηγέτες από κάθε τμήμα συμμετέχουν στην επιτροπή, αλλά η δημιουργία δρομολογίων περιλαμβάνει μόνο τη διοικητική ομάδα.
  • Θέσεις που εμπλέκονται: Οι εκτελεστικοί βοηθοί για κάθε μεγάλο προϊστάμενο τμήματος θα πρέπει να προσθέσουν στοιχεία δρομολογίου και επίσης να ελέγξουν και να αποσυνδεθούν στο τελικό δρομολόγιο.
  • Γιατί το κάνουμε: Ένα δρομολόγιο είναι το επίκεντρο της επιτυχίας κάθε συνεδρίασης της εκτελεστικής επιτροπής ηγεσίας. Οι ηγέτες λαμβάνουν σοβαρά υπόψη το δρομολόγιο και το χρησιμοποιούν για να σχεδιάσουν σημεία ομιλίας, παρουσιάσεις και πολλά άλλα.
  • Όταν το κάνουμε:
    • Καθημερινά: Ενώ η συνάντηση πραγματοποιείται μόνο μία φορά την εβδομάδα, η διαδικασία προγραμματισμού δρομολογίων διαρκεί αρκετές ημέρες και ξεκινά πολύ πριν από την ημέρα πριν από τη συνάντηση. Κάνετε μερικά στοιχεία κάθε μέρα για να διατηρήσετε τη διαδικασία δημιουργίας δρομολογίων όσο το δυνατόν γρηγορότερα και πιο εύκολα.
  • Πώς το κάνουμε:
    • Βήμα 1: Στείλτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άλλους βοηθούς του τμήματος για να λάβετε τους πόντους δρομολογίου.
    • Βήμα 2: Δημιουργήστε ένα πρώτο πρόχειρο του δρομολογίου χρησιμοποιώντας στοιχεία από άλλους EA.
    • Βήμα 3: Στείλτε πρόχειρο δρομολόγιο σε άλλους EA για έλεγχο και έγκριση.
    • Βήμα 4: Ενσωματώστε τα σχόλια και ολοκληρώστε το τελικό πρόγραμμα.
    • Βήμα 5: Στείλτε το δρομολόγιο σε όλους τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη.
  • Παραδοτέο κλειδί / σήμα ολοκλήρωσης: Το δρομολόγιο κυκλοφορεί σε όλους τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη τουλάχιστον μία ημέρα πριν από τη συνάντηση (την Τρίτη).

Επαγγελματικό ταξίδι

Παράδειγμα 3:

  • Το έργο: Δημιουργήστε το πρόγραμμα επαγγελματικών ταξιδιών ενός στελέχους.
  • Απαιτούμενος χρόνος: 1-2 ώρες
  • Τμήματα που εμπλέκονται: ΟΧΙ
  • Θέσεις που εμπλέκονται: ΟΧΙ
  • Γιατί το κάνουμε: Τα δρομολόγια είναι καθοριστικής σημασίας για την επιτυχία των επιχειρηματικών ταξιδιωτικών σχεδίων ενός στελέχους.
  • Όταν το κάνουμε:
    • Οπως απαιτείται: Θα γνωρίζετε ότι είναι απαραίτητο να δημιουργήσετε ένα δρομολόγιο ταξιδιού όταν το στέλεχος έχει ένα ταξίδι.
  • Πώς το κάνουμε:
  • Παραδοτέο κλειδί / σήμα ολοκλήρωσης: Το eΤο xuted έχει ένα δρομολόγιο ταξιδιού τουλάχιστον μία εβδομάδα πριν από την ημερομηνία αναχώρησης.

Έχετε δημιουργήσει ποτέ εγχειρίδιο διαδικασιών γραφείου; Ποιες συμβουλές, κόλπα και βέλτιστες πρακτικές σας κράτησαν σε καλό δρόμο; Μοιραστείτε τις εμπειρίες σας στα παρακάτω σχόλια.

(PS - Συμμετοχή σε μία από τις ιδιωτικές μας Ομάδες FB αποκλειστικά για Εκτελεστικοί βοηθοί ή Διευθυντές γραφείου . Είναι μια κοινότηταγια να συνδεθείτε, να συνεργαστείτε και να μοιραστείτε συμβουλές για το πώς να ξεπεράσετε το ευρύ φάσμα των προκλήσεων που αντιμετωπίζετε στο ρόλο σας.)

Πόροι του Office Πώς να:

36 ιδέες διακόσμησης γραφείου για να εμπνεύσουν την καλύτερη δουλειά της ομάδας σας

25 επικές ιδέες για πάρτι γραφείου που θα κάνουν όλους να κουβαλούν για εβδομάδες

19 Ιδέες οργάνωσης του Kickass Office για μέγιστη παραγωγικότητα

25 Ιδέες Πίνακας δημιουργικών δελτίων γραφείου που πραγματικά διαβάζονται

101 Διασκεδαστικά Παιχνίδια και Δραστηριότητες στο Office που κάνουν την εργασία φοβερή

15 Δημιουργικές ιδέες διάταξης γραφείου που κάνουν τους ανθρώπους πολύ ενθουσιασμένους

7 Διασκεδαστικές ιδέες γενεθλίων γραφείου που είναι τόσο εύκολο όσο η πίτα

Ημερολόγιο εκδηλώσεων στο χώρο εργασίας: Εκδηλώσεις γραφείου για κάθε μέρος του έτους

Δώσαμε στα γραφεία δωρεάν κατοικίδια στο Office - Δείτε πώς έκανε το γραφείο μας καλύτερο

Προγραμματίζετε μια μετακίνηση γραφείου; Εδώ πρέπει να γνωρίζετε

Πώς να φέρετε μια αυθεντική ατμόσφαιρα εκκίνησης σε οποιοδήποτε γραφείο

Ο οριστικός οδηγός για τον τρόπο οργάνωσης ενός συστήματος αρχειοθέτησης του Office

18 ιδέες για πάρτι διακοπών που είναι μεγάλη διασκέδαση για μικρές εταιρείες

Πώς να κάνετε την επόμενη εκδρομή της εταιρείας σας αξέχαστη

Η μόνη λίστα ελέγχου προγραμματισμού εταιρικών εκδηλώσεων που θα χρειαστείτε ποτέ

Ο Σύγχρονος Οδηγός για (Υπεύθυνα) Ποτό στην Εργασία

7 δημιουργικοί τρόποι για να κάνετε αξέχαστες νέες ανακοινώσεις υπαλλήλων

21 Ξεκαρδιστικά γραφεία φάρσες που (ελπίζουμε) δεν θα σας απολύσουν

17 Οι εταιρείες Swag Ideas Οι εργαζόμενοι πραγματικά θέλουν

Το φύλλο εξαπάτησης A-Z για την επιλογή της καλύτερης υπηρεσίας τηλεδιάσκεψης

Πλήρης οδηγός για ένα επιτυχημένο εταιρικό ενημερωτικό δελτίο [με πρότυπα]

Πώς να ρίξετε μια εταιρική υποχώρηση για την οποία όλοι θα αρέσουν